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1、第二讲第二讲 商务函电写作基础商务函电写作基础 Essentials for Business Communications 2.12.1 商务函电书写基本原则商务函电书写基本原则 Principles for business communications A. Courtesy 礼貌礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。1) We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our lates
2、t catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. 2) You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. B. Consideration 体谅体谅(you-attitude) 要从对方的角度去考虑问题，要从对方的角度去考虑问题， 而不是从
3、自身出发，语气上尊重对方而不是从自身出发，语气上尊重对方 3a). We allow 2 percent discount for cash payment. 3b) You earn 2 percent discount when you pay cash. 4a) We wont be able to send you the brochure this month. 4b) We will send you the brochure next month C.Completeness 完整完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如一封商业信函应概况了各项必需的事项，如 邀请信应说明时间
4、、地点等，切忌含糊不清的信件。邀请信应说明时间、地点等，切忌含糊不清的信件。 D. Clarity 清楚清楚 意思表达明确，要注意：意思表达明确，要注意： 1）避免用词错误：）避免用词错误： 5) As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此处此处 bimonthly 可以是可以是 twice a month 或者或者 once two months.，可以，可以 改写为：改写为： 5a) We have two direct sailings e
5、very month from Hong Kong to San Francisco. 5b) We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. 5c) We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.every two months/evert other month. (2) 注意词语所放的位置：注意词语所放的位置： 6) We shall be able to supply 10 cases of the item only. 6a) W
6、e shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者则有两种商品以上的含义。前者则有两种商品以上的含义。 (3) 注意句子的结构：注意句子的结构： 7a) We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air. 7b) We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20. E
7、. Conciseness 简洁简洁 (1) 避免废话连篇：避免废话连篇：1.We wish to acknowledge receipt of your letter.可改为：可改为：We appreciate your letter. 2.Enclosed herewith please find two copies of.可改为可改为: We enclose two copies of. (2) 避免不必要的重复避免不必要的重复 (3) 短句、单词的运用：短句、单词的运用： Enclosed herewith-enclosed at this time-now due to the f
8、act that-because a draft in the amount of $1000- -a draft for $1000 F. Concreteness 具体具体 G. Correctness 正确正确 2.2 书信格式书信格式 Structures A 结构格式结构格式 (layout styles)商务英语书信商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国，常用是指交易时所使用的通信。在美国，常用 Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信，它包括书信、
9、电报、电话、电传、报告书、明信 片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和 称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。 一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用 词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为 简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用 标
10、准式英语标准式英语 Queens English；如果写信的对象是美国或美国势力范；如果写信的对象是美国或美国势力范 围的地区时，围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也 有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。 商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行 开头垂直的，称为垂直式或齐头式开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式；，美国常用这种格式； 每段的第一个词缩进去，称为缩
11、进式或锯齿式每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国，英国 常用此格式。常用此格式。 垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重 工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼 的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址， 称为信内地址（称为信内地址（Inside address） 。信内地址的写法也有垂直式和缩进。信内地址的写法也有垂直式
12、和缩进 式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行 依次退缩。依次退缩。 不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相 同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信 的的 Inside Address 中，把门牌号和街名都省略掉。中，把门牌号和街名都省略掉。Email: 格式格式 Fax: 格式格式 （略）（略） B 称谓差异称谓差异(Greetings) 在英文书信中要使用敬语
13、，最普遍的敬语是在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs 和和 Miss（用于未婚女性）（用于未婚女性） 。英国人常在男性的姓名之后用。英国人常在男性的姓名之后用 Esq. (Esquire 的缩写的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用，不过在商业上也在慢慢地改用 Mr. Mmes. (Madam 的复数形式的复数形式)，用于二个女士以上。，用于二个女士以上。Messrs（Mr 的复数形的复数形 式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团 体。在英国式英文信里，体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messr
14、s，均不加缩写句点，相反，均不加缩写句点，相反 地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如 Mr., Mrs., Messrs.。在。在 称呼方面，商业上最普遍的有称呼方面，商业上最普遍的有 Gentlemen（美国式）与（美国式）与 Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的（英国式）二种，相当于我国的“敬启者敬启者“或或“谨启者谨启者“。如果信。如果信 是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用 Gentlemen（复数形式）（复数形式） ，英语用，英语用 Dear Sirs。如果对方公司只一人
15、时，。如果对方公司只一人时， 必须使用必须使用 Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗 号号(comma)，美国式用分号，美国式用分号(colon)。书信结尾客套语。书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼敬礼“、“致敬致敬“、“ 顺安顺安“等句。最为典型的美国式写法是等句。最为典型的美国式写法是 Sincerely 和和 Best regards，典，典 型的英国式表达有型的英国式表达有 Yours sincerely（熟人或知道对方
16、姓名）（熟人或知道对方姓名） ，Best wishes, kind regards 和和 yours faithfully（不知姓名）（不知姓名） 。此外，英国式。此外，英国式 的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。2.3 基本的交易往来函电基本的交易往来函电 Specimen of Routine Communications in Business 1. 交易的先声交易的先声 Trying the way Dear sirs, May 1, 1988 Inquiries regarding our new product, the Deer Mountain Bike, have been coming in from all parts of the world. Reports from users conf
