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1、 材料形成的时间栏：材料形成的时间，一般采用材料落款表明的最后时间。材料最后末签署时间的，如无可靠依据，一般不再注明。材料时间的填写上应注意，年份必须写全称“1998，2008” ，而不能简写成“98，08” 。 份数栏：材料份数，以每份完整的材料为一份。 页数栏：按材料右下角铅笔书写的总页数填写。 备注栏：需要说明的事项。 目录登记的要求 书写目录要工整、正确、清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水书写目录。 目录登记要逐项认真填写，做到登记与实际材料的内容、时间、份数、页数相符，准确无误。 目录卷面要整洁，不得勾画、涂改。 目录登记完毕，应该和干部档案材料进行认真地核对，做到数量、位置
2、、形成时间、类属号相一致。一般每份档案卷都有好几张目录，几页目录放在一起不能分开。 第五节 干部档案材料的复制与加工 一、干部档案材料的复制 干部档案材料的复制，就是用一定的手段，按照档案材料原件内容和外形重新制作一份或数份材料。 复制的范围 哪些干部档案材料需要复制呢？ 建立副本所需要的材料，建立副本各单位可根据具体情况自行决定。 字迹不清的材料。由于年久纸张变质，墨水褪色，唯以辨认，影响使用价值，这种材料需及时进行抢救。 圆珠笔、复印纸、铅笔等书写的材料。按规定圆珠笔、复印纸、铅笔书写的材料不能归档，但是由于受历史和其他方面的原因，档案中已归入了一些不合格的材料，为使这些材料长期保存，就必
3、须对其进行复制。 复制的方法 静电复制 打印复制 抄写复制 手描复制 二、干部人事档案材料的技术加工 技术加工是指在不损害档案材料的文字内容，保持档案历史原貌的前提下，对一些纸张不规范、破损、卷角、折皱的材料，以最大限度的延长档案寿命所进行的技术加工。技术加工的内容包括对干部人事档案材料的修裱、加边、折叠、粘贴和剪裁。 剪裁与折叠。对超过 16 开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损坏字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料需进行折叠，折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的材料，要保持整个案卷的平整，文字不得损害，便于展开阅读。 裱糊。对损
4、坏、卷角、折叠和小于 16 开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、梯形裱糊等。裱糊用的纸必须是采用白纸。 加边与包边。所谓加边是指对过窄或破损未空出装订线的档案材料，在装订线一边加一条白纸边，拓宽材料的装订位置，保证打眼、装订不压字和损伤材料内容。所谓包边是指对一些破损、多页零散的材料在装订线一边用白纸包边。 拆除档案上的大头针、曲别针、订书针等金属物品，以防氧化锈蚀材料。 第六节 干部人事档案材料的装订与入库 经过干部人事档案内容的分类和档案材料的归类、排序和编 目、复制与技术加工之后，最后一道工序就是装订入库。 装订 装订是将零散的档案加工成册，它是档案整理
5、工作中的重要 步骤，能够巩固整理工作中以上各道工序的成果。 装订工作的要求是：装订后的档案，材料排序与目录相符， 卷面整洁，全卷平整，平坦，装订结实实用。 装订具体做法是： 将目录与材料核对无误，避免出现缺份、缺页、错页，把差错消灭在装订之前。 把全卷材料理齐，材料条件好的应做到四面整齐，材料条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐，其余两边基本整齐。 材料左侧竖直打孔。空距规格应符合规定的标准（最好购买三眼打孔机） 。 系绳。一般用 50 公分左右长短的绳子，不允许实用金属卡规定。 按照中组部统一要求，一律使用规定的标准干部人事档案卷皮，档案卷皮书写档案人的姓名。书写姓名不得用同音字或不规范的
6、简化字。 二、入库验收 验收是对装订后的干部人事档案，按照条例 、 细则等有关文件规定的标准，全面系统地检查其是否合格的一项工作。它是干部人事档案工作中的最后一道关口，也是干部人事档案整理工作不可缺少的重要环节。 验收工作一般由主管领导和熟悉业务、责任心强的同志参加。验收的方法可在自验、互验的基础上，由负责验收人员对所有整理过的档案，逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查。 具体验收标准如下： 材料取舍，符合规定。凡对归入干部人事档案的材料是否符合有关要求，有无该剔除而未剔除的材料。 分类准确，编排有序。材料分类无差错，排列顺序科学，各类材料右上角，铅笔编写顺序号，每类材料不混淆。例如：一类材料编写
7、1-1、1-2、1-3，九类材料 9-1-1、9-1-2。 目录清晰，醒目易查。目录登记与材料内容、时间、页数相一致，留下的空格多少是否合适。 检查正本、副本的区别及正本的分册是否合乎要求。检查需要复制的材料有无漏掉，复制件的质量是否符合要求。 检验金属物是否拆除，材料的裱糊、折叠是否合乎要求。 检验装订是否整齐，有无损字压字、掉页的现象，卷内分类角的位置是否准确。 第七节 向外转递、报送干部人事档案的要求 接到干部人事任免通知、干部调动或催要档案的通知后，要将干部人事档案及时转递或报送干部人事主管部门。 转递或向上级部门报送档案必须是按规定经过整理的，新的零散材料也要及时装进档案。不得扣留有
8、关材料或分批转出报送。 转递或报送档案时，应将档案材料与目录检查核对一编，防止张冠李戴或缺少材料，对原件上出现的缺页、少份、被烧、被损等情况要说明。对未按照要求整理过的档案，要重新进行整理，勉强上报后，接收单位有权予以退回。 干部人事档案整理工作 干部人事档案整理工作的概念、类型、要求 干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求 干部人事档案的分类和干部人事档案材料的归类 干部人事档案材料的排序与编目 干部档案材料的复制与加工 干部人事档案材料的装订与入库 向外传递、报送干部人事档案的要求 * * 第三节 干部人事档案的分类和材料的归类 一、干部人事档案内容的分类 概念 干部人事档案材料的分类，是
9、将反映一个干部情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质以及材料互相之间的内在联系，区别类别，相对集中，进行组合排列。 干部档案内容分类的意义 对干部档案进行分类，是使干部人事档案内容、系统的一个 重要手段。是整理干部档案材料的一个重要工序，整理过档 案的同志知道，干部人事档案的内容十分浩繁，它包括几十 种甚至更多，如果不将它们划分成统一的若干类别，仍是一 堆杂乱无章的集合体，那么，利用起来，就相当困难。另外， 再从整理档案的整个过程来看，对内容进行分类，是继材料鉴 别之后必须先进行的一道工序，这道工序不但直接决定着以后 几道工序的进展，而且又直接决定着整个整理工作的质量。如 果不预先
10、对档案内容进行分类，那么以后的归类、排列和目录 登记就很难做到系统条理。 干部档案分类的要求 干部档案内容的分类，必须符合实际，不能照搬其它档案的分类方法。首先，要符合干部档案本身的特点和规律，其显著特点，是以人头为单位进行立卷；其次，要符合干部档案内容的实际，不同时期，有不同的构成，因而不同时期的分类方法也不尽相同，比如：中组部 56 年规定的内容分类是九类，80 年又规定为十类，到了 91 年虽然规定内容分类还是十类，但各类所包含的内容都有所调整。 干部档案分类必须科学 科学的分类方法，是按照干部档案的特点和规定进行分类，它有利于保持干部档案的完整性和档案材料之间的联系，方便保管利用。 干
11、部人事档案的分类必须统一 要做到这一点，必须是按照中组部干部档案工作条例中颁发的统一分类，不能各分其类，这样全国就都统一。 干部档案分类的方法 中组部 1991 年制定的干部档案工作条例 ，把干部人事档案材料按其内容性质分为十大类： 第一类 履历材料； 第二类 自传材料； 第三类 鉴定（含自我鉴定） 、考察、考核材料； 第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料） ； 第五类 政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料） ； 第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 第七类 奖励材
12、料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹） ； 第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见） ； 第九类 录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料。 干部人事档案材料内容复杂，名称繁多，要想做到分类准确，不但要熟悉有关分类的要求和规则，而且还要掌握和正确运用分类的方法。常见的有： 1.按材料的名称分类。这是一个比较简单而又快速的分类方法。材料的名称，也叫材料的标题。一般地说，材料的名称是材料内容的概括和反映，只要看材料名称，就基本上能判断出它属于哪一类。比如：“鉴定书” ，就归三类；干部任免表
13、，就归九类，但是在实际工作中，我们常常会遇到一些材料没有名称或一种名称的材料内记载着几种不同的内容，遇到这种情况如何分类呢？ 2.材料内容分类。这是最基本的分类方法，它是把材料所记载的内容作为分类标准的，这种方法虽然比名称分类法复杂点，但却比较准确，而且适用面广，几乎所有材料都可以采取这种方法，当我们整理档案时碰到没有标题的材料或一种标题的材料内记载着两种以上不同的内容时，注意掌握两条原则：一条是，看材料内所记载的内容，以哪一类为主，就归那一类，比如说有的材料标题是“学生鉴定表” ，如看标题应归三类，但看其内容，里面除了鉴定评语外，还包括学习各科科目的成绩，从内容上分析，学习成绩占的比重大，那
14、就应归四类；第二条原则是，看整个档案材料的分布情况，哪一类材料单薄，就归哪一类。比如，有的学生登记表，里面即有个人简历，还有各学期的评语和鉴定，这种材料可归一类，也可归三类，到底归哪一类更妥当呢？这时就看一类和三类材料的多少来决定。如果一类已有了简历表，而三类中缺少鉴定材料，那就归入三类，相反，如果三类中已有了鉴定，而一类中材料太少，那就归一类为好，总之，以平衡档案内容，提高材料利用率为原则。 二、干部档案材料的归类 干部人事档案材料归类的概念 干部人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，通俗地说，就是将材料“对号入座” 。归类是按照每份干部档案材料的内容或其
15、名称归入相应的类别。分类的对象是干部档案内容，而归类的对象则是干部档案材料；分类带有法规性、依据性（干部档案工作条例） ，而归类是把分类的规定和原理运用于具体材料的一项实际工作。 干部人事档案材料归类的一般原则和方法 怎样按照各类材料的范围和有关规定，做好每份干部档案材 料归类的判定工作呢？一般的方法和步骤是：首先看材料的 名称，其次看材料的内容，这两种方法和前面讲过的干部分 类方法基本一致，不再解释了。第三种方法是看材料的价值 作用，一方面是参考作用。那么体现在档案的价值上也是两 种，一种是具有凭证价值的材料，另一种是具有参考价值的 材料，因此在进行干部档案材料归类时，不可忽视档案材料 的价
16、值因素。干部档案的第九类都是具有凭证价值的材料， 第十类是具有参考价值的材料，比如死亡生平、残疾鉴定表 等。 常见的干部档案归类 第一类 履历材料：干部履历表（书） 、简历表、干部、 工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、 退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员 登记表，更改姓名材料。第一类在进行干部档案归类时，还应注意以下几点： 带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类； 涉及干部政历问题或记载审查情况的登记表归五类；有任免职务内容的登记表归九类。 第二类 自传及属于自传性质的材料 第三类 鉴定（含自我鉴定） 、考察、考核材料：以鉴定为主 要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表 现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料；年 终考核登记表（工作总结可不归档） ，公务员考评表，干部 考核和审计考核的综合材料。 第四类 学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记
