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1、各种外贸单证办理流程及注意事项各种外贸单证办理流程及注意事项1客户询盘： 一般在客户下订 Purchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给业务部，做一些 细节上的了解。 2报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规 格、港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。 3得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。 4下生产单： 得到客人的订单
2、确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。 5业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽 可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。 审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较 大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工 作任务单，交给部门跟单员跟进。 6下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/
3、C 后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他 可能的问题，如有问题应立即请客人修改 L/C。 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是远期 L/C, D/A 等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理 确认批准。 7验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期告知外贸部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公 司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确
4、定后将验货时间通知工厂。 8备制基本文件单证: 在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单, 核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进）。 9商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发 票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。 应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船 公司。应
5、尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况， 确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。 应在交货期 7 天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船 5 天前可拿到进仓单。10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口 岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告 诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓， 程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时， 还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 1
6、0.4向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及 数量，目的港等内容，以避免差错. 11安排拖柜： (千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下 资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及 数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不 能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 11.2传真一份装车资料给工厂，列
7、明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以 及司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时 间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后 一定要记住封紧锁上. 12委托报关： 在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常 要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括 所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及 数量，本公司的联系人和电话地址等。 13获得运输文件： 13.1最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话
8、)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以 及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面 确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要 求船公司出正本。 13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做 登记。13.4. 如果客户是做 FOB 条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给 他. 14准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要
9、确 定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大 写金额都要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理 对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。 14.2FORM A 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。 需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货 之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物， FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，
10、要求低一些。可在发 货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提 前 20 天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名， 航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人 等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时 间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的 毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显 示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。 15 交单： 1
11、5.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保 没有错误，才交银行议付。 15.2采用 30% deposit,T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付 70%余款， 确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果 100%T/T 收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。 拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统 计等。 17文件存档： 所有的外贸单证、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助.
