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1、承辦人收發公文及歸檔之注意事項承辦人收發公文及歸檔之注意事項* *請勿使用請勿使用再生紙再生紙列印列印歸檔公文，因為檔案管理局作業手冊規範酸性紙質會影響紙本檔案保存。 * *雙面列印注意事項雙面列印注意事項公文簽辦單(或函稿)、公文本文、公文附件如要雙面列印，這三者請分開分開雙面列印，不要連續雙面列印，以便利歸檔掃描作業流程。 * *請勿使用請勿使用背面已使用過之回收紙背面已使用過之回收紙 簽辦陳核公文，以便利歸檔掃描作業流程。那些公文要歸檔那些公文要歸檔? ?依檔案法令相關規定，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，均應列入歸檔管理。此外，檔案法第十三條：公務員於職務移交或離
2、職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。前項規定，於民營事業企業機構移轉公營，或公營移轉民營者，均適用之。 歸檔注意事項歸檔注意事項 承辦單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後送交文書組辦理歸檔。 承辦人編寫頁碼編寫頁碼請參見文書組常見問題中央大學承辦人公文歸檔頁碼編寫注意事項說明及範例 ( (http:/140.115.187.89/ncuoga/dispatch/qhttp:/140.115.187.89/ncuoga/dispatch/qu uestion_form.php?id=69estion_form.php?id=69) ) 於公文右上方
3、填註：分類號及保存年限 列印歸檔清單一式兩份或或列印歸檔清單一份及填寫歸檔登記簿。 系統附件註明欄位：附件檔案明說，請一併填寫歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限；附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品（如海報） ，得不辦理歸檔；擬辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於簽辦單上書明附件抽存於業務承辦單位。 未以原件歸檔者，應敘明具體事由簽陳權責長官核准後，併案辦理歸檔。(即說明未何未以原件歸檔的簽呈及非原件公文，一併歸檔) 機密文件歸檔注意事項主旨勿填寫密不錄由，請扼要表達主旨或事由之文字。1.核對機密文件封套上的公文資料是否完整填寫與蓋章須由承辦人填寫之欄位年度、收發
4、文字號、分類號、保存期限、主旨、機密等級、解密期限、總頁數文件產生起迄時間、文件封裝時間須由承辦人及相關會辦單位蓋章之欄位收文：發文：1 編編 號號 人人 員員 簽簽 章章收文人員收文人員月月 日日2 分分 文文 人人 員員 簽簽 章章秘書室組長秘書室組長月月 日日3 簽簽 收收 人人 員員 簽簽 章章承辦單位承辦單位月月 日日4 承承 辦辦 人人 員員 簽簽 章章承辦單位承辦單位月月 日日5 送送 回回 歸歸 檔檔 簽簽 章章承辦單位承辦單位月月 日日6 檔檔 管管 點點 收收 簽簽 章章點收人員點收人員月月 日日1 承承 辦辦 人人 員員 簽簽 章章承辦單位承辦單位月月 日日2 承承 辦辦 主主 管管 簽簽 章章承辦單位承辦單位月月 日日3 繕繕 打打 編編 號號 簽簽 章章 月月 日日4 校校 對對 封封 發發 簽簽 章章 月月 日日5 抄抄 本本 簽簽 收收 簽簽 章章承辦單位承辦單位月月 日日6 檔檔 管管 點點 收收 簽簽 章章點收人員點收人員月月 日日承辦人未符合以上歸檔注意事項，一律退文。承辦人未符合以上歸檔注意事項，一律退文。
