沥青收发操作流程

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1、1沥青收发操作流程沥青收发操作流程为了规范公司内部管理，提高各部门工作效率，特制定以下沥青库沥青收发流程：一、一、沥青的入库沥青的入库1.1、汽运沥青入库、汽运沥青入库在货物到达后，内勤人员和库主任应先检查车罐所有进出车的铅封是否完好，铅封号是否与发货单相符，检查无误后方能过磅卸货，如发现异常应立即报公司货源部处理。内勤人员根据卸货称重的情况如实填制入库清单表 （见附件一）后，由库主任验收签字，并留存一份厂家发货单 。如果我公司的签收数与厂家的发货数磅差较大(超过千分之三)，内勤人员和库主任要及时将信息反馈到公司货源部，以便货源部与厂家及运输公司协商解决，解决后方能卸货。 入库清单表第二天上班

2、即传回公司财务， 厂家发货单由内勤及时交公司财务。1.2、船运沥青入库、船运沥青入库由库区或公司派接货员到船运码头卸货，开具接船收货通知单 （见附件二） ，一式三联，一联留存，另两联交运输司机带到沥青库签收后交一联给库区内勤，留一联司机做运费结算用。同时做好接船装车记录表 （见附件三） ，打好铅封和封条，然后汽运至沥青库。此后流程同汽运沥青入库流程。1.3、火车运沥青入库、火车运沥青入库财务人员接到厂家发货通知后及时将铁路罐车计量单 （见附件四）发到接货沥青库，接货沥青库应及时联系火车站等相关单位安排火车对位，待火车对好货位后 1 小时内由内勤人员根据当班人员实际测量数据如实填写 库沥青槽车入

3、库原始测量数据表 （见2附件五）中的车号、表号、初高、初温传回公司财务部，财务人员根据此数据核算每个槽车沥青数量，与厂家发货单数量核对无误后发卸货通知单 （附件六）给库区主任方能升温卸货，如财务发现数量有短少等情况时，不能卸货，应立即通知公司货源部与厂家协调解决后方能卸货。升温后，内勤和当班负责人要如实填写 库沥青槽车入库原始测量数据表 （见附件五）中的点火时间、熄火时间、终温、终高、开口卸油时间、关口时间、槽车空罐高、未卸尽沥青、柴油消耗高、柴油箱体积、消耗柴油重、柴油平均消耗、煤消耗、电量、厂家发货重、库区入罐号、操作工等要素，再由库主任审核签字后，将数据表传到公司财务以便于财务人员最终核

4、对沥青的卸货入库数量，判定是否卸干净和做能源消耗分析。1.4、沥青入库质量控制、沥青入库质量控制每批次沥青入库均需取样封存，并由发货单位或运输单位代表在封条（见附件十五）上签字。汽运为每 200 吨取一次、船运为每船取一次、铁运为每 5 节槽车取一次，每次取5 桶，每桶 35 公斤。对方留 1 桶，我方留 4 桶（其中 1 桶为即时试验用） 。原则上取样试验合格后方能卸车，但不具备试验条件的应及时送至中心试验室，待改批沥青试验合格后方能发货。中心试验室应做好试验并详细登记试验结果报告表（见附件十六） ，如发现试验结果有不合格的项目应第一时间向货源部部长汇报，再由货源部长向库区、发货单位、运输单

5、位等相关部门下发通知、协调处理。二、二、 沥青的发货沥青的发货21、发货的申请、发货的申请211、现款现货方式。客户付款后，由业务员向财务部门提出发货申请，财务人员收到货款后，在总经理同意发货的价格范围内以传真的方式发通知到库区进行生产发货。见发货通知单 （见附件七） 。3212、合同垫铺方式。在合同垫铺范围内，如遇客户需要沥青，由业务员向财务部门提出发货申请，财务人员根椐合同约定的内容核对在垫铺范围内的发货数量，确认无误后以传真的方式发通知到库区进行生产发货。见发货通知单 。213、赊销的方式。先由业务人员以短信的方式向分管副总及总经理提出发货申请，短信内容为：“ 单位需以 的单价从 库区赊

6、销 沥青 吨，月 日 时需要到货，预计 月 日收回货款。目前该单位累计欠我司货款约 元。 ”然后再与分管副总及总经理沟通赊销事宜。总经理在收到业务员的申请赊销短信后，同意赊销的，在业务员的短信申请末加上“同意”二字，将短信息转发给财务人员，然后由财务人员以传真的方式发发货通知单到沥青库。财务人员要及时督促业务员按时收回赊销单位的货款，如果所赊沥青货款未能按时收回，财务人员必须向分管副总及总经理汇报。不同意赊销的，由总经理在业务员的申请短信末加上“暂不赊销” ，然后将短信息转发给财务人员。214、直销的方式。业务员从财务部门领取空白的沥青磅单，待货物从厂家直发到收货单位后，业务员根据厂家的发货凭

7、据开具本公司的沥青过磅单 （见附件八，具体开具方法可以咨询公司财务人员）交收货单位称重签收。在客户收货后的三日内，由业务人员将直接销售开具的本公司沥青磅单、厂家的发货凭据以及客户签收的过磅单交回公司财务部。财务人员向沥青库下达发货通知的同时，应以书面形式、短信或邮件形式及时告之生产部长和货源部长，以便生产部长合理安排生产事宜，货源部长合理安排备货事宜。各库区收到的发货通知道单如遇同一单位时以最新一张上注明的数量为准，如有未执行完的数量不得累计在新的发货通知单中。22、沥青库的生产、发货、沥青库的生产、发货4221、公司授权财务部门对各沥青库传达发货通知，各沥青库必须严格按财务的发货通知内容进行

8、生产发货，不得超过发货通知上的数量。如遇周日、财务人员外出等特殊情况的，财务人员、总经理或分管财务副总可以先短信通知沥青库内勤人员或库主任进行生产、发货，再由业务员与库区人员直接衔接具体的发货事宜。待财务人员回公司或星期一上班后将发货通知补传到沥青库。业务员只能在财务部门传达的发货通知范围内及总经理或分管财务副总短信同意发货的范围内，与库区衔接具体发货时间、数量，不得在发货通知以外的范围内安排库区人员进行生产及发货。对于有发货通知单的，库区根据业务员的具体要求升温发货；对于没有发货通知单但业务员要求提前升温、生产（改性、乳化）的，业务员要向财务部门提出申请，由财务部门向沥青库发提前升温、生产通

9、知 （见附件九） ，沥青库主任要据实做好升温记录并汇报给生产部长，以便于生产部长及时判断是否在正常生产范围内。对于业务员要求财务通知升温、生产而由于各种原因未能发货的，库区应第一时间将当次升温记录（见当班操作记录 ，附件十）传至公司财务，财务部和生产部计算损失后由业务员承担由此给公司带来的损失。在沥青生产过程中，沥青库库主任或内勤每间隔一小时向业务员报告生产进度，如有特殊原因不能在客户要求的时间内供应沥青，要及时将情况反映给生产部长和业务员，以便业务员及时和客户进行沟通。222、各库区发货需提前升温要求：鹤岭沥青库、衡阳沥青库：7-10 月份为高峰期，大罐提前预热由生产部根据业务部门当月计划和

10、实际情况合理安排，具体每天发货升温情况如下：1、 如每天发货量在 50 吨以下，则需提前 5 小时通知升温；2、 如每天发货量在 50-100 吨，则需提前 10 小时通知升温；3、 如每天发货量在 100-200 吨，则需提前 24 小时通知升温；54、 如每天发货量在 200 吨以上，则需提前 48 小时预报，24 小时不停升温。11-6 月份为低峰期，大罐原则上不提前预热。具体每天发货升温情况好下：1、如每天发货量在 50 吨以下，则需提前 10 小时通知升温；2、 如每天发货量在 50-100 吨，则需提前 24 小时通知升温；3、 如每天发货量在 100-200 吨，则需提前 36

11、小时通知升温；4、 如每天发货量在 200 吨以上，则需提前 72 小时预报。德山、邵阳、怀化沥青库：如在 10 天内未进行升温发货则视为初次升温，则：1、 如每天发货量在 50 吨以下，则需提前 12 小时升温；2、 如每天发货量在 50-100 吨之间，则需提前 24 小时升温；3、 如第天发货量在 100 吨以上，则需提前 72 小时向生产部预报。如连续发货 3 天以上则视为连续升温，则：1、如每天发货量在 50 吨以下，则需提前 8 小时升温；2、如每天发货量在 50-100 吨之间，则需提前 16 时升温；3、如每天发货量在 100 吨以上，则需提前 24 小时通知，并 24 小时连

12、续升温。生产改性沥青需至少提前 3 天通知库区，以便安排生产人员。具体生产时间由货源部统一安排，但必须由财务部下发提前升温、生产通知。2.3、沥青出库质量控制、沥青出库质量控制2.3.1 沥青出库必须经试验合格后方能装车，原则上每天做一次试验，不具备试验条件的库区须每 500 吨取样检测一次。2.3.2 每台车辆装前必须由库区主任、内勤或指定人员对车辆进行检查，确认无水、燃料油、乳化沥青、化工材料等影响沥青质量的异物方能装车，对有异物的车辆一律不予装6车。2.3.3 车辆装好后由内勤将车辆装油口和卸油口用铅封或塑料封条封好,并将封条号码在库区过磅单备注栏内注明。2.3.4 库区及沥青部业务员应

13、通知收货单位核对封条号码，如发现封条号码与磅单上注明的号码不符或伪造封条的，请不予卸车。并及时通知货源部处理。2.3.5 通知运输单位及收货单位，如工地需要取样的，必须在车辆顶部取样，不能在卸油口接。否则取出的样品没有代表性，我司不予认可。23、发货清单的填写及磅单的开具、发货清单的填写及磅单的开具仓库内勤人员根据财务部的发货通知、送达单位及发出沥青称重情况如实填写发货清单表 （见附件十一）上的日期、收货单位、品名、车号、原始皮重、实际出库数中的皮重、毛重、净重、封条号码等要素，然后开具沥青过磅单 （见附件八，一式六联，皮重、毛重、净重等） ，交由库区主任复核签字。承运司机在磅单票上签字。运输

14、司机在库区内勤的运输登记本上签字后，将第一联（存根联）以外的五联单交给运输司机，由运输司机送达收货单位后交收货单位过磅签收，第五联（运输联）由运输司机留存，第四联（收货联）交收货单位，其余三联（2 结算联、3 记帐联、6 中转结算联）由公司内勤人员向运输司机收回。收货单位有称重单的，内勤人员必须要求运输司机返还一联称重单到仓库。内勤人员根椐磅单及客户称重单如实填写发货清单表上的磅单开票数中的皮重、毛重、净重，如实填写签收数、磅差。如果客户签收数小于公司发货的数量，库区内勤人员和库主任需对运输车辆进行回库称重，将回库皮重填写在发货清单表中的回库皮重栏内。对于不正常的签收情况，由库区内勤人员及时打

15、电话告知财务人员、业务员和生产部，以便公司及时做出处理。三、单据的领用、传递及保管三、单据的领用、传递及保管7各库区根据业务需要领取公司磅单的，由内勤人员到公司财务部领取。公司财务人员负责登记单据号码、份数、领用库区、领用人，然后由领用人签字领用。内勤人员对公司所领的磅单负责保管。接货员去码头接船前，到公司财务部领取，公司财务人员负责登记单据号码、份数、领用人，然后由领用人签字领用。接货员返回公司后即将接船收货通知单 （存根联） 、接船装车记录表交公司财务。为了便于公司财务部门及时核对数据的准确性，库区原则上不留存间隔一个月以上的入库单、磅单、发货通知、发货清单表等凭据，要及时将所有单据返还给

16、公司财务。当日有入库、出库的，由内勤人员于第二天上午之前将入库清单表 、 发货清单表 、 进销存日报表 （见附件十二）发传真给公司财务；在每月开始的第一个工作日，由内勤人员将上月的月度报表（见附件十三）发传真给公司财务。内勤人员在每月月初的三个工作日内整理好上月份的厂家发货单、 入库清单表 、 接船收货通知单 、 铁路罐车计量单 、 库沥青槽车入库原始测量数据表 、 卸货通知单 、 发货通知单 、 沥青过磅单 、 提前升温通知 、当班操作记录 、 发货清单表 、 进销存日报表 、 月度报表等交回公司财务核对、核销、保存，其中厂家发货单、 沥青过磅单在公司有人来往库区时及时带回公司财务部，单据的传递填写单据传递表单据传递表 （附件十四）（附件十四） 。四、沥青库存数的核对四、沥青库存