职务分析四步骤

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1、职务分析四步骤职务分析四步骤职务分析四步骤工作分析法是人事管理的一重要工具，经过工作分析所产生的工作说明书(或称职位说明书)是人事管理的一切基础。 1.工作分析意义 所谓工作分析，是对某项工作，就其有关内容与责任的资料，给予汇集及研究、分析的程序。企业为能在科学的基础上雇用工作人员，就必须对工作人员的素质先行订立标准，而为了建立人员的素质标准，就必须对工作的职务与责任加以研究。工作分析的成果便是撰写成“工作说明书“及“工作规范“，此项资料在人事管理上有下列用途： (1)在编制人力计划时，可了解业务上所需人员的条件。 (2)在聘请人才时，可了解各职位所需人员的资历。 (3)在核定工资等级时，可按

2、其工作职责核定其工资。 (4)在训练发展人员时，可根据工作上所需技能加以培训。 (5)在考评工作人员效益时，可根据工作上的要求效益评定其等级。2.工作分析步骤 工作分析的步骤有下列各项： (1)收集背景资料：包括机构或企业现有的背景资料，如业务项目、组织图、各部门职责。 (2)选择具有代表性的工作加以分析。 (3)收集工作各项分析资料。 (4)撰写工作说明书。 (5)撰写工作规范。 3.工作分析方法 进行工作分析须有训练有素的专业工作分析人员，工作分析一般采用下列方法进行： (1)观察(Observation)。 为对所分析工作获得真实了解，分析人员可到工厂实地观察。分析人员于观察工作时，必须

3、要注意工作分析要素：“做什么“、“如何做“、“为何做“，以及工作中所包含的“技术“，来探求工作的内容。 (2)问卷(Questionnaire)。 由分析人员制作工作分析问卷，问卷中包括工作内容，职责，使用材料与设备，以及工作上所需的知识能力等事项。 (3)面谈(Interview)。 较多公司雇用工作分析师，对工厂人员举行面谈、访问，以获得一切有关资料。此法亦是国外企业界使用最广的方法。 4.工作分析的项目 工作分析在进行时，应包括哪些项目，需视分析的目的而有所不同。一般而言，工作分析包括以下项目： (1)工作名称。此名称是公司用以招聘人员，或工作人员之间彼此所用的工作名称。 (2)聘请人员

4、数目。同一工作所聘请工作人员的数目和性别。 (3)工作公司。指工作所在的公司，及其上下左右的关系，亦即说明工作的组织位置。 (4)执行的工作。工作人员为达成其工作目的，所需执行的任务。 (5)职责。此项因素是工作人员所负的责任，包括所予监督及所受予监督程度的高低，因错误结果所造成的损失程序等。 (6)工作知识。圆满处理某一工作，工作人员所应具备的实际知识。 (7)智力的应用。适当执行工作任务时，必须运用的智力及其方法。 (8)经验。工作是否需要经验及何种经验，此因素对人员招聘、训练及评定工作价值、决定工资都很重要。 (9)教育与训练。工作人员需具有怎样的学历及应受怎样的训练，此资料可用为训练工

5、作所需。 (10)熟练及精确。此因素适用于需用手工操作的工作，工作的精确可用允许差误的限制说明。 (11)装备、器材及补给品。此包括工作所使用或所处理的装备、器材及补给品。 (12)与其他工作的关系。表明该工作与同公司中其他工作的关系。(13)体能要求。表明该工作人员体能状况的要求，包括视力、听力、跳越、爬高、举重、推力等，此因素对需靠体力工作的人员甚为重要。 (14)工作环境。包括室内、室外、温度、湿度、噪音、光度及工作危险性等。 (15)工作人员特性。指执行工作的主要能力。包括四肢的力量及灵巧能力、感觉辩识能力、记忆、计算及表达能力。 (16)工作时间与轮班。工作时数、工作天数及一次轮班的

6、时间幅度，是工作分析的重要资料。 以上所列分析项目，并非所有职位均需包括，例如在办公室担任内勤工作者则上列的“熟练及精确“装备器材及补给品“体能要求“工作环境“等项目可以不必列入。 5.工作说明书与工作规范 工作说明书与工作规范是工作分析的成果。该两项业务是人事管理的一切基础。 (1)工作说明书(Job Description)。 透过工作分析程序所获得资料，可撰写成工作说明书。 工作说明书的详尽程度或项目需视工作说明书使用目的而定。如果工作说明书是用来教导人员如何工作，则工作说明书对工作内容必须详加说明。如果工作分析的目的是为了工作评价，则应着重工作职务的繁简及责任的轻重。至于如何撰写工作说

7、明书始能符合企业需求，以下各项值得注意： 说明书须能根据使用目的，反映基本的工作内容。 工作项目应包罗无遗。 各说明书间文字措辞应保持一致。 文字叙述应简洁清晰。 工作职称可表现出工作技术水平及职责高低。 可充分显示各工作间的真正差异。 (2)工作规范(Job Specification)。 工作规范是工作人员为完成工作，所需要的知识、技术、能力及所应具备最低条件的画面说明。工作说明书是在描述工作，而工作规范则是在描述工作所需的人员资历，后者主要是用以指导如何招聘和录用人员。为了简化，工作说明书与工作规范都合并一起。工作规范成为工作说明书中职位担任人员需要的资历条件之一。 如何编写和管理职位说

8、明书职位说明书要求准备、规范、清晰。在编写之前，需要确定职位说明书的规范用语、版面格式要求和各个栏目的具体内容。 职位说明书编写与管理一般包括以下几项内容： 1、 职位基本信息 职位基本信息也称为工作标识。包括职位名称、所在部门、直接上级、定员、部门编码、职位编码。 2、 工作目标与职责 重点描述从事该职位的工作所要完成或达到的工作目标，约案弥拔坏闹饕霸鹑薜龋曜即驶阌 牵焊涸稹繁！取?3、 工作内容 这是最主要的内容，此栏详细描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的

9、环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。 4、 工作的事件特征 此项反应该职位通常表现的工作时特征，例如，在流水线上可能需要三班倒；在高科技企业中需要经常加班；建筑施工人员经常出差；一般管理人员则正常上下班等。 5、 工作完成结果及建议考核标准 此项反应该职位完成的工作标准，以及如何根据工作完成情况进行考核，具体内容通常与该组织的考核制度结合起来。 6、 教育背景 此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时，经常有这样的情况：某职员时一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工，但他的教育北京显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑，如果让一位新员工

10、来工作，他最低应是什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。 7、 工作经历 此项反应从事该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求，一般包括俩方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景；另一个需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中、高层管理职位。 8、 专业技能、证书与其他能力 此项反应从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。 9、 专门培训 此栏反应从事该职位前，应进行的基本的专业培训，否则将部允许上任或部能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后，还必

11、须经过那些培训。 10、 体能要求 对于体力劳动型的工作，这项要求非常重要。 职位说明书一般由人力资源部门同意归档管理。然后，职位说明书的编写并不是一劳永逸的工作。实际中组织内经常出现职位增加、撤消的情况，更普遍的情形是某项工作的职责和内容出现百年动。每一次工作信息的边哈都用该及时记录在案，并迅速反应到职位说明书的调整之中。在这种情况下，一般由职位所在部门负责人向人力资源部提出申请，并填写标准的职位说明书修改表，由人力资源部门进行信息收集并对职位说明书做出相应的修改。职务分析的基本术语整个职务分析活动的操作，实际可以从不同个体的职业生涯与职业活动的调查入手，依此分析工作的职务、职位、职责、工作

12、任务与工作要素，最后从不同层次上确定工作的性质、繁简、难易与承担的资格条件，即确定工作的职系、职组、职门、职等与职级。以上出现的若干专门术语是职务分析操作过程中经常出现的，也在进行职务分析之前应当明确理解的。 要素，是指工作活动中不便再继续分解的最小单位。例如速记人员速记时，能正确书写各种速记符号；锯木工锯木头前，从工具箱中拿出一把锯子。 任务，是为了不同的目的所担负完成的不同的工作活动，即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。例如，管理一项计算机项目、打字，从卡车上卸货等等，都是不同的任务。 职责，是指某人担负的一项或多项相互关联的任务集合。例如，人事管理人员的职责之一是进行工资调查。这一职

13、责由下列任务所组成：设计调查问卷，把问卷发给调查对象，将结果表格化并加以解释，把调查结果反馈给调查对象等四个任务。 职位，是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。例如，办公室主任，同时担负单位人事调配、文书管理、日常行政事务处理等三项职责。在同一时间内，职位数量与员工数量相等。 职务，是指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合或统称。例如，秘书就是一个职务。职务实际上与工作是同义的。 职业，是指不同时间、不同组织中，工作要求相似或职责平行（相近、相当）的职位集合。例如，会计、工程师等。 职系，由两个或两个以上的工作组成，是职责繁简难易、轻重大小及所需资格条件不同，但工

14、作性质充分相似的所有职位集合。例如人事行政、社会行政、财税行政、保险行政等均属于不同职系，销售工作和财会工作也是不同职系。职系与工作族同义。 职组，是指若干工作性质相近的所有职系的集合。例如，人事行政与社会行政可并入普通行政组，而财税行政与保险行政可并入专业行政组。职组并非职务分析中的必要因素。 职门，即是指若干工作性质大致相近的所有职系的集合。 职级，是同一职系中职责繁简、难易、轻重及任职条件充分相似的所有职位集合。 职等，是指不同职系之间，职责的繁简、难易、轻重及任职条件要求充分相似的所有职位的集合。 职业生涯，是指一个人在某工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。这一步骤是职务分析管理

15、方面的工作中十分重要的一项内容。具体来说职务分析一般有如下几种目的： 工作描述 工作设计和再设计 工作比较及薪酬设定 这是职务分析的主要目的之一。大多数薪酬系统都是基于工作权重体系的，而职务分析正是用于分析、表达这一权重体系的。 人员甄选录用 组织进行职务分析以获取有关职务的任职资格信息：所需知识技能、社会交往能力等等。这些信息是组织进行人员甄选录用所依据的基本标准。 制定培训计划 通过职务分析确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。这样培训所涉及的工作内容和责任才能准确地反映实际的工作要求，使员工在培训中学到的知识技能与未来的工作实际应用相一致，从而大大降低人力资源培训与发展费用。 工作绩

16、效评价 职务分析所得到的职务说明书可以明确表达组织对其人员的绩效要求。通过职务说明书工作者能明确了解自己工作的职责、内容、目的、合格的标准等等信息，同时这些信息也是组织进行绩效考核的重要标准。 人力资源开发 工作者往往会注重自我工作能力的培养与发展，职务分析得到的有关信息正是组织中个人发展的目标及检验标准。职务分析是职业咨询与人事计划的基础。 进行组织内部分析 职务分析所得结果可以说明组织中各个职务的权责关系、信息流动方向等等，这些信息是我们分析、解决组织内部问题的第一手资料。 在确定职务分析的目的这一阶段，应当注意的是职务分析的目的与职务分析过程中所要调查、收集的信息内容是密切相关的。 职务分析的实施步骤二：确定职务分析的程序一般的职务分析程序包括以下几方面内容： 职务分析活动开展前的决策 这方面内容涵盖了前面提到的职务分析的管理方面和设计方面的大部分工作。它包括: A 建立职务分析小组 B 选择被分析的工作 C 限