秘书处工作手册

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1、1目录目录值班相关要求2人员通知5会议记录6档案管理27大事记9活动计分12公文写作14优秀学生分会评比3174一、值班相关要求一、值班相关要求时间：周一至周五 14:0015:30 与 15:3017:20，每天两班； 1. 地点：苏州大学本部华丰楼二楼学生会办公室； 2. 值班人员：每班 23 人； 3. 流程：1)到学生会办公室部门签到；2)到秘书处的办公桌上查阅完成及待办事迹本(内部参详) ，并及时完成待办 事项；3)若遇分会人员上交材料，应做好相关记录：分会及校会均需签字，并将具体事 宜记入完成及待办事迹本(内部参详)及材料录入与借出 ；4)积极查阅各分会的上交材料，并翻阅我中心的历

2、代资料，做到心中有数；5)待到值班结束时间，到办公室部门签退。 4. 资料位置： 秘书处共有两个办公桌： 、主办公桌：平时值班用； 、副办公桌：保存重要资料用。 主办公桌俯视图：上级来文各分会工作总结各分会工作计划二十七次学代会校会发文校会中心上交材料各分会来文各中心工作计划总结会议记录通讯录秘书处登记表副办公桌主视图：副办公桌主视图：1 完成及待办事迹本(内部参详)2 材料录入与借出(一)3 材料录入与借出(二)4 留言本各分会工作日志及工作简报本中心所用文具用品近期工作材料(重要)空白纸质材料 (红头文纸)材料夹空抽屉部分已用材料存档 (如打分表等)历史材料存档5其它各项材料空文件夹历年工

3、作简报 工作总结 工作计划工作总结 工作计划 会议记录 签到表特色材料 工作简报红文5.常用材料介绍（1） 、红文：苏州大学学生会所发，具有极高执行力的红头文件。分为苏大学发(苏州大 学学生会对各学生分会的正式通知)及苏大学函(苏州大学学生会针对个别学生分会的通知 或批复)；（2） 、分会工作日志：各学生分会每月会上交一份工作日志，工作日志的内容为本月学 生分会的大事件介绍，日志末页会留有一页空白页，标题为“校会意见” 。工作日志收取后 需立刻记录在案，并及时批复、盖章。工作日志将由各分会近期取回，并立刻记录在案；（3） 、分会工作简报：各学生分会每月会上交一份工作简报，工作简报内容为本月学生

4、 活动的介绍。工作简报收取后需立刻记录在案。工作简报将留在我中心，不再下发；（4） 、分会工作计划及工作总结：各学生分会每学期初会上交工作计划一份，每学期末 会上交工作总结一份。两者收取后需立刻记录在案。两项材料将留在我中心，不再下发； （5） 、特色材料：各学生分会自行上交的有分会特色的材料。特色材料收取后需立刻记 录在案。后期会作为优秀学生分会评比的参评材料。特色材料将留在我中心，不再下发；（6） 、秘书处登记表：秘书处收取分会工作日志、工作简报、工作计划、工作总结、特 色材料等资料后，需立刻记录在秘书处登记表的相关表格中；（7） 、完成及待办事迹本(内部参详)、材料录入与借出(一)、材料

5、录入与借出(二)： 此三本皆为秘书处值班需用（8） 、通讯录：主要包括苏州大学学生会通讯录、分会主席通讯录、分会副秘书长通讯 录及各学生分会通讯录；（9） 、会议记录：对各项会议进行全程记录的资料。一份记录外部会议，一份记录秘书 处内部会议。要求尽量细致，字迹工整。6. 注意事项 （1） 、收取各项资料后需分别在秘书处登记表、完成及待办事迹本(内部参详)、材料录入 与借出(一)、材料录入与借出(二)四份材料中登记； （2） 、工作日志的批复需严格遵守固定格式：6.标题：“校会意见”或“校会批复” ，一般各分会会打印于末页左上角，如没有，值 班人员可自行补写，并提醒领取工作日志的同学下次注意；.

6、称谓：XXX 学院（部）学生分会：.正文：每段段前空两格，语言规范严谨，无错别字；.结尾：另起一段写：特此批复。.署名：苏州大学学生会；.日期：20XX 年 X 月 X 日；.盖章：到团委要取“苏州大学学生会”印章，端正盖下；.若以上几点有任何一处出错，请重新批复。样例：校会意见校会意见XXXX 学院（部）学生分会：学院（部）学生分会：你院四月份举办了较为丰富的学生活动。在学习、体育、文艺你院四月份举办了较为丰富的学生活动。在学习、体育、文艺等方面的活动上，你院学生分会均展现出较高的组织及协调能力。等方面的活动上，你院学生分会均展现出较高的组织及协调能力。其中，主持人大赛给予同学们充分展示的平

7、台，既锻炼了同学们相其中，主持人大赛给予同学们充分展示的平台，既锻炼了同学们相应的能力，又体现了学生分会一心为同学服务的宗旨。应的能力，又体现了学生分会一心为同学服务的宗旨。你院的工作日志图文并茂，叙事井井有条。愿你院再接再厉，你院的工作日志图文并茂，叙事井井有条。愿你院再接再厉，继续保持优良的工作作风，全心全意为同学服务。继续保持优良的工作作风，全心全意为同学服务。特此批复。特此批复。苏州大学学生会苏州大学学生会20102010 年年 5 5 月月 7 7 日日(3)值班人员应及时更新通讯录，并将新的通讯录上传至秘书处工作邮箱 (4)任何值班人员在值班时应保持苏州大学学生会成员严谨踏实的工

8、作作风，和礼貌谦逊的 待人态度。展示校会成员应有的风采。7二、人员通知二、人员通知（一）通讯录更新（一）通讯录更新1、校会各中心：定期确认各中心主要成员有无人员和联系方式的变动，及时修改。 2、学院（部）分会：在右下角标注上交日期（已注制作日期的除外） ，方便日后整理。 3、特殊情况：已换届但未交新通讯录，在换届请示中查找名单，从现有通讯录种查找联系 方式。 4、通讯录表格制作 （1）苏州大学学生会成员通讯录 标题“苏州大学学生会成员通讯录” 。表格分为五列，分别是部门、职位、姓名、性别、 年级学院（部） 、手机号码。表格的“部门”一列依次为主席团主席、秘书处、办公室、 图文工作室、外联中心、

9、文化中心、新闻传媒中心、管理服务中心、青年志愿者服务中 心。主席团的职务分为主席和副主席；秘书处的职位分为副秘书长和常务秘书，青年志 愿者服务中心的职位分为主任、理事和副主任，其他各中心的职位都为主任和副主任。 姓名一列名字一定要正确，同一级别按姓氏笔画排列。注意：在表格的右下角右对齐标 注“校会秘书处制” ，下一行标注制表日期“X 年 X 月” 。 （2）苏州大学学生分会主席通讯录 标题“苏州大学学生分会主席通讯录” 。表格分为四列，分别是姓名、学院（部） 、性别、 手机。表格的学院（部）一列学院的名称要准确完整且顺序不能改变，依次为文学院、 凤凰传媒学院、社会学院、政治与公共管理学院、教育

10、学院、商学院、王健法学院、外 国语学院、数学科学学院、物理科学与技术学院、材料与化学化工学部、计算机科学与 技术学院、电子信息学院、机电工程学院、体育学院、纺织与服装工程学院、艺术学院、 医学部、金螳螂建筑与城市环境学院、应用技术学院、文正学院、城市轨道交通学院。 注意：在表格的右下角右对齐标注“校会秘书处制” ，下一行标注制表日期“X 年 X 月” 。（3）苏州大学学生分会副秘书长通讯录 标题“苏州大学学生分会副秘书长通讯录” 。表格分为四列，分别是姓名、学院（部） 、 手机、分会工作邮箱。表格的学院（部）一列学院的名称要准确完整且顺序不能改变， 依次为文学院、凤凰传媒学院、社会学院、政治与

11、公共管理学院、教育学院、商学院、 王健法学院、外国语学院、数学科学学院、物理科学与技术学院、材料与化学化工学部、 计算机科学与技术学院、电子信息学院、机电工程学院、体育学院、纺织与服装工程学 院、艺术学院、医学部、金螳螂建筑与城市环境学院、应用技术学院、文正学院、城市 轨道交通学院。注意：在表格的右下角右对齐标注“校会秘书处制” ，下一行标注制表 日期“X 年 X 月” 。（二）（二）发放通知发放通知1、时间要求：最晚提前一天通知。2、内容格式：说明时间、地点、活动内容。若用短信通知，须加上“收到请回复，谢谢！” ，并以“（校会秘书处） ”结尾，须收到被通知人的回复方可视为通知到位，对方的回复

12、须在该活动结束后方可删除。8三、会议记录三、会议记录（一）会议记录（一）会议记录1、会议包括：分会主席会议、分会副秘书长会议、校会主任副主任例会、秘书团会议、秘 书处中心例会等。 2、会议前在签到表上签到，列出缺席、请假人员。 3、会议记录格式：按会议记录纸要求 4、记录内容：包括发言人及其内容，列出层次，分清主次，详略得当。结尾标注“会议结 束” 。 5、重要会议制作电子文档。（二）签到表表格制作（二）签到表表格制作1、 苏州大学学生会签到表 标题“苏州大学学生会签到表” 。表格分为四列，分别为：部门、职位、姓名、签到处 （会议时间： ）表格的“部门”一列依次为主席团、秘书处、办公室、图文工

13、作室、 外联中心、文化中心、新闻传媒中心、管理服务中心、青年志愿者服务中心。主席团的 职务分为主席和副主席；秘书处的职位分为副秘书长和常务秘书，其他各中心的职位都 为主任和副主任。姓名一列名字一定要正确，同一级别按本部至新区及分会通讯录学院 （部）的顺序排列。注意：在表格的右下角右对齐标注“校会秘书处制” ，下一行标注 制表日期“X 年 X 月” 。 2、 苏州大学学生分会主席签到表 标题“苏州大学学生分会主席签到表”表格分为三列，分别为：学院（部） 、姓名、签 到处（会议时间： ） 。表格的学院（部）一列学院的名称要准确完整且顺序不能改变， 依次为文学院、凤凰传媒学院、社会学院、政治与公共管

14、理学院、教育学院、商学院、 王健法学院、外国语学院、数学科学学院、物理科学与技术学院、材料与化学化工学部、 计算机科学与技术学院、电子信息学院、机电工程学院、体育学院、纺织与服装工程学 院、艺术学院、医学部、金螳螂建筑与城市环境学院、应用技术学院、文正学院、城市 轨道交通学院。注意：在表格的左下角左对齐标注“校会秘书处制” ，下一行标注制表 日期“X 年 X 月” 。 3、 秘书处例会签到表 标题“苏州大学学生会秘书处例会签到表” 。表格分为六列，表格的第一格用斜划线分 开分别右下角标注“姓名”左上角标注“时间” 。姓名一列名字一定要正确，同一级别 按姓氏笔画排列。注意：在表格的右下角右对齐标

15、注“校会秘书处制” ，下一行标注制 表日期“X 年 X 月” 。9四、档案管理四、档案管理（一）归档内容（一）归档内容1、分会事务类 （1）各学院（部）分会工作计划 （2）各学院（部）分会工作总结 （3）各学院（部）分会工作简报 （4）各学院（部）分会特色材料 2、校会事务类 （1）上级来文 （2）校际交流（贺信、回函） （3）分会来文 （4）校会发文（红文、批复） （5）校学生会各中心活动总结 （6）校会各中心工作计划、工作总结 （7）校会年度工作总结 （8）校会工作简报 （9）校会年度大事记 （10）学代会有关材料 3、活动类 （1）优秀学生分会、优秀学生干部评比材料 （2）优秀学生分会评比材料 （3）校级活动比赛结果 4、会议记录类 （1）分会主席例会会议记录及签到表 （2）分会副秘书长会议会议记录及签到表 （3）校会主任副主任会议会议记录及签到表 （4）校会秘书团会议会议记录及签到表 （5）秘书处内部例会会议记录及签到表 5、人事档案类 （1）分会各中心人员档案 （2）校会各中心人员