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1、第 1 页 共 3 页商业广场广告租赁使用管理程序商业广场广告租赁使用管理程序 1.目的 明确规定广告位租赁管理的责任、方法和要求,统一规范商业物业整体风格, 充分挖掘商业价值,提高商业物业运营效益。 2.适用范围 适用于商业物业公共区域及建筑物附添广告位的规划、租赁、广告发布控制及 发布期间的维护监督。 3.职责 3.1 商管部负责广告位的统一规划、经营和日常租赁管理。 3.2 工程部负责大型广告现场制作安装的施工管理。 4.工作程序 4.1 广告位的统一规划 4.1.1 商管部负责对外场及内场可用于广告宣传的载体形式进行统一规划,广告位 (广告载体)形式包括(不限于): a) 外场:灯箱、
2、霓虹灯、条幅、外墙广告、户外气球及其它广告载体; b) 内场:灯箱、标牌、包柱、广告画、张贴物等。 4.1.2 广告位(广告载体)的确定和策划,应综合考虑多方面影响因素,包括(不限于):a) 商业物业的建筑规划的整体要求; b) 与经营风格、现有业态及运营环境的协调; c) 外场广告与周边市容的协调,以及主管部门对室外广告的管理要求; d) 集团公司(大业主)对金宝地商业物业形象的统一规范要求; e) 可能的安全风险和利益分割冲突等。 4.1.3 商管部根据外场、内场的实际情况,将可以利用作为广告位(广告载体)的区 域进行统一规划、形成广告位规划一览表,必要时应以图示方式附加说明。 具体明确广
3、告位(广告载体)的位置、面积、载体形式、使用(租赁)方式、适用 范围(广告内容)、租赁价格范围等。 4.1.4 商管部负责将广告位规划一览表及相关附图、租赁价格范围等提交分管 领导审核,总经理批准,并报集团公司审核通过。 4.2 广告位租赁 4.2.1 商管部负责组织广告位的租赁工作,租赁形式包括(不限于): a) 整体或部分租赁给广告公司; b) 直接租赁给场内业户或其他供方品牌厂家。 4.2.2 上述租赁形式中,整体或部分租赁给广告公司,以及业户租赁期超过 1 个月 的,商管部均应与其签订书面的广告位租赁合同。 4.2.3 在正式签订广告位租赁合同前,商管部应要求租赁方提交广告发布的企划案
4、, 内容应至少包括:广告类型、应用位置、广告尺寸、广告内容、广告费用及其 他事项,并应附有相关法定手续的办理证明等。 4.2.4 商管部负责对租赁方提交的企划案进行审查,审查内容包括(不限于): 形式与集团 VI 规范手册符合性; 广告内容是否合法; 是否符合市容管理的要求; 尺寸大小是否防碍其他业户的正常销售; 广告法定手续是否齐备; 是否符合消防及安全管理要求;第 2 页 共 3 页是否满足商业物业的整体环境等。 4.2.5 租赁方不能满足上述要求时,商管部应及时反馈和沟通,提出改进建议。租 赁方企划案符合要求的,商管部应签署审核意见,并连同租赁合同草案一起了 报分管领导审核,总经理批准。
5、广告位租赁合同由总经理负责与租赁方正式签 订,超出公司权限的,报集团公司批复。 4.2.6 在广告位租赁期间,租赁方需要更换合同内容(分期发布广告)的,必要在租 赁合同中明确规定租赁方必须事先提交广告企划案,并按上述 4.2.4 条的规定 审查通过后方可更换发布。 4.2.7 租赁合同签订后,商管部及时更新商铺(广告位)租赁状态一览表、租 赁合同签订台帐,留存一份合同复印件,原件交财务部存档,并交行政部一 份复印件。 4.2.8 对业户临时促销及非规划区域的广告位租赁要求,应要求租赁业户提交广告 位租赁申请,说明广告发布位置、内容、样式、持续时间,并附广告制作样式, 经商管部审查通过,租赁费用
6、谈判达成一致并已缴纳租金后,商管部负责监督 其在指定位置发布广告,并在广告发布备案登记表中记录。 4.2.9 广告等经营工作的开展,在条件具备的情况下,应采取招投标形式,以最大 限度地确保公司的利益。 4.3 广告发布的监督 4.3.1 商管部负责对各类广告发布进行监督,监督的要求包括:a) 已完备相关法定手续;b) 企划案及样式已通过公司的审查和同意;c) 已按合同缴纳租赁费用;d) 需进场施工的,已办理相关审批手续,并已知会工程部、管理部协同监督。4.3.2 对需要进行大型的现场广告制作、安装的,商管部应参照装修管理程序, 以及相关环境保护和职业健康安全管理的要求,对租赁方的场内作业进行全
7、过 程的监控。 4.3.3 商管部对各类广告发布做好登记,建立广告发布备案登记表,日常现场 巡视客服人员应根据登记表对现场发布广告进行检查。检查内容包括(不限于):a) 广告样式、面积、位置是否符合批准的方案; b) 广告(广告载体)破损、褪色、掉字或内置灯管不亮; c) 过期广告及超期发布; d) 私自发布广告(广告载体)等。 4.3.4 管理人员巡视发现的问题应予以记录,并根据合同约定督促责任方(租赁方、 业户、本公司)及时进行整改。 4.3.5 广告位(广告载体)在租赁过程中,本公司或租赁方提出修订租赁合同(包括相 应的企划案附件),均应经过双方协商确定,商管部应按上述 4.2 条的规定
8、组 织完成相应的评审和批准手续,并将变更内容及时知会财务部、管理部和工程 部(需要时)。 4.4 空置或过期已发布广告的管理 4.4.1 商管部负责对空置或发布过期的广告位的检查,针对商业广场的经营需要安 排工作计划,做以临时广告位的填充和完善,确保商业广场的物业形象和经营 需要。 4.4.2 工程部须全面配合商管部广告的管理工作,根据公司已批准的商管部的计划第 3 页 共 3 页对空置或发布已超期等的广告位进行修缮和拆除等配合工作。 4.5 广告发布的工作配合 4.5.1 经过批准的广告发布前,商管部应以内部联络函形式知会物业公司其它相关 部门(客服部、工程维修部、保安部、车场部等),以便日常工作的配合和 监督。 4.5.2 需要其它部门给予支持、工作配合的,由商管部在内部联络函中明确(须经 公司领导批准)。 5.0 支持文件与记录 5.1 广告位规划一览表 5.2 广告发布备案登记表 5.3 广告位租赁合同 5.4 商铺(广告位)租赁状态一览表 5.5 租赁合同签订台帐