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1、 山西农业大学山西农业大学 生命科学学院学生分会办公室管理条例生命科学学院学生分会办公室管理条例 第一章第一章 办公室值班制度办公室值班制度 第一条第一条 值班人员在值班过程中主要处理协助老师、接待来访、接听电话、 接受物资借请求、接收物资归还等工作。 第二条第二条 值班人员每周一至周六上午 8：00 至 12:00，下午 14：30 至 18：30 （夏季） ，值班人员需在值班前 10 分钟到达办公室，与上组人员交 接；若无特殊情况，值班人员应在确定下一组值班人员到达后再离 开。值班同学不得无故缺岗，迟到或早退，有事者必须向主任请假， 并自行协调换班，同时将替班人员名单报与主任。替班人员不得
2、迟 到早退。 第三条第三条 值班人员在值班期间应保持办公室内整洁，负责办公室内卫生，每 组值班前应打扫地面，清理垃圾，同时保证办公室桌面、以及椅子 的干净整洁。避免杂物随意摆放。 第四条第四条 值班人员值班时应负责检查、整理和保管办公室内物资，如发现有 损毁，应及时向主任报告。若有非办公室人员需要使用或归还物资， 应及时通知主任。 第五条第五条 值班期间接待来访人员应礼貌得体，不卑不亢，热情帮助来访人员 解决问题，若有相关事宜应因认真做好信息记录工作，并及时传达 老师或相关部门。 第六条第六条 值班期间应负责接听办公室内电话，接听电话时应使用礼貌用语， 应以生科院分团委身份接听，仔细留意电话内
3、容，做好相应的电话 记录。电话记录包括来电人员姓名，具体事件，具体时间等，准确 无误传达给下组值班人员或直接向老师汇报。 第七条第七条 值班人员不得擅自翻阅其他部门文件及材料，不得翻阅分团委办公 室、主席团及主任的重要文件和私人文件。若有工作关系需要翻阅 时，应先征求相关人员同意方可借阅。 第八条第八条 如遇突发事件不能独自处理时，值班同学应及时向主任甚至分团委 老师报告，并做好职权范围内的妥善安排。 第九条第九条 交接班时如有未处理事宜应向下一组值班人员说明，将物品，桌椅 摆放至原位，最后一班值班人员应在离开时检查分团委办公室、学 生分会办公室以及会议室内相应物品有无损坏或缺失，并保证门窗
4、关好，电源断电，以防意外事故发生。 第十条第十条 每一位值班人员在值班期间都应积极配合学生分会其他部门活动， 认真听从主席团或者其他部门的安排，切勿擅作主张。同时学生分 会其他部门也应积极配合值班人员值班。 第二章第二章 卫生制度卫生制度 （一一）分团委办公室卫生分团委办公室卫生 第一条第一条 当日上午和下午第一组办公室值班干事值班前应将电脑和饮水机电 源打开，开窗通风，打扫地面，清理垃圾，同时保证办公室桌面的 整洁。 第二条第二条 对于办公室内的盆景是否需要浇水，酌情处理。 （二二）学生分会办公室卫生学生分会办公室卫生 第三条第三条 任何人不得随手乱扔废纸废物，不随地吐痰，不吸烟，不乱涂画， 不得将私人杂物堆放在办公室。拿取物品使用完毕后应放回原处， 恢复原样。值班人员若发现桌面地面杂物需及时清理，卫生工具摆 放整齐。 第四条第四条 每个月办公室应进行一次大扫除，对墙头角落，屋顶地面，门窗灯 具等进行全面清扫，对一些废弃物品进行全面清除，并将各物件摆 放整齐。 第五条第五条 对于各部门借用办公室、会议室搞活动者，用完后必须物归原位， 并将办公室打扫干净。 山西农业大学 生命科学学院学生分会办公室 二零一四年三月十七日
