金算盘软件操作手册3

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1、34 第三章 常见操作 第三章第三章 常见操作常见操作 本章简要介绍软件的基本操作同时在金算盘软件系统中有一些功能是全局性并且经常用到的如筛选搜索栏目设置等在这里我们将有关功能的使用方法集中进行详细介绍 在阅读本章时可以打开系统自带的演示账套以便依照手册进行有关的操作 第一节 使用导航图第一节 使用导航图 一一 选择不同风格的导航图 选择不同风格的导航图 金算盘财务软件界面采用标准的 Windows 界面并充分尊重使用者个人嗜好允许不同的使用者选择不同的业务流程导航图 本系统目前已经预置了两种风格的导航图 用户可根据自己的需要选择 在以后的版本中我们预计会预置若干种风格的导航图 系统启动时默认

2、的导航图风格是活泼型即风格一如果您不喜欢这种风格可选择风格二即严肃型 选择导航图风格 单击窗口菜单将鼠标指向导航图并选择自己喜欢的风格即可 1风格一 风格一是一种活泼的风格采用了超文本技术在 WEB 页面上的图标文字和色彩都具有时代的动感 采用风格一时业务流程不能重组 以下是风格一的业务流程界面 2风格二 风格二是一种严肃的风格界面上的图标文字和色彩都庄重大方富有典雅的格调 采用风格二时可根据需要重组业务流程 以下是风格二的业务流程界面 36 第三章 常见操作 关闭导航图 如果要关闭导航图请单击业务流程窗口中的关闭按钮 注意本手册按风格二描述 二二 业务导航图的组成 业务导航图的组成 业务导航

3、图由模块编码栏程序项常见账表等四部分构成 程序项是可以独立运行的应用程序 用户单击程序项即可启动该应用程序 以完成某项作业多个相关的程序项构成一个应用程序模块因此也可以说模块是相关程序项的集合编码栏由多个命令按钮组成 命令按钮因不同的模块而不同 常见账表是用户选中模块中的最重要的常见的账册和报表 在导航图中启动应用程序 1 选择程序项所在的模块用鼠标单击模块名称 2 单击程序项名称或图标 在导航图中使用编码命令按钮 用鼠标单击编码栏上的命令按钮即可 在导航图中使用常见账表 单击要查看及打印的账表名称即可 三三 业务流程重组 业务流程重组 用户可用业务流程重组功能来重新组织业务流程和应用界面 以

4、保证系统具有更强的适应性该功能只适合于风格二类型的导航图 在工具菜单中选择业务重组菜单项出现业务配置对话框 在选择业务栏中选择模块并通过按钮调整模块顺序然后单击确定按钮即可未选中的模块将不在界面中显示 38 第三章 常见操作 第二节 命令组第二节 命令组 应用程序中有若干命令按钮和菜单 有时候它们成组出现在应用程序界面上 单击这些命令按钮或菜单可执行不同的操作为了便于阅读理解和查询我们将重要的常见的命令组集中讲解 在单据凭证卡片及下拉列表框中有大量的成组命令按钮或菜单出现掌握必要的操作技巧可以更加快捷地完成日常工作 单证中的命令组 在单据和发票中上一张下一张确定等是一组按钮单击上一张按钮可以查

5、看上一张单据单击 下一张 按钮 可以查看下一张单据如果已经是最后一张单据则可新增单据单击确定按钮则表示确认当前操作且退出当前操作 卡片中的成组按钮 本系统的初始设置多数都采用卡片式录入其好处在于输入界面清爽易于操作因此掌握卡片录入及卡片中的成组按钮操作对熟练操作本系统有较大的帮助 卡片式录入也有一个弊病 就是在同一界面上只能浏览一条记录 而表式录入则可以同时浏览多条记录 表式录入也有弊病就是项目太多时需要滚动且不能同时看到一条完整的记录 一一 常见的卡片 常见的卡片 科目设置财务预算币种汇率凭证类型往来单位部门职员统计项目商品劳务付款方式付款条件等均是常见的卡片其新增修改多采用卡片式录入 二二

6、 卡片中的成组按钮操作 卡片中的成组按钮操作 通常卡片中均有一组确定和新增按钮单击确定按钮表示确认当前操作且退出当前操作而单击新增按钮则表示确认当前操作并继续增加卡片 三三 下拉列表框中编辑命令 下拉列表框中编辑命令 本系统具有动态增加修改删除功能而这些功能散见于各种下拉列表框中 40 第三章 常见操作 下拉列表框中的增加修改及删除是一组命令菜单要执行某项操作单击菜单项即可 四四 向导中的成组按钮 向导中的成组按钮 在向导中有一些重要的成组按钮使用者应当掌握这些按钮的基本操作 单击按钮选择栏目或内容 单击按钮取消已选择的栏目或内容 单击按钮选择所有栏目或内容 单击按钮取消所有已选择的栏目或内容

7、 单击这一组按钮可调整栏目或内容的排列顺序 单击这一组按钮可进入前后页 第三节 向导第三节 向导 向导可以帮助用户快捷地完成某些复杂的操作本系统建账查询生成记账凭证结转损益期末调汇计提折旧账表设置都可以使用向导在电子表中还有函数向导现金流量表生成向导等等 实际上在第二章账套管理中我们已经接触到了建账向导这里我们以查询向导来讲解向导的基本操作 一般向导都由若干步骤来完成某项操作可单击上一步下一步按钮在各个步骤间切换实际上每一步都有一个页标签单击页标签可以在各个页中切换每一步或者说每一页都有一些简单的问题需要用户回答然后再到下一步直至完成 第四节 菜单操作第四节 菜单操作 很多日常操作都是通过菜单

8、来完成的因此必须掌握菜单的基本约定和操作方法 一一 基本约定 基本约定 有效菜单项与无效菜单项 42 第三章 常见操作 菜单项中的文字为黑色突出显示时表示该菜单项有效文字灰色显示时表示该菜单项无效 名称后跟有省略号()的菜单项 选择这种菜单项时会弹出一个相应的对话框要求您输入某种信息或改变某些设置 名称后带有组合键的菜单项 这里的组合键是一种快捷键它表示用户用键盘操作时直接键下组合键就可以执行该菜单命令 名称前带标志的菜单项 这种菜单项可以让用户在两个状态之间进行切换 两种状态一般指激活或屏蔽此菜单项功能例在主菜单窗口下面的菜单中状态栏之前带有表示主窗口显示状态栏否则状态栏隐藏单击该菜单项就可

9、以在这两种状态之间进行切换 带有历史信息的菜单 有些菜单下的菜单项可以用来保留某些历史信息 如文件菜单中 就将最近几次打开的账套文件名作为菜单项保存只需单击这样的菜单项就会打开相应的账套 二二 菜单的操作 菜单的操作 1 打开菜单打开菜单 用鼠标单击菜单栏上的菜单名就会打开该菜单对于窗口控制菜单用鼠标单击窗口左上角的窗口图标即可打开 用键盘操作也可同样打开菜单菜单名后有一带下划线的在按下 Alt 键的同时按此带下划线的字母就可以打开该菜单直接键 Alt+空格键则打开窗口控制菜单 注意按 Alt+空格只能打开主窗口的控制菜单 您也可以按 Alt 键或 F10 键就可激活菜单栏移动光标左右键到达所

10、需的菜单名时按回车键后通过光标上下键移动蓝色光条到所需菜单项然后按回车键即打开该菜单 2 撤消菜单撤消菜单 打开菜单之后如果不想选取菜单项就可以在菜单框外任意位置处单击鼠标撤消该菜单使用键盘 Esc 键也可撤消菜单 如果打开一个菜单之后 想撤消此菜单并打开另一个菜单 只需把鼠标指向同一菜单栏上的另一菜单名就行了 第五节 使用鼠标右键第五节 使用鼠标右键 在日常输入输出操作中除了以上介绍的操作手段外系统还支持鼠标右键的使用灵活使用鼠标右键不但可简化操作还可减少输入量提高工作效率 在编码列表或单据列表中鼠标右键相当于编辑菜单的功能单击鼠标右键弹出的菜单与编辑菜单内容相同可选择某具体菜单项进行操作

11、光标处于编辑状态时如卡片或单据输入时单击鼠标右键弹出右键菜单选择此菜单的菜单项可对当前已选内容进行复制粘贴等操作 在本系统的单据中鼠标位于单据不同地方鼠标右键则提供不同的菜单功能如在单据头单击鼠标右键弹出单据编辑提供新增删除复制等菜单若鼠标位于单据体单击鼠标右键弹出行编辑提供插入行删除行和搜索等菜单 44 第三章 常见操作 第六节 使用工具栏第六节 使用工具栏 工具栏汇集了常用的命令按钮用户可以利用它们更加快捷地完成某些操作 修改 新增 删除 插入行 删除行 关联编码 引用编码 筛选 栏目设置 刷新 打印 退出系统 如果将鼠标指向图标就会出现该图标的功能说明及快捷键 第七节 单据操作第七节 单

12、据操作 一一 单据修改 单据修改 在单据填制窗口中选择需要修改的单据 直接修改 或在单据头中单击鼠标右键 选择 单据列表在列表中选择需要修改的单据然后单击编辑按钮或单击鼠标右键在弹出菜单中选择修改或直接双击需要修改的单据或按键盘快捷键 Ctrl+E系统将进入修改窗口然后根据需要修改 注意 已经生成凭证的单据不能修改若需修改须先删除凭证再进行修改 不能修改他人填制的单据 二二 单据审核 单据审核 系统提供单据审核功能对于业务单据非凭证允许制单人进行单据的审核 三三 单据删除 单据删除 选择需要删除的单据在单据头中单击鼠标右键单击删除单据即可或在单据头中单击鼠标右键选择单据列表在单据列表窗口中选择

13、需要删除的单据然后单击编辑按钮或单击鼠标右键在弹出菜单中选择删除或按键盘快捷键 Ctrl+D即可删除单据 注意 已经生成凭证的单据不能删除若需删除须先删除凭证再删除单据 不能删除他人填制的单据 四四 单据作废 单据作废 若需保存原错误单据只是其数据不参与各账册报表的汇总 可使用 作废单据功能 在单据选择需要作废的单据在作废处做上标志即可 也可在单据列表中将全部显示做上标志如图 列表中将显示作46 第三章 常见操作 废栏然后选择需要作废的单据单击作废栏做上标志可将该张单据作废 注意 已经作废的单据不能取消作废在使用该功能时一定要慎重 已生成凭证的单据不能作废不能作废他人填制的单据 删除单据时系统

14、单据信息从系统中全部清除而作废单据系统仍然保留单据的信息只是将该单据作上作废标志不参与业务处理 已删除的单据不能再查阅而作废之后的单据仍可查阅该单据的信息 已删除单据的单据号可再次使用已作废单据的单据号不能再次使用 已经作废的单据还可以进行复制已删除的单据没有此功能 五五 复制 复制粘贴单据粘贴单据 为方便用户快速录入单据系统提供复制粘贴单据功能 在单据头中单击鼠标右键出现提示框 选择复制单据后单击下一张按钮在新的单据头中单击鼠标右键选择粘贴单据即可 六六 单据冲销 单据冲销 如果发现已经输入的单据有错误 且单据所在期间已经结账 可通过冲销单据功能来弥补单击冲销单据按钮出现冲销单据对话框 选择

15、会计年度会计期间单据编号后系统会在当前会计期间自动生成一张所选单据的红字单据将原单据冲销然后再录入一张正确的单据即可 七七 快速录入 快速录入 在录入单据时可以采用系统提供的快速录入功能在单据头部分单击鼠标右键在弹出菜单中选择快速录入当继续输入下一张单据时系统自动将上一张单据头部分的内容保留下来以便加快输入速度 八八 单据编号查询及整理 单据编号查询及整理 在各种单据中可以随时查询单据号的使用情况在单据头中单击鼠标右键选择编号查询及整理出现单据号查询窗口系统显示出单据本期的最大单据号总单数缺号数和作废数等信息修改年度或期间则可查看不同时期的单据号使用情况如果单据有缺号情况单击编号整理按钮系统可自动整理依次补号 九九 模板表体列宽恢复 模板表体列宽恢复 系统允许用户调整单据表体各列宽度将鼠标位于两栏目标题之间当变为双箭头时按住鼠标左键拖动即实现列宽的变动由于拖动造成表体列宽混乱需恢复系统默认值时可在单据表头中单击鼠标右键选择模板表体列宽恢复则系统恢复到原默认宽度 48