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1、1财务管理与控制流程财务管理与控制流程根据公司整体管理的需要，以及适应新的财务管理模式，现对直营店的财务管理与控制流程规定如下，各直营店要严格执行。一、备用金的管理一、备用金的管理1、管理目的：确保备用金的使用符合公司规定，确保账实、管理目的：确保备用金的使用符合公司规定，确保账实相符，确保保管安全；相符，确保保管安全；2、管理流程：、管理流程：1）备用金是公司或区域财务存放在成员店现场用于紧急备用或权限内使用的资金，主要包括现场财务备用金、收银点备用金、采购备用金等；2）备用金的使用范围：收银点备用金适用于换零或者当班营业款不足以抵补当班应退客人押金时；采购备用金适用于酒店采购权限内的食品采
2、购、零星采购等，采购物品验收后应填写备用金使用申请单，通过现场财务审核（审核采购申请单、收货记录、发票等原始单据是否齐全、有效） 、店长签字后从财务备用金中补齐；采购频率不多时，可以不设采购备用金，先从现场财务处预先借款采购（需店长签字） ，待采购后及时报账冲抵；财务备用金适用于零币换存及成员店授权内的日常费用报销（一般指金额不超过 2000 元的招待费、交通差旅费、促销宣传费、佣金、员工活动费、零星采购、食品采购等） 、授权范围内的款项支付及紧急用款等；备用金必须专款专用，严禁挪作他用和私人借用；3）备用金由公司或区域财务根据各成员店实际情况确定具体金额，保管人领取时需由店长、保管人共同签字
3、，如保管人2更换（离职、换岗等）则要在归还相应金额的备用金后方可办理相关手续，店长离任交接时需确保备用金齐全且保管人能够正常保管的；4）财务备用金由现场财务保管，根据公司下发的财务审批制度和流程，酒店在授权内需要动用时，由相关经手人申请，现场财务审核（审核相关原始单据是否齐全、有效等） ，店长签批后现场财务付款；5）现场财务应每日核对备用金，做到账实相符，并妥善保管已动用备用金的原始单据；6）备用金余额不足时，由现场财务凭有效备用金使用单据到公司或区域财务总出纳处，补齐备用金（为安全起见，可以开具相同金额的现金支票） 。3、托管店一般不适用。、托管店一般不适用。二、营业款的收取与缴款二、营业款
4、的收取与缴款1、管理目的：确保营业款帐实相符、安全，并及时缴存银、管理目的：确保营业款帐实相符、安全，并及时缴存银行；行；2、管理流程：、管理流程：1）前台应配备投币式保险柜，并放置在监控能够覆盖的区域，其中钥匙一把由前台负责人保管，备用钥匙由店长保管，密码由现场财务掌握；2）收银员在当班结束时，打印当班缴款报表，并放入缴款袋内；应将当班应缴现金整理有序放入缴款袋，并在钱袋封面分币种注明相应金额；将当班发生的信用卡消费和预授权确认单据整理整齐放入钱袋，并在钱袋封面注明相应金额；信用卡预授权应与账单一起装订上缴现场财务，不得丢弃；如当班收有支票，也应投入缴款袋，并在封面中注明金额；收银员应在缴款
5、袋封面填写当班日期和区间，并签字确认；33）前台应设置缴款袋投入和取出登记本，当班收银员将缴款袋封印完毕后，与接班人员一起将钱袋投入保险柜，且双方都要在登记本签字，注明投入的时间；在没有接班人员而需投币时，由前台负责人、值班经理等共同投币，并签字确认；4）现场财务和行政人事负责人一起到前台，在前台负责人将钥匙插入保险柜后，现场财务使用密码开启保险柜，并取出前一天或前几天（节假日时）的所有缴款袋，当天的钱袋暂不取出；现场财务、行政人事负责人、前台负责人在登记本上注明取出钱袋的数量和哪位收银员哪班的缴款袋，并签字确认；钱袋取出后，现场财务要把保险柜密码锁打乱；5）现场财务和行政人事负责人一起将取出
6、的钱袋一起带回财务办公室，并在双方在场的清苦下，分袋开启钱袋，清查现金是否足额上缴，是否存在假币，信用卡单据、支票等单据是否齐全，金额是否与应缴款报表一致；如出现现金缺少或溢余、假币、单据不全等情况，应第一时间通知前台负责人，并要求其查明原因，原则上应在当天下班前将结果反馈给现场财务；现场财务和行政人事负责人共同在当班收银员缴款报表中签字确认；6）当日营业款收取完毕后，现场财务应及时缴存银行，营业款必须全额缴存银行，不得坐支，但可以将零币换成整钱；如营业款账实存在差异，也要先把收取的营业款及时缴存银行，待查明原因后及时补足；如酒店距离开户银行较远或应缴现金大于 1 万元的，应有酒店行政人事负责
7、人一起到银行缴款；7）现场财务应将当班收银员缴款报告、现金缴存单、信用卡消费和预授权确认单据以及支票入账单据等按照“财务单据传递流程”规定上缴公司或区域财务。 3 3、对于正常营业外的收入款项、对于正常营业外的收入款项，比如员工罚款、员工赔偿、4物品处理费、供应商赞助等款项经手人要及时将款项上缴现场财务，现场财务开具收据；现场财务应及时将该款项上缴区域或公司财务总出纳处。4 4、如发现截留营业或非营业款项者，将严肃处理，情节严、如发现截留营业或非营业款项者，将严肃处理，情节严重的，移交司法机关处理。重的，移交司法机关处理。5 5、成员店店长需安排行政人事负责人给予无条件配合，当、成员店店长需安
8、排行政人事负责人给予无条件配合，当营业款足额缴存银行时，成员店的该笔收入才算真正完成；营业款足额缴存银行时，成员店的该笔收入才算真正完成；6 6、托管店可由两名财务人员负责取钱袋、开钱袋、银行缴、托管店可由两名财务人员负责取钱袋、开钱袋、银行缴款等。款等。三、营业收入的审核（日审）三、营业收入的审核（日审）1、管理目的：确保酒店各种收入项目的真实性、准确性、管理目的：确保酒店各种收入项目的真实性、准确性、全面性和合理性；全面性和合理性；2、管理流程：、管理流程：1）前台收银员在客人退房时，应将客人账单、客人入住登记表、预授权单据、相关杂项凭证、发票存根联等一起用订书机装订好，并应将当日退房的所
9、有客人账单整理好，并用皮筋捆绑好；2）现场财务每日早上到前台拿取客人账单；3）现场财务通过后台打印一张当日退房明细表，对照该表，逐一审核客人账单，账单有缺失，应及时通知前台负责人查找；4）对客人账单的审核，应重点关注：房价是否正常；折扣是否符合酒店的相关规定，是否有相关人员的签字，如需补签，则应找相关人员核实并补签；关注延迟退房的是否收取半日、全日房费；审查钟点房、日租房的登记和离店时间，是否足额收费；审查团队房是否符合团队通知单的相关通知，比如房价、退房时间、房间数量等；审查会员房、协议房是否属实；对上5述不符合要求的要查找原因；5）审查特殊事项的真实性、准确性和合理性，如免费房、取消房、V
10、IP 房、挂账房、高额挂账房、未结账离店房、跑单房、提前入住房和延迟退房等特殊情况的处理是否符合酒店的政策要求；抵用券、优惠券是否符合酒店的要求，是否在有效期内等；对不符合要求的要查找原因；6）检查收入项目的对应性和结账方式的正确性，确保收入项目和结账项目的匹配对应，检查结账方式，如现金、信用卡、挂账、抵冲券等正确性；7）审查账单、收据、发票、杂项凭证等单据是否连号使用等，核对已结账账单有客人签名，是否存在押金收据未收回已结账现象，如有未收回的押金收据要有客人出示身份证，登记身份证号码，其签名与登记表是否一致；8）审查挂账账单是否有有效签单人签字，担保人签字等，并按照“应收款项管理流程”进行相
11、应处理；9）审查信用卡单据是否齐全、足额，并按照“信用卡管理流程”进行相应处理；10）如收到支票，则应审查是否在有限期、抬头是否相符、金额是否清晰（不得有涂改现象）、印鉴章是否清晰等，并及时上缴公司或区域总出纳处及时入账；如不符合，应及时退回，并要求补换；11）如收到客人赔偿的物品款，则应按照“实物资产管理流程”处理；12）审查其他收入项目的收费情况是否符合酒店规定，比如电话费、商务中心费用、早餐费、赔偿费、小商品消费、代销物品款等；13）审查发票的开具是否准确，是否存在多开、空开发票6现象。四、应收款项管理四、应收款项管理1、管理目的：确保应收款项发生时符合规定，能够足额及、管理目的：确保应
12、收款项发生时符合规定，能够足额及时收回，杜绝坏账风险；时收回，杜绝坏账风险；2、管理流程：、管理流程：1）成员店原则上不得开展赊销业务，但对于信用好、实力强、长期合作的大客户，酒店可以根据实际情况给予一定限额的赊销，但要做好控制工作，防范坏账风险；所有赊销业务必须有酒店或公司内部人员的书面担保且需经店长签字确认，一般员工的累计担保限额不得高于其月工资的 8 折；对于可挂账单位，是自然人的要索要其身份证复印件，是单位的要索要营业执照、组织机构代码证、税务登记证及法人身份证复印件；对于可挂账单位要签署有挂账协议，约定好可以挂账限额、付款期限、担保人、有效签单人等；挂账单位的挂账协议、有效签单人签字
13、字样要在收银点、现场财务处留有一份复印件。2）收银点在客人挂账或不事先预付押金时，要通过挂账协议、有效签单人签字字样等核实客人身份，确保无误后且其已挂账金额未达到挂账限额时方可允许客人挂账消费，在离店前要积极跟踪有效签单人签单，并将该账单上缴现场财务；3）现场财务在收到或审查到挂账账单时，要审核其合理性、真实性、是否达到挂账限额等，在审查无误后，将客人签单联原件交核算会计入账，复印一份留存，以备对账、催款时使用；4）成员店所有应收款项的管理基本原则为：“谁经手、谁7担保、谁负责、谁催要、谁承担” ，因此，在到付款期前，经手人要积极催要，如需对账、现场收款、提供账户、开具发票等时，现场财务要给予
14、积极配合；5）款项到账后，现场财务要及时在收银系统销账处理；6）如到期后，仍多次催要未果时，要注意要求对方提供书面确认，以防范超过诉讼时效；7）如超过信用期限仍无法回收的，则从担保人员工资中直接扣除。3 3、内部担保人离职时要在全部结清所有担保款项后方可办内部担保人离职时要在全部结清所有担保款项后方可办理离职手续，店长在离任时要对其任期内的所有应收款项进行理离职手续，店长在离任时要对其任期内的所有应收款项进行清理，或确保有继续有效的内部担保人。清理，或确保有继续有效的内部担保人。五、客人刷卡管理五、客人刷卡管理1、管理目的：、管理目的：确保客人的刷卡符合规定，确保客人的消费金额能够顺利到账，杜
15、绝坏账风险；2、管理流程：、管理流程：1）前台收银员在客人入住时，可以刷相应金额的预授权作为押金，但须客人签字确认，在客人退房时要与客人账单一起上交现场财务；2）客人结账时，客人如需刷卡结账，可以刷相应金额的消费或预授权完成，但须客人签字确认，并将刷卡单据存放入现金交款袋；3）对于客人刷预授权而未进行预授权完成而离店的，要及时联系 POS 机提供单位，通过离线交易、银行托收等方式收回消费款（注意信用卡托收时需向银行提供信用卡卡号,消费金额,授权号，客人姓名,托收原因，单位财务章，所以需保管好预授权单据） ；4）对于客人刷卡不成功，而客人离店者，将本着“谁经手、8谁催要、谁赔偿”的原则进行处理；
16、5）现场财务在收到预授权完成或消费单据时，要进行逐笔核对（主要是金额是否相符、不能是预授权等） ，并在 EXCEL表上进行逐笔登记（登记卡号、发生日期、金额等，具体格式附后） ，发现与 PMS 系统报表显示的有差异的，要及时查找原因；6）现场财务通过网上银行或 POS 提供商提供的到账清单，逐一核对已经发生的每笔单据，如 5 天内未到账者，要与 POS供应商进行联系，并做好后续跟踪工作，时间超过 10 天者，要反馈给公司或区域总出纳，以杜绝坏账；7）对于多划的客人的款项而到酒店账户者，现场财务要做好登记工作，如客人前来催要，在前台负责人审核同意后，可以支付相同金额的款项给客人，具体流程为：前台负责人填写备用金使用单，注明原因；现场财务审核；店长签批；现场财务支付（如遇节假日或紧急情况，在前台负责人和现场财务核实后，可以先从前台备用金支付，再补办手续） 。六、消耗品管理六、消耗品管理1、管理目的：、管理目的：确保消耗品的流转流程符合相关规定，降低消耗成本，提升经济效益；2、管理流程：、管理流程：消耗品是指酒店由于经营管理需要而耗用的不保留原有状态的物品，具体包括一次性客用品、工程修理
