外贸业务员的基本素质要求

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1、外贸业务员的基本素质要求外贸业务员的基本素质要求第一步:作为业务人员的心态:记住该记住的,忘记该忘记的。改变能改变的,接受不能改变的。 谈 业务人员的心态,就必然会涉及两个方面:招聘和应聘。如果以业务人员/销售代表的身份进入公司, 工作职责就是:维护好客户,多接订单。如果以业务助理的身份进入公司,工作职责就是:做好业务 经理分配的工作。两者工作内容相同,但待遇却有相差。一般来说,业务人员/销售代表是有业务提成 的;而业务助理是没有提成的。在招聘和应聘时,公司与业务人员双方需就待遇问题谈好细节条件。这 就对双方提出要求。对公司来说,一整套完善的业务薪资体制需要出台;对业务人员来说,不要让不 确定

2、因素模糊下去。一个连自己利益都不会去争取的业务人员会为公司争取利益吗?从发展来说,业 务人员应与公司的发展同步。即,业务人员的工作为公司带来稳定的发展,得到应得的报酬。业务人 员在进入公司时,就必须做好在公司工作 3-5 年以上的准备。因为一个业务人员从熟悉产品到积累固 定的客户最好也需要 1 年以上。也就是说到第 2 年,业务人员才能真正从自己的工作成果中获利。公 司的相应待遇制度也应该建立在 3-5 年以上而且用好业务人员的这 3-5 年时间,为公司谋取更大的利 益。任何事都没有对与错,它是一种经历;人生也只是一种经历。所以要怎么样去做,尽管大胆地去 做吧!第二步:做到正规,注重细节 为什

3、么要正规和注重细节? 对外贸易与其他的贸易不同,因为地理、 文化背景等方面的不同,它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本 上学习到的那些知识和规范。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度,工作是否严谨及是否可以信 任。如何正规和注重细节? 从业务人员来说,所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例。它们都 有其固定的格式和规范。 所以尽量使用正规的商务信函,正规的合同格式,正规的样品发票等文件。 在实际操作中从以下几方面做到:1. 对客户的回复使用正规商务信函格式。2. 在每一封信函中正确使用签名格式3. 努力提高英语写作水平。使用正确、简洁的语言。4. 使用常用的字体

4、及字号。公司如有规定,使用公司规定的字体,字号及颜色。 5. 不使用非正规缩 写。如:asap. 6. 规范使用英文大小写。不使用全部大写,以方便客户阅读 7. 尊重客户,使用礼貌 用语。勿出现商务忌讳用语或太粗俗语言。第三步:熟悉产品 一个连产品都不熟悉的业务人员,能将产品推销给客户吗?会赢得客户的信任吗?从以下方面来熟悉产品:1. 如果是生产型企业,业务人员多到生产车间和样品制作部去;如果是贸易企业,多与工厂负责人 沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺,另一方面可以全面了解产品相关知识。2. 如果你是接手以前业务人员手上的工作,整理以前与客户沟通过的信函,会让你了解许多有关产

5、品 方面的知识。3. 不懂一定要问。因为客户既然敢下订单,说明他对产品还是有一定了解的,甚至说非常了解。而你 要做的就是比他更专业,因为你要卖你的产品给他。把客户当傻瓜是最不明智之举。4. 如果还有其他业务人员,创造机会让你们成为朋友。如果他愿意帮你,你可以省很多时间和精力。5. 做个有心人。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中。 公司产品知识 见皮革文具及皮革制品参数标准。第四步:做到 “分析反馈沟通”,“建议”和“守诺” 沟通心态及目标:将客户每个询价变成 订单。即使这次沟通没有接到订单,也要让客户在下次有类似的产品询价时,第一时间想到你或你的 公司。分析反馈沟通 在

6、收到客户信函和询价时,第一件事就是认真阅读,然后进行分析;主要分 析客户的意向是什么,客户需求什么及客户希望得到哪些方面的信息。 根据多年对客户来函的统计及 汇总,可以将其分为如下几类:1. 建立业务关系函件 这样的信函主要内容是介绍公司的情况,表达建立业务关系的意向及客户经营 范围。 回复方式:感谢客户对公司的关注,简单介绍公司的服务,体现公司实力,引导客户尝试公司 提供的服务。 2. 产品大类的询价函件 此类信函客户意向比较明显他需要什么类别的产品,作途是 什么等。这时,有针对性的推荐一些产品给客户并配合客户了解更全面的产品。主要以体现企业在这 些产品上及服务上的专业为中心。因为要推荐产品

7、,所以必不可少的会涉及到产品图片。什么样的产 品图片是最合适的呢? 1) 产品图片规格(单个产品):大小(以最长的一边算)不要超过 24CM, 分 辨率 72-100 DPI 为合适。这时图片大小在 200K 以内为好。 这样产品图片即清晰,体积也不大。通过 电子邮箱发送也很方便。 如果多个产品在一个图片上,大小以不超过 24CM 为好,分辨率为 100DPI 为 合适。图片大小在 400K 左右。这里就涉及到一些简单图片处理的知识了。在 PHOTOSHOP 的入门教程上 有介绍。到网上搜索或到书店买本书来学习一下。2) 单个邮件大小不要超过 800K。最好在 600K 以内。这样方便客户接收

8、邮件。如果超出 800K,则可以 分多封信函进行发送。3) 产品图片必须给客户直接印象并让客户清楚了解产品所有细节。我们产品必须有产品合起及打开时 的图片。如有增加配件需单独附上。在报价中不包括的配件,最好单独附图片。4) 业务人员使用的产品图片必须清楚,能真实反映产品颜色,结构,配件等款式不可缺少的因素。所 以要求产品在拍摄时使用正片拍摄。正片拍摄费用也不贵,正片分两种:#120 和#135. 一般以 120 为 主,个体较小的产品(如钱包等)使用 135 拍摄在成本控制方面较为划算。#120:50 元/张, #135:30 元/张。大约值,具体请与拍摄公司确认。3. 单个或几个产品款式的询

9、价。 这样的产品询价针对性比较强,客户已经将目标锁定到了具体的产 品上。这时,第一步是满足客户的第一需求得到报价;然后才是体现公司实力和服务的专业。当然 以上所有的回复方式都是针对新客户。对于老客户就不用说太多,以实际服务质量及产品质量来说话。 这里还提及一点:做个正式的报价单。报价单属企业文件的一种,也属于 VIS 中的一部分。越正规越 好。国外客户习惯使用 EXCEL 文档,也可以将其做成 PDF 文档发送给客户。报价单文件名称方面也有 进究。最能好包括产品名称,型号,数量,报价日期或客户编号。这样方面双方以后进行查找及核对。 可将询价产品细分为两种: 1. ODM:即公司自行开发的产品

10、如果产品款式不多,可以在报价的时候 附产品图片,这样方面客户通过信函直接进行比较、审核。报价需要详细,包括:价格,产品说明/描 述,包装资料,样品时间,样品费用,大货。如有商标,也需要注明相关细节。 如果款式太多,可以 不提供产品图片。而只提供报价。报价以表格的形式,即只提供价格而没有详细细节。待客户选择具 体的款式后,再提供详细的报价。2. OEM:即客户来款式报价。 这些款式可能是客户直接开发的,也可能是竞争对手开发的。它代表了 客户需求的一种意向。 对于此类询价,除作详细的报价单外,还需将这些款式发送到公司产品设计和 开发部门,作为公司开发产品的借鉴。分析:客户是否有价值。 公司投入广告

11、就象撒网一样,拉上岸 的除了鱼还有树枝,垃圾等。所以公司通过广告得来的询价并不是全部都有价值。公司需要对这些资源进行过滤后,为真正的客户提供服务。一个公司拥有有限的资源,它只能服务一些客户并令他们满 意,不可能服务所有客户并令他们满意。如何来辨别客户的价值呢?可以从以下方面进行判断:1. 客户国别是否在贵公司主打市场范围内?2. 客户联系方式是否符合正规公司条件:公司名称,地址,电话,传真,电子信箱,网站这些资料是 否完整。电话和传真是同一个号码或者电子信箱是免费邮箱(yahoo. gmail, hotmail, 等) 的客户,一般是很小的公司。对于这些客户不要放过多的精力和时间去进行跟进。

12、根据以往的经验, 所有免费的邮箱会在使用 1 年以后失效。3. 通过样品收费的方式过滤一部分无诚意合作的公司。2004 年以前,几乎有一半的贸易公司都不接受 样品费用。到 2005 年,接受样品费用的公司也越来越多。而且一般来说低价值的产品的样品费用都会 在生产大货时退还。一般情况下收取样品费用,是对于新客户来说。而样品费用这个过滤网,也会为 企业在开发大客户时成为障碍。因为绝大多数大公司是不同意支付样品费用的。这就看企业在开发客 户时的取向了。这只是一个过滤网,可以对感觉比较有价值的客户采用灵活的调整。如公司订单比较 缺乏时,可以通过免费样品争取到一些客户,这也是企业竞争的一个方面。制度与灵

13、活的拿捏平衡也 是很关键的。经过多次与客户的沟通及长时间的统计,但我想念肯定还会有其他的方法可以从沙中淘 出金子来。这些技巧就要大家来补充了。 反馈与沟通 在订单跟进过程中,业务人员需养成即时反馈 及沟通的习惯。客户发出的信息都能得到你的反馈,这样可以让客户放心。如果能让客户也养成这样 的习惯,那也会减轻业务人员的工作量。沟通,不管是在订单跟进或为人处事中都是极其重要的一个 手段。这里要说的沟通是确认订单前所有的细节。细节要分成两个部分。一、业务人员方面的:即业 务人员可以根据产品方面及跟单方面的知识来确认的细节。二、客户方面的:即需要客户确认的细节。 这两方面的把握也是体现业务人员跟单能力的

14、重要因素。建议:站在客户的角度,给出你的建议。 销 售最理想的高度是:顾问式的销售。站在客户的角度来考虑问题,提出你自己的建议来帮助客户。同 时也帮助了你自己。从产品来说,你要比客户更了解产品,所以您的建议会比客户的想法更适合于项 目中的产品。你的合理建议让客户感觉到你的专业,也感觉到你的尽职。这样还让客户给你多一份信 任。这种信任关系在业务开展中是非常重要的。它会让你的客户忠诚度提高一个层次。 但合理的建议 是建立在对产品的充分了解和丰富的跟单经验上的。这两个因素都是在业务开展过程中慢慢积累起来 的。它也是一把双刃剑,用得好事半功倍,用不好会显得更不专业。守诺 它是业务开展的基础,也是 为人处事之道。除了业务人员必须守诺,还要让公司最高领导人守诺。而为了遵守承诺,最好的办法 就是少做承诺,在给客户承诺之前, 先去确认一个满足承诺的条件是否可行。而一旦做了承诺,就一 定要做到。如果做不到,就要诚心地向客户道歉,不要去辩解或推卸责任。只需向客户说:这是我的 错。然后想办法来弥补。五:一定的单证操作能力。有这么个说法,要做好业务必先做好单证。对于单证的熟悉有助与你更好 的衔接各个环节。

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