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1、从账户的用途结构分析，应付账款明细账应是贷方余额，它反映期末应付账款数额。但是，预付账款的特定核算方法会使应付账款明细账出现借方余额，该余额实际上是预付账款。预付账款的核算有两种方法，第一种方法是单独设置预付账款账户核算，第二种方法是不单独设置预付账款账户而将预付账款的内容合并在应付账款账户内核算。按照第二种核算方法，如果预付账款发生在前一个月，收到商品或接受劳务在后一个月，就会产生应付账款明细账借方余额，该余额实际上是预付账款，在编制资产负债表时应包括在预付账款项目内。由于应付账款明细账借方余额的存在，所以应付账款明细账的贷方余额才是真实的应付账款，在编制资产负债表时该余额应包括在应付账款项
2、目内。应付账款总账余额实际上是上述应付账款与预付账款的差额，而不是真实的应付账款。 现举例说明以应付账款账户核算预付账款的情况。 例：某工业企业采用预付账款方式向 a 公司采购甲材料，有关经济业务如下：（1）3 月 10 日向 a 公司预付货款 100000 元，以银行存款支付。 借：应付账款a 公司 100000 贷：银行存款 100000 （2）4 月 25 日收到 a 公司交来的甲材料。随货附来的增值税专用发票上列明，价款 300000 元，税额为 51000 元。材料已入库，差额未付。 借：原材料甲材料 300000应交税金一应交增值税（进项税额）51000 贷：应付账款一 a 公司
3、351000 （3）5 月 31 日以银行存款向 a 公司支付差额。借：应付账款a 公司 251000 贷：银行存款 251000 将以上分录的相关内容过入“应付账款a 公司”明细账。 4 月 25 日收到材料时，“应付账款a 公司”明细账贷方登记应付金额 351000 元，而不是贷方冲销预付金额 100000 元。体现的是会计管理的要求，即要求该明细账反映预付账款采购业务款项的预付、应付和差额补付的情况，以便通过该明细账实现对预付账款采购业务全过程的监督和管理。如果仅以“应付账款a 公司”明细账的资料为依据，那么，3 月、4 月和 5 月底资产负债表中预付账款和应付账款项目应填列的数据如下（
4、单位：元）： 3 月 31 日：预付账款 100000 4 月 30 日：应付账款 251000 5 月 31 日：应付账款 0 预付账款采用上述第一种方法核算需要设置预付账款账户，从账户的用途结构分析该账户明细账应是借方余额，反映期末预付账款。但是，按照会计管理的要求，预付账款明细账要反映预付账款采购业务款项的预付、应付和补付的全过程，以便通过预付账款账户对该项采购业务进行全过程的监督和管理。按照这一要求预付账款采购业务要按每一供货或劳务供应单位设置预付账款明细账户，预付账款时按预付金额登记该账户的借方，收到商品或接受劳务时按应付金额登记该账户的贷方，补付应付金额与预付金额之差额时登记该账户
5、借方。若登记应付金额在前一个月，而登记补付金额在后一个月，就会产生预付账款明细账的贷方余额。它是应付数与预付数之差额即应补付金额，实际上是一项应付账款，在编制资产负债表时该余额应包括在应付账款项目内。由于预付账款明细账户贷方余额的存在，真正的预付账款应该是预付账款明细账的借方余额，该数额在编制资产负债表时应包括在预付账款项目内。预付账款总账余额是上述预付账款与应付账款之差，而不是真实的预付账款。 现举例说明以预付账款账产核算预付账款的情况。仍以上例资料为例，编制分录如下（材料按实际成本核算）： （1）3 月 10 日预付货款： 借：预付账款a 公司 100000 贷：银行存款100000 （2
6、）4 月 25 日收到甲材料，登记应付金额： 借：原材料甲材料 300000应交税金一应交增值税（进项税额）51000 贷：预付账款a 公司 351000 （3）5 月 31 日补付差额： 借：预付账款a 公司 251000 贷：银行存款 251000 将以上分录的相关内容过入“预付账款a 公司”明细账。 仅以“预付账款a 公司”明细账为依据，资产负债表中应付账款和预付账款项目于 3 月、4 月和 5 月末应填列的金额（单位：元）为： 3 月 31 日：预付账款 100000 4 月 30 日：应付账款 251000 5 月 31 日：预付账款 0 根据上面分析，可以将有关明细账余额的经济内容概括如下，应付账款明细账借方余额反映预付账款，贷方余额反映应付账款；预付账款明细账借方余额反映预付账款，贷方余额反映应付账款。编制资产负债表，确定表中应付账款和预付账款项目应填列金额时，务必牢记这一点。
