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1、 采购管理信息系统整体解决方案采购管理信息系统整体解决方案采购采购-供应商关系管理供应商关系管理文件信息文件信息一般信息文件位置文件位置 / 名名 称称作者作者姓名姓名部门部门职责职责 / 角色角色签署签署日期日期认可认可/确认确认姓名姓名部门部门职责职责 / 角色角色签署签署日期日期批准批准姓名姓名部门部门职责职责 / 角色角色签署签署日期日期目目 录录文件说明.4 1 采购管理业务流程.5 1.1 采购申请单业务流程.5 1.2 采购订单业务流程.7 1.3 采购收货单业务流程.10 1.4 采购退货单业务流程.11 1.5 采购发票业务流程.14 2 供应商资料管理.16 2.1 供应商
2、或货运公司新增业务流程.16 2.2 供应商或货运公司档案资料修改维护业务流程.17文件说明文件说明 采购管理系统业务流程解决方案是根据企业目前整体情况来编写的。本业务流程强调 是实用可行。 主要业务流程：采购管理：采购申请单、采购订单、采购退货、采购发票。供应商档案管理：供应商档案新增管理；供应商档案修改维护。 在系统运行过程中若碰到有新的采购、供应商管理业务流程再进行添加。1 采购管理业务流程采购管理业务流程1.1 采购申请单业务流程采购申请单业务流程文档/单据文档/单据部门/岗位部门/岗位活动/流程活动/流程开始开始申请部门申请部门采购申请单填写-1采购申请单填写-1采购申请单采购申请单
3、审批相关人员填单人审核？填单人审核？结束结束请购明细中供应商资料设定-4请购明细中供应商资料设定-4所有人审批过了吗？所有人审批过了吗？Yes指定审批人-2指定审批人-2采购部采购部Yes采购订单采购订单Yes审核后申请单错误,申请单作废审核后申请单错误,申请单作废相关人员审批?-3相关人员审批?-3采购申请单转采购订单采购申请单转采购订单NoNoNo流程名称流程名称采购申请单编号编号FG-CH-01作者作者版本版本检查复核检查复核批准批准流程说明流程说明本流程描述了建立采购管理系统中各部门申请采购物品数据信息维护过程。各部门根据物品的消耗情况，计算出需补充的物品数量，并在系统中填写想应的采购
4、申请单。申请单资料填写无误后进行审核确认，审核确认后的采购申请单不能在进行调整维护。若发现申请单有问题应进行作废，重填申请单。在申请单审批表单中按一定顺序填写相应审批人，一般是部门审批、采购部审批或仓库主管审批。审批人对申请单按审批优先级进行审批，审批结束后转到采购部门进行处理。经审批后的申请采购单经采购部门设定各采购物品相对应的供应商后就可以转采购订单。 。采购申请单是内部管理，作为部门之间信息传递的单据，与外部供应商是无关联关系，采购申请单只有转到采购订单后，此采购申请单才认为走完流程。若有审批人没有进行审批，采购申请单是无法进行转采购订单的，审批流程一定要按审批优先级进行审批。 相关定义
5、相关定义采购申请单：采购申请单：是内部各部门申请补充物品的表单，也是各部门与采购部门、相关审批部门信息传递的表单。审批优先级：审批优先级：一张单据若要经多人审批，各人审批顺序号码，并且审批过程中一定要按次序进行审批。采购订单：采购订单：采购订单是与供应商签订采购合同在 ERP 系统中合同的体现。相关文件相关文件信息解决方案信息解决方案FG-CH步骤步骤操作界面描述描述操作部门/人1 1ERP 采购管理/采购申请单填写采购申请单，填写准确后对申请单进行审填写采购申请单，填写准确后对申请单进行审核。审核后发现错误，对申请单进行作废。核。审核后发现错误，对申请单进行作废。申请部门/申请人2 2ERP
6、 采购管理/采购申请单按申批优先级填写相关审批人。按申批优先级填写相关审批人。申请部门/申请人3 3ERP 采购管理/采购申请单相关人员按审批优先级对各采购申请单进行审相关人员按审批优先级对各采购申请单进行审批。批。相关部门/审批人4 4ERP 采购管理/采购申请单相对应的采购业务员对各采购申请单中的采购相对应的采购业务员对各采购申请单中的采购明细中的供应商进行设定，设定好后把申请单明细中的供应商进行设定，设定好后把申请单转为采购订单。转为采购订单。采购部/业务员1.2 采购订单业务流程采购订单业务流程文档/单据文档/单据部门/岗位部门/岗位活动/流程活动/流程开始开始采购部采购部根据采购申请
7、单或物料采购样品确认单结转到采购订 单或直接要据采购数量填写采购订单，对于一些原材 料应填好备注( 技术参数) -5根据采购申请单或物料采购样品确认单结转到采购订 单或直接要据采购数量填写采购订单，对于一些原材 料应填好备注( 技术参数) -5采购订单采购订单报批?报批?结束结束采购订单打印-9采购订单打印-9Yes与供应商确认供货合同-10与供应商确认供货合同-10审批后发现订单不 对或订单执行一半 不在继续执行，进 行订单关闭审批后发现订单不 对或订单执行一半 不在继续执行，进 行订单关闭总经理进行审批?-8总经理进行审批?-8指定相关部门对于物料特殊技术 参数进行确定指定相关部门对于物料
8、特殊技术 参数进行确定Yes供应商供应商技术部技术部NoNo样品确认后下订单？-1样品确认后下订单？-1采购申请单采购申请单物料样品确认采购单-2物料样品确认采购单-2审核?审核?通知供应商，供应商送样-3通知供应商，供应商送样-3样品通过确认了吗?样品通过确认了吗?物料样品确认-4物料样品确认-4查询各物料可用库存量，并把可用库存量指定到本 采购批次中，最后根据需求量及可用数量确定最终 的采购数量-6查询各物料可用库存量，并把可用库存量指定到本 采购批次中，最后根据需求量及可用数量确定最终 的采购数量-6有特殊技术参数说明的材料吗?-7有特殊技术参数说明的材料吗?-7NoYesNoYesNo
9、YesYes采购部采购部相关部门相关部门总经理总经理采购部采购部流程名称流程名称采购订单业务流程编号编号FG-CH-02作者作者版本版本检查复核检查复核批准批准流程说明流程说明本流程描述了建立采购管理系统中与供应商签订采购合同采购订单数据信息维护过程。采购申请单中的采购物料有进行采购样品确认后才能进行大批量采购的物料，系统则把这些物料结转为采购样品确认单，不需要采购样品确认的直接生成采购订单。有采购样品确认单，认真核对采购样品确认单所有采购信息，并对采购样品单进行审核。采购样品确认单审核后，通知供应商开始送样，供应商送样至本公司。供应商送来物料采购样品给相关部门进行确认，若确认通不过的，采购部
10、门通知供应商继续送样。若采购样品通过确认后，由确认单直接生成大货的采购订单。采购订单进行认真核对，确定各项采购信息及特殊物料的技术参数正确无误后，接下来确认采购数量。查询库存可用量，并把已结束订单的余料结存到当前订单要采购物料的批次，采购数量=物料需求量-已指定本批次库存可用量。最终的采购数量还要考虑到采购批量及采购成本。采购数量确定好了对本采购数量进行报批。若本采购订单有特殊物料采购，涉及到这些物料的技术参数，这些技术参数应交给相关部进一步进行确定。物料的参数确认好后再交总经理审批。总经理对当前的采购订单进行审批，审批的内容主要是采购数量及一些关键材料的采购价格。采购订单审批后打印采购订单，
11、并把打印出来的采购订单传送给供应商与供应商确定供应信息。若需要签订供货合同的，签订与其相对应的供货合同。采购订单业务流程对于所有生产用料或零部件的采购都应根据此流程来做采购合同， 相关定义相关定义 采购订单：采购订单：采购订单是与供应商签订采购合同在 ERP 系统中合同的体现 采购合同：采购合同：采购合同是公司与供应商之间采购物品的原始文件，受法律保护的文件。订单关闭：订单关闭：审核后订单若发现有误应对此订单进行关闭。若订单执行过程没有执行完毕需要终止此订单应进行订单关闭。相关文件相关文件信息解决方案信息解决方案FG-CH步骤步骤操作界面描述描述操作部门/人1 1ERP 采购申请单/采购管理采
12、购申请单中若有要经过采购样品确认后才能采购申请单中若有要经过采购样品确认后才能进行采购的，应把此种物料结为采购样品确认进行采购的，应把此种物料结为采购样品确认单；不需采购样品确认的物料直接转为采购订单；不需采购样品确认的物料直接转为采购订单。单。采购部/采购员2 2ERP 采购样品确认单/采购管理对采购样品确认单的所有送样、采购信息进行对采购样品确认单的所有送样、采购信息进行核对、确认；无误后对采购样品确认单进行审核对、确认；无误后对采购样品确认单进行审核。核。采购部/采购员3 3手工采购样品确认单审核，打印并通知供应商准备采购样品确认单审核，打印并通知供应商准备送样。供应商在规定的送样期间把样品送到本送样。供应商在规定的送样期间把样品送到本公司。公司。采购部/采购员4 4手工供应商送来的样交给相关部门进行确认，若确供应商送来的样交给相关部门进行确认，若确认没通过采购部门应通知供应商继续送样。认没通过采购部门应通知供应商继续送样。相关部门/相关人员5 5ERP 采购管理/采购订单若通过样品
