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1、上海海关学院规章制度汇编21上海海关学院干部人事档案管理工作制度（2007 年 7 月 21 日 沪关院人2007169 号）干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党和国家的干部、人事政策，在干部人事工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选人、用人的重要依据，是国家档案的重要组成部分。为进一步加强我院干部人事档案管理的规范化与制度化建设，更好地落实干部人事档案工作目标管理的要求，特制定本制度。第一章 干部人事档案的管理部门与职责第一条 人事处对全院的干部人事档案进行集中统一管理，档案工作由干部主管部门领导与指导
2、，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。第二条 干部人事档案管理部门的主要职责包括：（一）保管干部人事档案，为国家积累档案史料；（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料；（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递；（四）登记干部职务、工资的变动情况；上海海关学院规章制度汇编22（五）为有关部门提供干部人事档案信息资料；（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，做好干部人事档案的业务建设和业务指导；（八）推广、应用干部人事档案现代化管理技术；（九）定期向学院档案室移交死亡人员的干部人事档案；（十）办理干部人事档案管理工作的其他有关事项。第二章
3、 干部人事档案材料的收集第三条 严格按照中共中央组织部关于印发干部人事档案收集归档规定的通知（组通字199614 号）规定的范围，主动收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料收集归档，充实档案内容。干部人事档案材料的收集范围主要包括：第一类 履历材料；第二类 自传材料；第三类 鉴定、考核、考察材料；第四类 学历和评聘专业技术职务材料；第五类 政治历史情况的审查材料；第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类 奖励材料；上海海关学院规章制度汇编23第八类 处分材料；第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记
4、表等材料；第十类 其他可供组织上参考的材料。第四条 干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。第五条 形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。第六条 干部人事档案管理部门发现有关部门送交归档材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。第三章 干部人事档案材料的鉴别与归档第七条 严格按照干部档案整理工作细则（组通字199111 号）和干部人事档案收集归档规定（组通字199614 号）的要求，对所管理的干部人
5、事档案进行认真的整理、鉴别与归档。第八条 鉴别归档材料应注意：上海海关学院规章制度汇编24（一）判定材料是否属于所管人员的材料及应归入干部人事档案的内容；（二）审查材料是否齐全、完整；（三）审查材料是否手续完备；（四）鉴别中发现涉及所管人员政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部人事档案，应交有关组织处理；（五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。第九条 归档的材料必须是正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要本人见面的材料（如
6、审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。第十条 干部人事档案材料的载体应是（1926 厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出至少 2.5 厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料等确需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。上海海关学院规章制度汇编25第十一条 对归档材料应逐份分类、排序、编号、登记，并及时装订入本人的档案盒（夹）内。第十二条 不符合归档要求的材料一律不得归档，并应及时通知有关部门补充或重新提供材料。第十三
7、条 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第四章 干部人事档案的检查与核对第十四条 档案存放要编排有序，便于查找。第十五条 凡人员调动、职务变更，应及时登记。第十六条 定期清点、统计档案，将库房内的干部人事档案与干部人事档案名册进行核对，发现问题，及时解决，确保档案的完整与有序。第五章 干部人事档案的保管与保密第十七条 严格遵守中华人民共和国档案法、 中华人民共和国保守秘密法和干部档案工作条例的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。第十八条 根据干部管理权限，人事处负责保管本院处级及以下干部的档案正本、局级干部的档案副本和工人的人上海海关学院规章制度汇编26事档案正本。档案
8、管理人员及其亲属的档案由人事处处长负责保管；人事处其他人员及其亲属的档案由档案管理人员负责保管。死亡人员的档案移交给学院档案室进行保管。第十九条 对保管的干部人事档案进行统一编号，并在干部人事档案名册上逐个进行登记。第二十条 干部人事档案库房必须坚固、配置铁质档案柜，库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”措施落实情况，保证档案安全。第二十一条 进出库房注意随手关门，档案箱（柜）门钥匙存放在指定位置。非档案管理人员不得进入档案库房。第二十二条 档案提供利用后，应及时入库入箱，放置正确。第二十三条 档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。第二十四条 干部人事
9、档案应妥善保管，档案材料不得擅自转移、分散、销毁和遗失，不得转借他人。严禁个人私自保存任何人的档案材料。第二十五条 在工作中形成的废纸必须在档案室内进行粉碎处理。第六章 干部人事档案的查（借）阅上海海关学院规章制度汇编27第二十六条 为进一步贯彻执行中共中央组织部、国家档案局颁发的干部档案工作条例（组通字199113 号）和中共上海市委组织部关于查阅干部档案的规定（沪委组92字第 8 号）以及中组部关于严格管理干部人事档案的通知（组通字199622 号）精神，对查（借）阅干部人事档案作如下规定：（一）查阅事由1凡因考察、任免、聘任、调动、政治审查、组织处理、入党、入团、参军、出国、职级待遇、治
10、丧等需要查阅本人档案的；2与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或因病不能口述而无法直接提供情况的，以及因其他特殊原因必须查阅档案取得证明材料的；3编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志，撰写人物传记等，一般不得查阅干部人事档案，可直接向本人采访。如该人员已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写的，可查阅其履历和自传材料。（二）查阅手续及要求查阅干部人事档案者，必须是党员，并持有上海市委组织部统一印制且手续完备的查阅干部人事档案审批表方可查阅。其他如持“调查证明材料介绍信”、 “函调证明材料信”上海海关学院规章制度汇编28或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。1本院
11、内部查阅档案应由各部门领导指定专人，待查阅干部人事档案审批表手续办理完成后，方可查阅，一般一次最多可查阅二名人员的档案。2外单位、外省市查阅干部人事档案，应事先联系，征得人事处同意后，按干部人事档案管理权限，凭查阅干部人事档案审批表和本人身份、工作证件前来查阅。对不符合规定要求的，可不予提供查阅。公安、安全、检察部门、公证处等需要查阅干部人事档案，也应持办妥的查阅干部人事档案审批表和相关证件前来查阅。3因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖人事处公章（红印）。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁
12、。（三）其他注意事项1干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，不得将档案转借他人和无关人员翻阅，不得泄露或传播档案内容，未经同意不得擅自复制、拍摄档案内容。违者视情节轻上海海关学院规章制度汇编29重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反中华人民共和国档案法处理。2查阅干部人事档案，应在阅档室或指定地方查阅。3干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意并严格履行登记手续方可借阅，每次只可借阅一名人员的档案，限期（一周内）归
13、还，逾期须办理续借手续。4任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。第七章 干部人事档案的转递第二十七条 建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。第二十八条 转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带档案。第二十九条 转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整上海海关学院规章制度汇编210理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。第三十条 转递干部人事档案必须填写中共上海市委组织部统一印制的干部人事档案转递通知单，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方
14、签字盖章。第三十一条 对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。第三十二条 主动与干部调配、任免单位（部门）配合，使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。第八章 送交档案材料的归档第三十三条 凡干部任免或接到“催调干部人事档案通上海海关学院规章制度汇编211知单”后，应按规定将干部人事档案正本（或副本）及时送交干部人事档案的主管（或协管）部门。第三十四条 送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少材料，凡是干部人事材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理
15、有关手续。第三十五条 送交的档案必须按规定经过整理，对不合格的，可退回原单位重新整理，限期报送。第三十六条 干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登记，并及时办理接收手续。第三十七条 对送交的档案、档案材料，要按中组部干部人事档案材料收集归档规定要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。第九章 干部人事档案管理工作的组织领导和人员职责第三十八条 学院党委及组织人事部门要认真按照中共中央组织部、国家档案局关于印发干部档案工作条例的通知（组通字199
16、113 号）的要求，加强对干部人事档案管理工作的监督、检查和指导，其具体任务包括：上海海关学院规章制度汇编212（一）关心、了解干部人事档案工作的开展情况；（二）定期听取干部人事档案工作汇报，及时研究解决干部人事档案工作中的问题，适时制定有关规定和办法；（三）推广干部人事档案工作的先进经验、技术与方法；（四）鼓励和支持干部人事档案管理人员进行业务培训。第三十九条 学院党委和组织人事部门选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有大学本科及以上学历的共产党员从事干部人事档案管理工作，注意对他们的关心、教育和培养，帮助解决他们在工作、生活、职级待遇等方面遇到的问题，奖惩分明，保持档案管理人员队伍的相对稳定，充分调动、发挥他们的积极性与创造性。第四十条 干部人事档案工作人员承担着档案建设和管理的重要责任，应具有较高的政治素质
