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1、第第 1 页页 /共共 3 页页前台岗位说明前台岗位说明主要职责具体内容执行依据输出结果结果评价标准1. .前台电前台电 话的接转话的接转 听听1.接电话，在电话响起 3 声之内接听，并 以标准普通话问候：“您好！东方智慧！ ”问清对方单位、姓名、来电事项后根据 情况及时转接。 2.转接电话，先问明情况后再行转接；如 是找领导的电话，先给对方讲：“对不起， 请您稍等，我帮您问问。 ”问领导接进与否 后，再接入或婉拒。婉拒：“对不起，领 导今天不在/领导正在会议中。请问您需要 留言转达吗？”记录好对方的留言再行转 达。 3.负责接听总机电话，工作时间内不得离 开总机，如离岗需请人带值岗，或者将总
2、 机转入行政主管分机，或进入电话留言状 态。下班后将总机转入留言状态。 4.负责对总机进行保养，若需维修，及时 通知行政主管。 5.准备好留言簿，以便各类电话接听留言、 客户留言、外送单位留言等记录，对于各 留言，前台应及时通知当事人。1.学院员工 手册。 2.学院前台 工作规范。1.转接听电话 记录。 2.电话留言薄。1.及时， 电话 接听是否是在 3声以内。 2.准确，转接 零出错率。 3.不在岗位时 是否转入行政 主管办公室或 进入留言状态。2.2.访客接访客接 待待1.迎接，访客进入大门，立即起立微笑地 问候：“您好，欢迎来到东方智慧，请问 有什么可以为您服务的吗？” 2.问询：“请问
3、您找哪位？有预约吗？” 有的话，先电话问询预约人，允许后引导 客人至指定地点，请客人稍等，送上茶水。未预约者，问询来访者单位、姓名，访问 者姓名，来访事由。再电话咨询访问者是 否接待。将访客引导至等待区，请客人稍 等，说明访问者在做什么，稍后就来，并 送上茶水。 不方便接待者，则请来访者留下联系方式 婉拒：“某某正在开会/讲课或不在，请您 下次约见。 3.如是约见先生的客人，先咨询先生的助 理先生是否有预约接待，再引导至先生助 理处，再由先生助理接待。再听从先生助 理的安排按相应的接待级别予以配合。 4.来访者应由访问者送出办公区域，否则，1.访客接待 礼仪。2.学院的电 话分机联络 表。1.
4、访客登记薄、 留言薄。1.准确：领导 约见的则准许 进入办公楼层， 不能随便放进 任何一位。 2.引导至规定 地点等待，不 可让来访者随 便进入办公区 域。 3.服务周到， 零投诉率。 第第 2 页页 /共共 3 页页前台应迅速用电话弄清事由，方可送客。3.3.信件收信件收 发与统计发与统计1.接收、发送信件，并及时转交给信件接 收人，不得晚于信件接收指定日期。 2.听从领导的安排，代写指定的信件发送 联系方式。 3.公司信件发送费用的统计与报销单填写。1.领导交办 的信件收发 任务。1.信件接收登 记表。 2.发件回执。 3.费用报销单。1.收发件及时， 不得晚于规定 日期。4.4.订票、订
5、票、 订餐、订订餐、订 水水1.听从领导的安排，了解领导的订票需求： 交通方式、目的地、时间、目的地的住宿 安排等。 2.按照领导的要求订取票，如是航班等， 则请票务公司先将信息发送给前台，再由 前台转发给领导，严禁将领导的手机信息 外泄。 3.做到及时准确合理控制成本，选定好2-3 家票务公司，做好每月汇总信息，月底核 对结账用。 4.每个工作日的中餐统计与订送，做到及 时准确。不错订员工的预定的菜品，不晚 于12：00用餐时间。 5.保证每天的饮用水充足，饮用水的仓储 量不得少于5桶，周五要保证周末加班的伙 伴有水喝。1.领导的订 票需求。 2.票务公司 出具的票价 单。 3.员工的订 餐
6、需求。 4.餐馆的菜 单。1.订票统计表。2.订票月度汇 总表。 3.订餐统计表。4.饮用水订送 统计表。1.订取及时， 不晚于领导安 排的出差和返 回时间。 2.信息准确， 不定错目的地。3.及时订餐， 不晚于12：00 用餐时间，不 错定员工预定 的菜品。 4.保证每个饮 水机上都有水， 仓储的数量不 得少于5桶。5.5.办公用办公用 品申请发品申请发 放与管理放与管理1.申购办公用品与文具，货比三家，择质 好价优者采购。 2.采购回的办公用品入库 3.办公用品的领用与发放，并予登记。 4.每月对办公用品进行盘点，及时统计各 部门下个月的办公用品申请需求表，并申 请采购，不得晚于请购单位的
7、需求日期。 5.办公表单的制作与管理，所有单据整齐 摆放到指定位置，熟悉各类表单的使用及 对接人，做好员工使用的相关辅导。1.办公用品 采购申请 2.部门的办 公用品需求 申请。1.办公用品采 购申请表。 2.办公用品入 库单。 3.办公用品领 用登记。 6.外出申请、 派车申请，费 用报销等办公 表单。1.办公用品数 量是否充足。 2.及时请购， 不得晚于部门 申请的需求时 间。 3.准备好足量 的各类表单， 单个种类表单 的存量不少于 10单。6.6.员工考员工考 勤与文化勤与文化 纪律管理纪律管理1.登录员工出差单据与考勤汇总表，每月2 号汇总交到人力资源主管处，遇法定节假 日，则在当月
8、最后一个工作日下班前汇总 上交。 2.做好每天晨会值日安排，并汇总每周 员工文化纪律成长表 。 3.文化纪律的督导与执行。1.学院考勤 规定。2.晨会值日 安排表。1.员工月考 勤表 。2.员工文化 纪律成长表 。1.员工月考 勤表数据准 确无误，零出 错率。2.员工文化 纪律成长表 汇总及时准确、 无纰漏。第第 3 页页 /共共 3 页页7.7.员工入员工入 离职管理离职管理1.新入职员工的办公区域导入、院服、院 徽、院牌、办公用品与学院人员联络名单 的发放与登记。 2.离职人员的院服、院徽、院牌、学院人 员联络名单与办公用品的回收。 3.有人员新进或离职后学院人员联络名单 的更新与发放。1
9、.学院的入 离职流程。1.新入职人员 的物品领用表。2.离职人员的 用品回收表。 3.员工的联络 方式表。1.物品收发及 时，不得晚于 员工入职当天 与离职当天下 班前。 2.联系名单的 更新不晚于员 工到职后与员 工离职后的次 日。8.8.行政协行政协 助助1.及时更新员工通讯录；及时准确制作员 工胸卡。 2.配合清点库存1.通过人事 了解到最新 员工信息1.制作最新 通讯录。 2.制作库存明 细表。1.通过人事了 解新进人员， 更新及时，不 延误员工之间 联系。9.9.报表管报表管 理理1. 消耗品月汇总表及记录准定、及时； 2.入职标配档案统计； 3.各种表单的准备与管理； .各种物资的领用以及登记。1.按实际情 况操作。1.制作最新办 公用品领用明 细及申购明细。1.申购明细及 时，不延误员 工办公用品领 用。 .做好办公物 资以及仓库物 资出库/入库登 记。10.10.完成完成 上司临时上司临时 交办的任交办的任 务务1.完成上司交办的临时任务。1.上司交办 的事项。1.完成上司的 交办的任务。1.及时准确， 不晚于上司要 求的时间，零 出错率。续表1：三、工作关系图：三、工作关系图：前台公司各部门所有来访人员外部机构总裁办
