秘书与信息工作推荐

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1、L o g o办公室工作实务办公室工作实务会说 会写 会做事 会做人L o g o办公室信息工作学习目标 知识点1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。2、掌握信息收集的要求和方法。3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。 能力点1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获 取所需要的信息。 素质点1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。2、培养并逐步具备良好的信息意识。会说 会写 会做事 会做人L o g o会说 会写 会做事 会做人秘书与信息工作L o g o情景案例 （信息视频导入）信息产业己经成为日本第一大产业，日本1984年开始实施

2、“综合业务 数字网”（ISDN)建设计划。1991年日本加大在电子和通信业方而的投入， 1995年出台了“推进发达的信息社会的基本方针”等指导方针。1996年， 实现电子和通信业产值超过建筑业。在进入21世纪的第一年，日本政府提 出了响亮的口号“IT立国”。2001年通过了“IT基本法”和“e一Japan” 战略发展计划，并开始实施。决心在5年内，建成世界最高水平的信息通信 网。日本著名学者小山森归纳了信息化社会4个标志:家庭信息化、企业信 息化、政府信息化、公共领域信息化和信息产业化。截止到2000年底，日 本90%的企业建了自己的局域网，40%的企业建了企业内部互联网 (Intranet)

3、,73%的企业平均5人1台电脑或更多的人拥有1台电脑。近几年， 利用CRM等构成或建立信息系统的企业在增加，企业利用互联网开展商务活 动也在逐步增加，企业数已达到41.6%。日本企业的市场电子交易率(电子 交易与总交易额的比率)达到3. 8%(关国为4. 9%),日本电子商务有两大特 色，移动上网发展迅猛，占总上网人数的1/4，为1000万人左右。5万家便 利店建成为网络商店，它们是推动电子商务，解决资金流与物资流的主要 实践者。日本企业非常注重信息的收集与研究，大企业在世界各地都有自己的 外派机构用于信息收集，如三井物产株式会社建立了覆盖全球的信息网， 每天获取信息5万件以上，可以说信息产业

4、已成为日本经济复苏的引擎。 会说 会写 会做事 会做人L o g o项目任务作为新世纪的秘书,你对信息有什么认识? 你将在自己所在的公司如何开展信息工作？ 会说 会写 会做事 会做人L o g o任务分析在信息化社会里，信息与能源、材料一起并列为社会发展的三大支柱。信息是 决策的基础，又是控制决策实施的依据，秘书通过广泛、周密、经常地收集情况和 信息，能起领导的耳目作用，是保证决策科学化的必要条件，有利于单位组织提高 核心竞争力，因此秘书要充分认识到信息处理能力的重要性。秘书要在自己所在单 位开展信息工作，首先要熟悉信息工作流程，并从以下几个方面着手开展工作：1)要广泛、周密、经常地收集情况和

5、资料(信息)，起领导的耳目作用。除了通过下 级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调 查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。 (2)要协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起到领导的参谋作用。 在制定政策的过程中，秘书机构要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导 班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。 (3)要协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起到领 导的喉舌作用和信息反馈作用。决策作出后，要协助领导召开会议，及时发出文件 。决策传达之后 ，要组织检查，督促下属单位执行决策，并把执行情况反映给领导 。 (

6、4)协助领导与各方面取得工作联系，起到信息桥梁作用。秘书机构必须与各个部 门取得联系，把各部门团结在领导班子的周围，使各方面工作都协调一致地运转。 会说 会写 会做事 会做人L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人信息，已被认为是人类社会的第三大资 源！（物质、能源、信息，被称为现代 社会的三大经济支柱人类三大资源）信息这个词，是在上个世纪20年代 通信成为科学研究的对象时，才作为 一个重要的科学概念出现的。而到上 世纪80年代以来，信息这一概念才 在我国被广泛运用什么是信息，最初不少人将一般消息 、音信、指令、情报等，都统称为“信 息”，随着社会的进步和科学技术的发 展，人们对信息

7、意义的理解，已远远 超出了消息之类层面的意义 秘书学研究的领域，对信息的研究也有 了新的认定。但专家学者各持己说，不 能达成一致，由此可见，对于什么是信 息，迄今尚无定论什 么 是 信 息L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人王千弓老教授朱传忠、叶明（青年学者）徐瑞新、李欣（秘书专家）所谓信息，是指客观世界中客观事物及其联系的 变化的最新反映的表征，对于接受者来说是一种 有用的知识信息是事物存在的方式或运动状态以及这种 存在方式或运动状态的直接或间接的表达所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的 最新反应的表征 三家观点异中有同。为 了秘书开 展信息工作的便利，我们可从秘 书工作的角

8、度，把以上观点中相 似之处归纳为以下几个要点，作 为鉴别是不是信息的理论依据 L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人1、信息反映的是外部客观世界；2、信息反映的是外部客观世界的变化；3、这种变化是最新的；4、这种最新的变化对我们应当是有用的。如：冬天一般很冷（不是信息，是常识）今年冬天十分寒冷（是信息，变化、最新、有用）中国男足战胜了越南队（是消息，未必是信息）中国男足战胜了韩国队（是信息，恐韩怪圈终于被打破，有用）鉴别之依据举例L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人信 息 的 特 征传递性信 源信 宿信道秘书选择什么样的信道接收或发布信息 很重要!因为它决定了信息的另

9、一特征!L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人信 息 的 特 征时效性1.信息作为客观事物一种反映,总是先有 事实,后有信息的,即信息有滞后性,因 此,信息一旦生成,就须赶快传递,尽量 减少信息滞留时间; 2. 信息的价值作用随着时间的变化而改 变,时间长了就会失去时效,价值作用 也不大.上世纪八十年代某届全国人代会第一次向外国媒 体开放,外国通讯社如塔新社、法新社等抢新闻 的速度精确到几分几钞,令国内记者瞠目结舌.L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人信 息 的 特 征共享性1.物质、能源越使用越少,具有消耗性; 2. 信息不因使用而减少,具有非消耗性, 因此,信息可

10、以被人们反复使用,反复 共享.职教新干线大学城的信息资源是开放的,共享的.秘书要不断地占有信息,共享信息资源.为什么要利用共享信息呢因为有用!这就需要秘书在共享中学会开发信息!L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人信 息 的 特 征开发性1.从信息价值来看,利用信息可以开发出 新的材料、新的能源、新的经济增长 点等利益; 2. 从信息所载内容来看，反映事物本质 和非本质的信息常常交织在一起，加 之它们难免受到历史和人的认识局限 ，因而需要开发。开发性是信息一个重要特征，秘书应认识到这一点，信息作为一种资源，由于它取之不尽，用之 不竭，因此可以不断探索和开掘！L o g o信息概述

11、会说 会写 会做事 会做人信 息 的 特 征存储性1.将有价值的信息保管好，这就是存储; 2. 信息存储的最终目的还是为了利用。 因此，信息的存储性也是其重要的特 征。现代科技的发展，使这个特性变 得越来越便捷和突出！秘书要做好信息的管理工作，就要了解信息存储的载体、信息存储的步骤，特别要掌握好信息存 储的技术！L o g o信息概述 会说 会写 会做事 会做人信 息 的 特 征客观性1.信息客观存在于自然界和人类社会的 一切领域，是事物变化和状态的客观 反映，客观真实性是信息的生命所在; 2. 任何信息都要如实反映客观的事实， 凡不符合事实的信息，只能被称为讹 传或伪信息，不具有任何使用价值

12、。这就需要秘书学会鉴别和判断，对于所收集的信 息，要有“火眼金睛”！L o g o信息概述信息概述根据不同的标准和角度，有多种分类的方法 信息分类一览表2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说 会写 会做事 会做人划分依据 分 类 表 现 形 态信息内容 (零次文献或零次情报)文字形态信息报纸、期刊、图书、专著 、百科全书和专门词 典，法律法规汇编；企业名录、电话号码薄等声像形态信息 录音带、录像带、幻灯片、新闻影片、科教影 片、唱片、电子文本、照片等记忆形态信息 即存在于人们脑海中还没以文字或声像表达的信息产生加工的程度 一次信息图书、期刊、论文、研究报告等 二次信息文摘、汇编、题

13、录、目录、索引等 三次信息调研报告、进度报告、百科全书、年鉴、字典 等 信息范围 宏观信息政策法规信息、财政金融信息、计划统计信息 、预算决算信息、决策规划信息等 微观信息企业背景、概况、资讯、生产、经营、管理信 息 信息的分类L o g o秘书与信息工作会说 会写 会做事 会做人信息在秘书工作中很重要!信息是秘书工作的基础信息是领导决策的基础信息工作是增进秘书才能的最佳途径比如办会的目的之一交流信息,办文是为了表达和传递信息,调研是为了 取得和研究原始信息,办事中的接待也无不与信息有关.秘书帮助领导收集、整理、研究、提供原始信息和反馈信息，起着支持和辅 助领导正确决策和重要作用。反馈有两种：

14、正反馈和负反馈。信息工作涉及面广，需要广泛知识，也需要多种能力才能做好，如阅读能力 、理解能力、分析能力、综合能力、写作能力、电脑能力等，是培养和增进 秘书多方面才能的最佳途径。案例： 一条信息挽救一 个企业！L o g o秘书与信息工作会说 会写 会做事 会做人秘书一定要有信息意识！秘书的信息意识是指秘 书人员对秘书工作信息的 感觉、知觉、情感、意志 等心理品质。具体表现为 对信息是否具有特殊的、 敏锐的感受力和持久的注 意力，也就是指秘书人员 对信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识， 首先表现为能够敏锐地感受到 社会信息的变化对企业带来的 有利和不利影响。秘书人员具 有强烈的信息意识，就

15、会积极 主动地挖掘、搜集、利用有利 于领导决策和秘书工作开展的 各种信息，这就需要秘书具备 一定的信息能力。L o g o秘书与信息工作会说 会写 会做事 会做人秘书一定要培养五个方面的信息能力！信息的获取能力 信息选择的能力 信息预测的能力 信息处理能力 信息的运用能力L o g o秘书与信息工作秘书与信息工作秘书还应具备基本的信息知识！2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说 会写 会做事 会做人1、有关信息的专业知识2、计算机和信息网络技术常识L o g o秘书与信息工作秘书信息工作的基本要求！秘书信息工作的基本要求！2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说 会写 会做事 会做人准确及时全面适用L o g o小技法小技法办公室应存放什么资料？办公室应存放的资料有： 一、公司公用资料，包括 政府法律、公司各种规章制度，各种规定标准，业务手册 ，旅馆餐厅的介绍说明及交通图表，社会名人录，公司职 员名录等。二、秘书个人资料，包括上司指示的记录，报 告、业务资料，个人收集的杂志、剪报等信息资源。 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说 会写 会做事 会做人L o g o秘书与信息工作秘书信息工作的原则秘书信息工作的原则1、追踪性原则2、时效性原则3、价值性原则 4、层次性原则 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题会说 会写