《沟通训练——礼仪信函编写规范》由会员分享，可在线阅读，更多相关《沟通训练——礼仪信函编写规范（3页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、商务信函写作规范凡与客户、重要客人、重要供应商及其他重要合作伙伴交往，务必讲究书信的每一个细节。这不仅体现了我们业务人员的专业素养，也是彰显公司品牌价值的一种途径。1、原则：及时：事件发生当日或次日发出，延误将丧失意义，甚至引起反感。精准：内容准确、精炼。认真起草,务必符合对方个性。美观：版式美观严谨。排版、字体、签名及打印清晰，严禁草率粗糙。考究：当面呈送时，不得折纸,并双手递交。寄发则采用公司专用信封，并在信封上签名。2、信函模板中划线部分为必写内容，其余部分可根据实际情况自行撰写。除了参照范本之外，还应经常吸收他人发来的礼仪信函的精彩内容和版式。3、对重要人物来访的“邀请函”、“感谢信”
2、，以什么名义发出，必须认真思量，不清楚及时请示。凡是以公司领导名义，尽量让领导本人签名。所有与工作有关的信函务必完整写上公司名、部门、职务、印刷体名及手写签名，以及日期、你的联络方式。也许对方与你很熟，但完整的个人资料仍不可少，它表明你对工作的严肃性和对职业的神圣感。信函格式一览表No.信函类 别用途使用时间内容参考1邀请函来公司访问考 察。(也可用于 会议及宴会等)首次接触,也 可以多次发出， 但每次措词应 有区别尊敬的先生/女士： 贵公司/单位在铝加工行业里取得的骄人成绩，为业界所景仰；贵企业高速 发展中的经验，是行业宝贵的财富。作为一家致力于“创建一流铝加工基 地”的企业，我们一直珍视与
3、业界优秀公司的合作机会，以期共赢共进。 为了促进贵公司和晟通公司更进一步的沟通，更深一层的了解。我诚挚地 邀请您来公司考察。 如蒙赏光，请告知来访日期，届时，我将在机场专程迎候。热切期待你的 光临。 敬颂 商祺！ 湖南晟通科技有限公司（手写签名）部门/职位/联系方式年 月 日2来访 日程来公司访问考 察来客到达长沙 机场，由迎接 人递交（日程 印制精美。提 前告知日程安 排，是礼仪的 基本要求）热烈欢迎公司贵宾/12 月 16 日 18:1019:10 接机北京长沙航班 号 HU7135/19:1020:00 入住通程国际大酒店/20:0021:00 晚餐/21:00 娱乐/12 月 17 日
4、 08:0008:30 早茶/08:3009:00 前往公司本部考察 /09:0010:00 公司双边业务交流/10:0012:30 考察工厂（途中） /12:3014:30 中餐午休/14:3017:00 考察工厂，技术交流/17:00 18:30 晚餐/18:3021:00 回酒店（在途）/12 月 18 日 08:3009:00 早茶 /09:0018:00 游览毛泽东故居韶山/18:00 晚餐/12 月 19 日 08:3009:00 早茶/09:0018:00 游览长沙市风景名胜/18:00晚餐。/返 程待定。/上述计划如有不便敬请指出，我们将依阁下吩咐予以调整。/预 祝访问圆满成功
5、！ 3往来函 (用公司 函头纸)公司与对方之 间联络时使用收到函件的当 日或者次日尊敬的先生/女士： 感谢您来函邀请。/公司是非常优秀的企业，取得了令人尊敬和瞩 目的辉煌业绩，能与您并通过您与贵公司合作，我倍感荣幸和骄傲。/真诚 期待与您的会见。顺颂 商祺！ 湖南晟通科技有限公司（手写签名）部门/职位/联系方式年 月 日来访之后的感 情联络离开长沙第二 天尊敬的先生/女士： 非常感谢您能在百忙之中亲临晟通科技公司考察，您的来访，增进了 我们之间的了解，加深了我们的友谊，奠定了我们彼此合作最坚实的基础。 /您优雅的风度、广博的学识、睿智的语言给我们留下了深刻的印象，您及 您的团队严谨务实的工作作
6、风，与我们倡导的风气十分贴合。/热切盼望能 和您早日进行真诚而又互惠互利的合作。（落款同上） 4答谢函对签订合同的 感激之情合同签定的第 二天尊敬的先生/女士： 感谢您选购系列产品，感谢您选择晟通，这是我们至高无上的 荣誉，更是对我们致力于建设“世界一流铝加工基地”目标的支持。 为了不辜负您的期望，我代表公司再次向您们郑重承诺：我们将通过 高度的责任心，完善的服务体系，以用户至上为原则，永远真诚为贵公司 服务，令您们获得超值回报。 再次感谢您的支持，愿我们的友谊地久天长。（落款同上）5请求拜 见函想见而难见到 的重要人物希望见面之前 15 天（有 时可传真）尊敬的先生/女士： 先生/女士风采飘
7、逸，业界早已有传闻。我，湖南晟通科技公司的一名 销售经理，与您神交已久，一直渴望能有机会当面请教。 湖南晟通科技有限公司，是一家成长中的铝加工、冶炼企业，公司奉 行“为社会创造财富、为企业创造价值、为员工创造机会”的宗旨，和 “双赢、多赢”的经营理念，一直把“客户的合理要求就是最高指示”， 在实现对客户的增殖服务的前提下，正艰辛地朝着我们的“一流铝加工基 地”目标迈进。 公司是业界的领军企业，您的勤奋、专业和成就，更是我们学习 的榜样。热切盼望您的赐见。（落款同上）6备忘录对会谈、考察、 参观中对多方 重要的内容的 总结，以促进 下一步谈判成 功会谈、考察、 参观结束时或 第二天2007 年
8、11 月 1618 日，美铝上海公司派员对湖南晟通科技有限公司进行 了实地考察，并就产品的技术参数要求、商务条件、服务要求等细节 进行了充分沟通，在如下方面达成共识：1：2：3：4： 并初步达成产品的订货意向。7工作联 络函解决商务或技 术沟通中遇到 的问题或障碍根据需要（保 证及时送达）尊敬的先生/女士： 您本月 2 日的来函已经收到，感谢您的垂询！/您严谨的工作作风令我 获益非浅，也使我们有机会更全面地为贵公司服务，现在就您关心的问题 回复如 1：2：3：/如需要进一步咨询，请及时吩咐。祝您身 体健康、工作顺利！（落款同上）8资料呈 送函资料项目简述 或提示随同资料尊敬的先生/女士： 长久
9、以来，您给予晟通科技许多关注与支持，对此，我深表感谢，并 铭记在心。 现随信附上公司系列产品的使用报告和杂志 2007 年第 5 期对晟通科技的专访，敬请参阅。 依我本人的看法，这些材料可以弥补我以往向您介绍晟通时存在的遗 漏和偏颇，您可以对我们的公司和产品有更为深刻的了解，有助于我们今 后更深入地交流沟通。 耽误您宝贵的时间，还望包涵。（落款同上）9调职联 络函因调动工作而 给客户发函离开岗位前尊敬的先生/女士： 感谢您长久以来给予晟通和我本人的信任和帮助，对此，我将铭记在 心！ 因工作需要，我即将调离现在工作岗位，特写信向您道别。在我从事 销售一年时间内，得到您诸多指教和帮助，使我终生难忘
10、，并令我获益不 浅，再次向您表示感谢。 我离任后将由销售经理王东先生接替我的工作，希望您一如既往的继 续支持我们的工作。我相信，王先生能成为您忠实的朋友。如您需要我效 劳，请随时吩咐。/再次感谢您对我和晟通的支持与帮助，愿您的事业更加 辉煌，愿我们的友谊地久天长！/祝您身体健康、合家欢乐！（落款同上） 12慰问 信增进感情根据需要（除 春节以外的所 有节日前夕都 可使用）尊敬的先生/女士： 再过一周就是中国传统节日端午节了，我恭祝您全家幸福、合家欢乐。一年前，通过您的努力，贵公司/单位与晟通建立了真诚合作的关系， 我谨代表晟通公司向您表示感谢。一年来，在我们双方的共同努力下，贵 我公司之间的合
11、作领域逐步被拓宽，合作结出的硕果，为业界所广泛称道， 这首先是因为我们都是一家负责任的公司，都立志于成就中国的有色金属 加工事业。我们相信，共同的理想和一致的价值观，将使我们合作的道路 越发宽广。 在此，我谨向您致以衷心的问候，祝您身体健康，事业顺利！（落款同上）13健康慰 问函增进感情客户、用户、 重要合作伙伴、 领导生病时尊敬的先生/女士： 悉闻您近日身体不适，我代表晟通向您表示问候，愿您早日康复。 名特作为北京最负盛名的铝型材公司，在您的英明领导下，取得了令 人尊敬的辉煌业绩，成功来源于您卓越的智慧与高尚的人格，能与您有机 会精诚合作，我甚感荣幸。对于您给予晟通的诸多帮助和我个人的悉心指
12、 导，我将永远铭记在心。 您平日工作繁忙，要处理方方面面的诸多事情，的确需要好好保重身 体。因为您的身后，不仅是名特所有员工的关注的目光，更有您家人对您 无尽的牵挂。健康永远是我们事业的根本！/再次为您祈福，祝您早日康复！（落款同上）14生日祝 福增进感情生日当天 (也可传真)尊敬的先生/女士： 今天是您的生日，一个属于您的特殊日子。/在此，我衷心地祝愿您生 日快乐、身体健康、岁岁平安、事业辉煌！祝愿您全家合家欢乐、万事如 意！ （落款同上）15恭贺 新禧增进感情春节前后一周 内尊敬的先生/女士： 首先让我合掌鞠躬给您拜年。祝公司新年吉祥，年大发。 祝您及您的家人身体健康，生活愉快！/回顾过去的一年，您给了晟通公司 许多关照和支持，我深表感谢，您果断的选择，开启了贵我公司合作的先 河，更是开启了一段企业合作的佳话。我相信，我们将携手开创我们更加 灿烂美好的明天。 新的一年，恭祝您新春愉快，在这难得的佳庆时光，希望您能为自己 放几天假，好好享受与家人、友人欢聚的快乐时光。 （落款同上）
