学做一个演示文稿

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1、1一、学做一个演示文稿一、学做一个演示文稿PowerPoint 和 Word、Excel 等应用软件一样，都是 Microsoft 公司推出的Office 系列产品之一，主要用于设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用 PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在 Web 上给观众展示演示文稿。随着办公自动化的普及，PowerPoint 的应用越来越广。 在 PowerPoint 中，演示文稿和幻灯片这两个概念还是有些差别的，利用PowerPoint 做出来的东西就叫演示文稿，它是一个文件。而演示

2、文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。1 1、启动、启动 PowerPointPowerPoint 首先启动 PowerPoint。用鼠标单击“开始”按钮选择“程序”项，在弹出的子菜单中选“Microsoft PowerPoint”命令，启动画面出来了。软件启动后，出现“新建演示文稿”对话框。上面是“新建演示文稿”选择区，下面是“打开已有的演示文稿”选择区。在上面的“新建演示文稿”选择空演示文稿可以创建一个新的演示文稿。、演示文稿的装饰、演示文稿的装饰 现在演示文稿都是白底黑字，不太好看，我们给演示文稿美美容。 套用模板是美化演示文稿的简便方法，通俗地说

3、，利用模板可以使幻灯片有背景，使幻灯片上的字都有颜色，内容都能排列得很整齐。除内容外，应用相同模板的幻灯片形式是完全一样的。 在幻灯片的空白处，单击鼠标右键，在弹出的子菜单中选择“应用设计模板”命令，弹出“应用设计模板”对话框。列表框中列出了 PowerPoint 本身给出的几十种模板，我们选中那一个模板，右边视图里就出现了那一个模板的模样。这时可以根据文稿的内容和自己的爱好，选择合适的模板样式，我们选择一种模板，然后单击“应用”按钮，文稿就像被美容过似的，不但有了漂亮的背景，文字的字体和颜色都变了，整张幻灯片看起来很协调。2最后可以按下 F5 按钮，放映一下刚刚做好的演示文稿。 3 3、文稿

4、的保存和打印、文稿的保存和打印 最后别忘了把文稿进行保存。(1)单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。(2)系统默认的目录是 My Document，我们可以把文件保存在这个目录下，也可以创建一个自己的文件夹。在“文件名”文本框中输入一个文件名。如果演示文稿中第一张幻灯片标题内有文字，系统就会以这个标题作为文件的名字；如果第一张幻灯片的版式中不含标题，系统默认文件名为“演示文稿 1”；演示文稿扩展名是“ppt”，是PowerPoint 的缩写；如果不想改文件的名字，就单击“保存”按钮，文件就被保存好了。 (3)最后我们可以把演示文稿打印出来。单击“文件”菜单，选择“打印”命

5、令，弹出“打印”对话框。(4)单击“确定”按钮，这时演示文稿就被发送到打印机进行打印了。 怎么样，PowerPoint 不难学吧！在以后的教程里， 我们会教您制作更漂亮，更实用的幻灯片， 让您真正掌握演示文稿的制作。 二、建立演示文稿二、建立演示文稿、演示文稿的建立、演示文稿的建立下面我们系统地学习 PowerPoint 2000，要学习的内容很多，我们还是从演示文稿的建立开始。进入 PowerPoint 后，显示出一个对话框，对话框上部是新建演示文稿选项区，提供了三种建立演示文稿的方法：内容提示向导、设计模板和空演示文稿。如果想新建演示文稿，就从里面选一种。上一课我们是用的模板来给幻灯片美容

6、的，模板是一种以特殊格式保存的演示文稿，一旦我们用了一种模板后，幻灯片的背景图形、配色方案等就都已确定了，所以套用模板是很省时省力的一件事。不过建立演示文3稿，还有更省事的，就是利用内容模板，它不但设置好了背景和颜色，还能预先填入很多文稿内容呢！ 不信我们就试一试，取消当前对话框，然后开始用内容模板建立演示文稿。、插入字符、插入字符有了空的演示文稿，就要在里面输入内容。先输入一个标题，单击标题占位符，按下 Ctrl+空格键启动输入法，然后输入“我的演示文稿”，再按一下 Ctrl+空格键，输入法就关闭了。下面我们再讲一下如何插入特殊字符，比如插入一个“”。把光标定位在要插入特殊字符的位置，单击“

7、插入”菜单，这里并没有“字符”命令(图一），用鼠标双击菜单，菜单就全展开了（图二），我们想要的“符号”命令就在里面。 这是 Office 2000 的新特性，怕菜单里的命令过多，找起来不方便，就把一些不常用的命令隐藏起来了。菜单栏里的命令可以根据使用者的习惯加以调整，刚开始只显示常用的命令，但如果你选用了隐藏的菜单命令，这条命令会自动上升到可见命令的名单上。一段时间后，每种菜单的上层将只显示你经常使用的命令。就是说我老用谁，就能在菜单里看见谁。 当然使菜单全部可见还有一个办法：在文本框中单击鼠标，菜单就折起来了，再单击“插入”菜单，它又展开了，菜单最下面有一个向下双线箭头，就表示还有一些命令被

8、隐藏着。如果单击它或是把鼠标在这个菜单上稍候片刻，就会显示全部的菜单命令。（图一）（图二）我们来插入乘号。在弹出的菜单中选择“符号”命令，出现“符号”对话框，单击“字体”下拉列表框，里面显示了很多种字体，我们选择“Symbol”字体(图三），这是比较常用的字体，里面的符号很全。常见的等都可以在这里找到，当我们用鼠标单击一个符号时，符号会以选中状态放大显示。我们选中“”，再单击“插入”按钮（双击这个符号也行），乘号就被插入到文稿中了；如果还想插入其它符号，可以继续相同的操作；如果没有其它符号要插入，就单击“关闭”，回到文稿中。 插入的符号可以和其它文字一样，进行各种编辑处理。刚才我们所插入的字符

9、是在“Symbol”字体中，而在其它字体里面，比如字体等符号在“Wingdings“字体 中。4（图三）、插入图片、插入图片下面我们再插入一页新幻灯片。按CtrlM 快捷键都可以快速地插入一张新幻灯片。我们已经用过两种版式了，这次选个带画儿的，选中左下角这个，“文本与剪贴画”(图一），按“确定”。 我们可以通过在幻灯片中插入图片来增加视觉效果，提高观众的注意力，给观众传递更多的信息。更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。（图一）剪贴画怎么加呢？双击页面上的图标，打开“Microsoft 剪辑图库”对话框，在“图片”选项卡中列出了许多类型的剪

10、贴画(图二），选一个什么图呢？先看看办公室里有什么，点一下“办公室”类型图标就行了。我们找一个动物的图形，按一下对话框左上部工具条中的“后退”键，回到上一次浏览的剪贴画，拖 动滚动条，选取“动物”类别图标。这里有一个可爱的狮子头，我们就选它了。 单击狮子头图标，它就被选中了，这时图标旁边出现一组按钮，单击这个放大镜（图三），它表示预览剪辑，看，图片就是这个样子的。再单击“插入剪辑”按钮，剪贴画就被插入到幻灯片中了（图四）。 这时你会发现图片周围怎么还有几个小方块，这是图片的八个控制点，表示此时图片处于被选中状态，利用这些控制点可以放大和缩小图片。把光标定位在一个控制点上，等鼠标变成双向箭头时，

11、按下鼠标进行拖动，图片大小就随着变化，释放鼠标，图片大小就变化了。 在图形外面随便什么地方，单击鼠标，就取消了图片的选中状态，图片周图的小方块也就消失了。(图二） （图三）（图四）你也许会问，在画笔里画的图形能不能插进来呢？当然是可以的。单击“插入”菜单中的“图片”项，然后再选择“来自文件”命令，这时你就可以选择你画的图形了。在“查找范围”区内单击“历史”按钮，最近使用过的图片都列在里面，我们随便找一个图片文件，插入到幻灯片中(图五）。 幻灯片还能插入什么样的图片呢？只要是 Office 2000 支持的格式，都能插入到 PowerPoint 中来。除常见的BMP、WMF、JPG、TIF 等格

12、式外，PowerPoint 2000 还有一个新特色，就是5可以在幻灯片中插入 GIF 格式的动画图片。（图五）、插入影片和声音、插入影片和声音为了使幻灯片更加活泼、生动，我们还可以插入影片和声音呢！ 单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”(图一)命令。打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。我们就选这个 logoff 声音文件(图二)，单击“确定”按钮。这时系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，如果想在放映之前先听一下，可以双击一下这个小喇叭状的图标。 你还可以把自

13、己的声音加到文稿里。 插入的声音可以是 Office 2000 的剪辑库中提供的现成文件，也可以是用户自己创建的，只要是 PowerPoint 支持的格式就行。比如 Win98 里录音机录 WAV 格式的声音，MID 格式的声音文件、CD 音乐和 AVI格式的影片文件。（图一）（图二）插入影片和插入声音操作是非常相似的，我们再来插入一段电影。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。哦，出来“插入影片”对话框了，找到一个电影文件，就选 sun 这个影片（图三）。单击“确定”按钮。系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放影片”，单击“是”按钮确认。最后双击播放

14、。6（图三）、创建图表、创建图表接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。 图表是什么呢？用图表能表达任何数值信息，利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。你看，这些图表(图一）都是在PowerPoint 中做出来的，是不是很好看！（图一）单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。弹出“数据表”窗口，默 认的数据已出现在表格中了。这时就进入了图表编辑环境，Graph 的菜单和工具栏取代了 PowerPoint 的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。 数据表上有一

15、个单元格 A1，它的周围有个黑框（图二），表示它是活动单元格，利用方向键或鼠标单击可以移动活动单元格。我们在数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图也随着变化。 数据表的第一行和第一列是标题，直接就可以修改。看，单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了，下面我们添加一行数据。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏(图三），在打开的快捷菜单中选择“删除”命令(图四）；如果要删除行数据，例如第二行，同样用鼠标右键单击第二行行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令（图五）。图表会随

16、着数据的变化而变化。（图二）（图三）7（图四）（图五）接下来为图表添加标题。关闭数据表，单击“图表”菜单下的“图表选项”。在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题(图六），单击“确定”按钮，看，图表有名字了。（图六）柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。单击工具栏中的“其他按钮” ，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框，从列表中选择“折线图”。当前图表就变为 折线图了（图七）。 我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出子图表类型。看，XY 散点图、面积图、股价图，种类很多吧！ 根据数据的特点，我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。每个单位每个季度的销量就很清楚了！ （图七）（图八）如果觉得这个图表的背景太单调了，也可以装饰一下。图表中的各个对像都可以编辑。只要单击工具栏中的“图表对象”列表钮，在打开的选项中选择需要编辑的对象就可以了。看，我们选择“背景墙”，这时图表中所选对象四周就会出现控制点，然后单击“设置格式