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1、第 1 页,共 6 页紫晶档案软件常用操作步骤说明(AMS2000)本说明主要针对用户常见的操作步骤说明，共分为：A，B，C，D，E，F，G，H，I，J，K 十一项，部分操作流程后还附有备份说明。A 项是对党政网上的现行文件进行收、发文管理的操作说明。B 项是对收、发文进行自动归档的操作说明（人工归档见项是对收、发文进行自动归档的操作说明（人工归档见 C） 。C 项是对已组装成盒的档案进行人工归档的操作说明。项是对已组装成盒的档案进行人工归档的操作说明。D 项是对机读目录的查找操作说明。E 项是对全文的挂接操作说明。项是对全文的挂接操作说明。F 项是机读目录修改及打印操作说明。G 项是更改档号
2、操作说明。H 项是对件号处理操作说明。I 项是对分卷操作说明。J 项是对数据交换的操作说明，此项只有项是对数据交换的操作说明，此项只有 B 版用户才有此功能。版用户才有此功能。K 项是对数据备份的操作说明。项是对数据备份的操作说明。A：进入党政网的已收文已收文页面在需要接收的文件的条目位置上单击鼠标右键点击从党政网上接收：收文从党政网上接收：收文进入紫晶系统点击收文管理收文管理点击还原还原按钮，可见第步接收的文件（若不可见，请核查当前文件处理年度，有必要时重新进行收发文年度设置收发文年度设置）在保管期限和页数处分别按实际文件内容进行设置，并保存点击打印打印按钮点击批阅单打印批阅单打印按钮点击打
3、印图标按钮关闭当前窗口回到收文管理窗口点击全文浏览全文浏览按钮第 2 页,共 6 页点击动态链接动态链接按钮启动阅览器后进行打印及相关操作备注：1、以上只是以网上收文为例，发文同收文雷同，请参照操作。2、用户希望通过本系统对网上没有的文件进行收发文管理时，可在第五步：点击公文归档整理下的收文管理收文管理按文件进行手工录入点击保存保存按钮点击打印打印按钮。B：进入紫晶系统点击自动归档自动归档按钮在分类下的形成年度前方框打“”并输入对应的四位数值年度在分类下的保管期限前的方框打“”并选择对应的期限在排列下的文件形成日期前方框打“”在排列下的保管期限前方框打“”在编号下的全宗号、年度、保管期限、卷(
4、盒)号输入对应的内容点击确定确定按钮，在页数/盒前的方框打“”并输入页数点击归档归档按钮点击继续继续按钮C：进入紫晶系统点击人工归档人工归档按钮在档号一栏输入档号在空白处点击左键点击 OK 按钮点击归档文件目录归档文件目录按钮分别输入：文件编号、责任者、题名、日期、页数（号） 等有所规定内容点击保存保存按钮点击添加添加按钮进行下一份文件的录入备注：1、在本项第三步：在档号一栏输入档号，档号格式为：全宗号-期限年度-盒号，全宗号及盒号为三位，不足添0 、如：012-永久 2007-001，中间的间隔符-必须为半角。2、在添加目录时系统会自动将上份文件的内容保存下来，为减少第 3 页,共 6 页用
5、户从复录入，只需直接修改保存既可，如果不需要使用此功能，去掉添加继承添加继承按钮前的 。3、手工直接输入的目录没有全文文件，如要挂接全文按 D 项操作。4、可以从左边收文、发文、回收库（单击文件来源文件来源按钮可切换这三个库，也可单击检索检索按钮、三库的列表框表头、多级排序多级排序按钮来进行各库中文件范围的筛选和排序，以便容易进行要归档文件的选择）中选中文件，再单击向右按钮向右按钮完成归档；文件的选中可以采用 CTRL+单击网格最左边竖条的方式进行连选。5、可以单击向右按钮向右按钮完成已归档文件向收发文文件库的回归。D：进入紫晶系统点击编目检索编目检索点击文件检索文件检索在请输入检索内容输入相
6、关关键词点击检索检索备注：1、在第步请输入检索内容输入相关关键词中，用户输入两个或以上关键词时必须用空格隔开。2、输入相关关键词可为：文件编号、责任者、题名、日期等已录入计算机的任意内容，如进行复杂查询，需用高级检索。高级检索。3、用户可根据该文件的档号快速找到该文件。如文件挂有全文，可点击全文浏览全文浏览直接浏览文件，还可点击动态链接动态链接对文件进行修改利用。E：进入紫晶系统点击全文管理全文管理点击全文目录管理全文目录管理，单击需要建立新的子目录的父目录，打开该父目录点击新增目录新增目录按钮在用户输入栏输入文件目录名称第 4 页,共 6 页点击确定确定按钮点击关闭关闭按钮点击全文文件管理全
7、文文件管理分别对源文件位置和目标目录两个目录选择框进行目录选择，选择源文件所在目录位置和文件入库后的存放位置（即目标目录）选择用户所需文件点击传输文件传输文件按钮点击关闭关闭按钮点击归档归档/卷内文件卷内文件按钮在档号一栏输入档号到位需要进行全文挂接的机读目录点击全文挂接全文挂接按钮选中对应的文件点击选中退出选中退出按钮设置全文级别点击保存保存按钮备注：1、用户通过网上接收时是同时包括目录和正文的，但手工录入的机读目录是没有全文文件的，必须通过 E 项手工进行全文的入库挂接。2、在全文目录设置时不是每次都要进行目录的添加，用户应根据自己的实际情况建立目录结构。3、在第步的源文件位置是指用户原电
8、子文件保存的位置，如E：张三党政. ；目标位置是指用户自己通过全文目录管理建立的目录。位置选择后，右面的空白框会显示出该目录内当前的文件。F：进入紫晶系统点击人工归档人工归档按钮在档号一栏输入档号在空白处点击左键点击 OK 按钮第 5 页,共 6 页点击归档文件目录归档文件目录按钮左键点击需要修改的记录对记录进行修改，点击保存保存按钮点击目录打打印目录打打印按钮 进行相关设置点击打印打印按钮备注：如只是打印不对文件修改，直接跳过步既可。G：进入紫晶系统点击人工归档人工归档按钮在档号一栏输入需要更改的档案的档号在空白处点击左键点击 OK 按钮在档号一栏直接输入新的档号敲击回车回车键点击确定确定按
9、钮点击保存保存按钮H：进入紫晶系统点击公文管理公文管理/归档归档菜单点击件号处理件号处理子菜单点击档号选择档号选择按钮检索出所需档号，比如对 023 全宗的 2007 年度永久的文件进行件号处理，则检索条件如下：档号 类似于 023-永久 2007点击件号处理件号处理按钮I：进入紫晶系统点击公文管理公文管理/归档归档菜单点击分卷分卷子菜单在请输入卷（盒）档号栏输入分卷的档号并点击调出卷（盒）内文件调出卷（盒）内文件按钮在分别输入起始序号和终止序号后，在请输入目标卷（盒）号框中输入新的档号点击执行执行按钮第 6 页,共 6 页J：进入 A 机紫晶系统点击数据交换数据交换/网上发布网上发布菜单点击
10、数据交换数据交换子菜单点击案卷（盒）选择检索出所需档号，比如对“023 全宗的 2007 年度永久”下属的各个卷盒进行数据交换，则检索条件如下：档号 类似于 023-永久 2007点击数据转出数据转出按扭选择 U 盘上的一个文件包，执行数据转出进入 B 机紫晶系统点击数据交换数据交换/网上发布网上发布菜单点击数据交换数据交换子菜单点击数据转入数据转入按钮选择 A 机上数据转出时的文件包点击确定确定按钮备注：1、此功能只有标准 B 版才有，B 版以下用户如需该功能可通过改版方式达到。2、本操作步骤是以 A、B 两台微机都有数据，最后合并到 B 机为例，其他多台微机合并时只需增加操作次数既可。K：进入紫晶系统点击系统系统菜单点击数据管理下的系统硬盘备份系统硬盘备份步骤步骤 1：选需要备份到的位置需要备份到的位置步骤步骤 2：点击备份备份按钮备注：为避免造成数据丢失，建议用户定期做数据备份工作。
