黑河学院图书馆档案管理办法

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1、黑河学院图书馆档案管理办法黑河学院图书馆档案管理办法第一章第一章 总总 则则 第一条 为了加强图书馆的档案管理工作，有效地保护和利用档案为图书馆事业的发展服务，根据黑河学院档案管理条例 ，并参照国家档案部门有关规定，结合图书馆工作实际，特制定本办法。第二条 本办法所称档案，是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的、具有查考利用价值并归档保存起来的材料图书馆归档材料的形式主要有：文字、图表、声像、电子形式等。 第二章第二章 机构与职责机构与职责第三条 按照“统一领导、分级管理”的原则，图书馆档案实行馆长主管、馆办公室集中统一管理、档案员具体负责的管理体制。第四条 馆办公室设立专职档案员负责全馆档

2、案管理工作，各部室设立兼职档案员负责本部室的档案工作。专兼职档案员应认真负责，对各方面应归档的材料及时督促、检查、收集、鉴定、整理。档案内容应完整、真实。图书馆各部室及工作人员应积极配合，保障档案工作顺利进行。第五条 图书馆档案工作在业务上受黑河学院档案管理部门的监督和指导。第六条 档案管理人员必须具备专业知识，按照学院档案管理部门要求，进行专业培训，取得资格。第七条 档案管理人员要严格执行有关保密规定，遵纪守法，努力做好本职工作，为图书馆各项工作服务。 第三章第三章 文件材料的收集、归档、加工与整理文件材料的收集、归档、加工与整理第八条 档案管理人员必须认真、细致、坚持经常地做好档案资料的收

3、集工作，以保证图书馆档案的连续性及完整性。第九条 凡图书馆各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由本部门档案管理人员于翌年三月末前进行整理、立卷，向档案室移交。上级文件一经处理完毕，应立即归档；各部门需随时查考的文件材料可在年终整理归档；代表图书馆参加的各种会议的材料，会后应全部归档。第十条 档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。 “长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下。第十一条 要正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据图书馆、学院积累历史文化财富和今后查阅价值的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定其保管期限。(一)凡是反映图书馆主要职能和基本历史面貌的，对图

4、书馆、学院建设和历史研究有长远利用价值的档案、列入永久保管，主要包括：图书馆制定的属于政策法规性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变及单位负责人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于图书馆工作范畴并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关下发属于图书馆工作范畴需要贯彻执行的重要文件材料。(二)凡是反映图书馆一般工作活动，在较长时间内对图书馆工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要包括：反映图书馆一般工作及问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于图书馆工作范畴并

5、需要贯彻执行的一般文件材料，馆内各部室报送的年度工作总结、报告及年度统计报表等文件材料。(三)凡在较短时间内对图书馆有参考价值的文件材料，列为短期保管，主要包括：图书馆工作活动中形成的一般事务性的文件材料；上级机关颁发的与图书馆工作有关但不需要贯彻执行的一般性文件材料，馆内各部门报送的一般性工作总结，报告和统计报表等文件材料。第十二条 文件材料应在区别不同保管期限的前提下，按年度、组织机构(或问题)分类立卷。图书馆的档案可按其专业特点划分为四个门类：(一)文书档案类：1、党群工作：包括党务、馆总支会议记录、统战、共青团、工会、监察、纪检、审计等方面工作的文件材料。2、行政工作：大事记、馆务会议

6、记录、3、人事教育工作：包括人事管理、教育培训等方面工作形成的文件材料。(二)业务档案类：1、上级机关文件材料：包括上级机关颁发的有关业务工作的文件及上级机关召开会议印发的有关业务工作的文件材料。2、基础业务工作：包括文献的搜集、整理、典藏等方面工作形成的材料。业务工作：有关图书馆各项业务工作的材料，如计算机、检索课、讲座、学术报告、内部培训等。3、读者服务工作：包括借阅服务，检索咨询服务、读者活动等方面工作形成的材料。4、研究辅导与协作协调：包括有关图书情报及其相关学科的研究、图书馆工作方法与工作实践的研究、工作调研、对各系部图书室的辅导、与其他部门或单位在业务工作及事业建设方面的协作协调等

7、方面的材料。5、管理工作：包括档案管理、统计管理、表彰奖励等方面的文件材料及各项规章制度、大事记、馆务会议记录、馆务日志、工作计划及总结、经验材料、其他有关业务工作管理方面的文件材料。(三) 设备档案类：包括固定资产的购入、使用、管理等方面的文件材料。(四) 声像、实物档案 ：包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片、电子出版物及获上级或其他有关部门颁发的锦旗。奖状。奖牌、证书、奖杯等。 第十三条 在区别不同保管期限的基础上，同一年度，同一保管期限的文件材料可按业务门类顺序合并立卷(内容较少的相邻类别合并装订)，但在案卷封皮及卷内目录上要标注清楚。第十四条 档案加工整理总的

8、质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求如下：(一)在归档的文件材料中，应当将每件文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件分别立在一起，不得分开。(二)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件

9、在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。(四)卷内文件材料应按排列顺序统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用阿拉伯数字打印页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。(五)立卷的文件材料必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；卷内目录要用打印机打字；卷内文件目录要放在卷首。(六)

10、声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。(七)有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应填写立卷人、检查人的姓名和时间，以示负责。备考表应置卷尾。(八)卷内文件材料要去掉金属物；对破损的文件材料应进行修补，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；纸页小的文件材料应加贴在 16 开纸上，纸页宽大的应折叠整齐、压平；卷内文件一般以不超过 200 页为宜，超过的可根据文件材料内容分段立卷。(九)案卷应使用黑河学院档案管理部门统一印制的封皮，一般采用三孔一线的方法装订；装订时，案卷外口及下边要整齐。不便装订的案卷，应置于特制的卷夹或卷盒内，逐件用细线装

11、订。第十五条 装订后的案卷应按不同门类、不同保管期限分别排列；按照案卷的保管期限及排列顺序编制档号。要遵循科学性和稳定性的原则，在同一全宗内目录号不能重复，在同一目录内案卷号不能重复，在同一案卷内张(页)号不能重复。不能设虚号、空号。案卷号以每本案卷目录为单位进行编制，每本案卷目录只能编一个统一的流水号。 第四章第四章 档案的保管、利用、统计档案的保管、利用、统计第十六条 图书馆根据档案的数量设置档案室；图书馆各门类的全部档案作为一个全宗应集中在档案室统一保管。第十七条 综合档案室设立全宗卷，记载反映一个全宗的历史情况的文件，积累、存储图书馆案卷的立卷说明、分类原则、鉴定整理报告、交接凭证、检

12、查记录、全宗介绍、组织沿革等材料，集中立卷保管。第十八条 档案室应有防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防人、防尘等措施，并配备必要的设施。要建立健全档案保管工作的各项规章制度。第十九条 要定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，发现问题及时采取措施予以解决；要逐步实现档案的计算机管理，并应纳入图书馆自动化管理系统，以提高科学管理水平及服务效率。第二十条 档案管理人员调动工作时，必须做好清点交接，并办理移交手续。第二十一条 档案管理人员要熟悉馆藏档案的内容及情况，根据查找利用需要编制各类目录、索引等检索工具，积极做好档案的查阅服务工作。利用图书馆档案，应填写档案查阅登记簿 ，并严格遵守有关规章制度。

13、第二十二条 档案管理人员应按规定填写档案收进和移出登记簿，准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 第五章第五章 档案的鉴定、销毁及移交档案的鉴定、销毁及移交第二十三条 要定期对档案进行鉴定。鉴定时必须以辩证唯物主义和历史唯物主义观点进行认真分析研究，正确判定档案保管期限。第二十四条 经鉴定后，将过期和已失去保存价值的档案材料，编造销毁清册，经馆长审查批准，并报学院档案管理部门备案后进行销毁。销毁时，由二人在指定地点进行，并在销毁清册上签字。第二十五条 图书馆要按学院档案管理部门有关规定，将永久保存的档案定期向学院档案管理部门移交，确属需留用的重要档案，可复制留存，原件移交学院管理部门

14、。 第六章第六章 附附 则则第二十六条 本办法由黑河学院图书馆负责解释。第二十七条 本办法自下发之日起施行。附：1、黑河学院图书馆文件材料归档范围及保管期限表2、黑河学院图书馆文件材料不归档范围 附 1： 黑河学院图书馆文件材料归档范围及档案保管期限表一、党群工作类(一)党务工作文件材料1、党的会议记录、纪要、决议、决定、党代会或党员大会形成的重要文件材料、图书馆出席上级党代会代表名单或在上级党代会、专业会议上的重要讲话、经验材料、党员名册永久2、党组织工作计划、规划、总结长期3、上级党组织颁发的有关文件材料短期(二)统战工作文件材料短期(三)共青团工作文件材料1、团组织成立、换届的报告和批示

15、及组织发展有关材料永久2、团代会文件材料、年度计划、总结、报告、奖惩名单、团组织关系介绍信及存根长期(四)工会工作文件材料1、工会年度计划、总结、报告、工会改选报告及批示、工会会议记录、纪要、决议、决定、上级行政部门表彰的劳动模范、先进工作者等文件材料长期2、图书馆表彰先进工会、先进工会工作者名单及事迹短期(五)监察、纪检、审计工作文件材料1、监察工作中于成的文件材料(1)监察工作年度计划、报告、总结及立案过程中形成的文件材料长期(2)上级机关颁发的有关监察工作的文件短期2、纪检工作文件材料(1)纪检工作年度工作总结及重要专题总结长期(2)处理党员违纪案件的文件材料及党员申诉、复查报告、复查结

16、论及复查过程中形成的文件材料永久(3)上级纪检部门颁发的有关文件短期3、审计工作文件材料(1)审计工作中形成的审计报告永久(2)审计工作年度报告、计划长期(3)上级审计部门颁发的有关审计工作的文件 短期二、人事教育工作类(一)图书馆人事教育工作计划、总结、报告长期(二)人员管理有关文件材料1、上级或图书馆批准的机构设置、变动情况及干部任免文件永久2、职工考核、管理有关材料长期3、招聘职工、选拔干部、职工调配等文件材料永久4、图书馆专业技术及行政职务的评审聘任材料永久5、图书馆对职工实施奖惩的文件材料永久6、图书馆职工离退休有关文件材料长期7、工资福利有关文件材料(1)图书馆职工转正、定级、提职、晋袈等文件材料长期(2)图书馆调资计划、方案、总结等短期(3)调资人员名单永久(4)职工劳保福利、保健、岗位津贴、聘