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1、书记员卷宗的整理、装订与归档书记员卷宗的整理、装订与归档项目六 书记员卷宗的整理、装订与归档引 例小陈是某人民法院民一庭的书记员，一起离婚案件法官已经审结，法官叮嘱小陈及时订卷、归档。于是，小陈就将该案的所有诉讼文书放在一起，随手拿了一个正卷的卷皮，用订书器装订之后，就送到了法院的诉讼档案管理部门。结果，小陈的卷宗因为质量不合格被退回立卷单位重新整理。内容提要人民法院的诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作、实行审判监督的重要依据和必要条件。书记员诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的重要组成部分。书记员作为人民法院诉讼档案管理工作中的一员，其在诉讼文书档
2、案管理中的工作任务具体包括：人民法院诉讼文书的立卷；人民法院诉讼文书的接收、整理、归档；办理相关档案利用手续；档案的鉴定和移交；档案的保管和防护。能力目标了解诉讼档案的管理机构及其职责掌握书记员诉讼文书档案管理的工作任务学习建议认真学习人民法院诉讼文书立卷归档办法 、 人民法院档案管理办法以及人民法院声像档案管理办法等与人民法院诉讼文书档案管理相关的法律、法规。通过教师的演示、同学们的反复实训，练习卷宗装订的每个步骤，从而使装订的卷宗符合人民法院要求。教学方法理论教学主要采用讲授和角色体验教学法实训教学部分主要采用演示操作法和技能竞赛教学法教学手段多媒体教学（课件、视频）教学过程学时分配教学内
3、容学时分配理论教学1.人民法院诉讼文书档案概述；2.人民法院书记员在诉讼文书档案管理中的工作任务；3.人民法院诉讼档案保管期限。1实训内容书记员卷宗的整理、装订与归档2教学内容见下备注【角色体验教学法】通过播放真实的庭审录像视频，安排学生以书记员的身份，做好庭审事务和卷宗整理、装订与归卷等工作，使学生获得担任书记员的工作体验和庭审记录的经验积累。【演示操作法】该教学法是主要适用于书记员某一具体工作任务操作的教学，教学中通过教师准确、娴熟的演示，学生具体直观地掌握该项目的操作方法、操作规范及效率评价标准，达到预期的教学效果。【技能竞赛教学法】该教学法以竞赛的方式，在同学中分成若干竞赛小组，以庭审
4、笔录制作、装订卷宗等教学项目为竞赛内容，评选出优胜的小组，以此既能激发学生的求知欲、团队意识和责任意识，又能在各组竞赛成绩的比较中查找不足，明确学生的改进方向，在娱乐中运用知识、学习知识，巩固和提升自己的专业技能。【多媒体教学】多媒体教学是指在教学过程中，根据教学内容和教学对象的特点，通过教学设计，合理选择和运用现代教学媒体（例如：课件、视频等） ，并与传统教学手段（教材、粉笔、黑板、仪器等）有机组合，共同参与教学全过程，以多种媒体信息作用于学生，形成合理的教学过程结构，达到最优化的教学效果。本项目中的实训内容具体实施详见实践教学中实训实施方案中项目六第一节 人民法院诉讼文书档案概述一、诉讼档
5、案的涵义人民法院的诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作、实行审判监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的重要组成部分。（一）诉讼文书的含义诉讼文书是指人民法院依照法律的规定进行诉讼活动、处理刑、民、经、行政诉讼案件所制定和使用的各种具有法律效力或者法律意义的司法文书和诉讼当事人在进行诉讼活动过程中所制作和提交的各种具有法律意义的诉讼书状的总称。（二）诉讼档案的含义诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的，并按照有关规定立卷归档、集中保管起来的诉讼文书材料和声像材料。它是审判工作面貌
6、的客观反映和审判活动真实的历史记录。（三）诉讼文书与诉讼档案的关系诉讼文书与诉讼档案的关系是密不可分的。诉讼档案是有历史联系的诉讼文书材料的集中表现。没有诉讼档案，诉讼文书只是一些零散的单个材料，不能使人们了解事物发展变化的始终；没有诉讼文书也就没有诉讼档案，前者是后者的基础。诉讼文书是正在发生先行效用的文书材料，诉讼档案是执行完毕经过科学整理按照一定规律组合成案卷以备日后查考利用的文件材料。二、诉讼档案的管理（一）诉讼档案的管理机构根据人民法院档案管理办法的规定，各级人民法院的档案机构负责集中统一管理本院的全部档案（包括各种门类和载体的档案） ，积极提供利用，切实为审判工作和其他工作服务。根
7、据人民法院档案管理办法第五条、第六条的规定，目前，我国人民法院的诉讼档案的管理机构设置是各级人民法院应当设置与职能任务相适应的档案机构，配备与所承担任务相适应的专职档案干部。各级人民法院档案干部的配备，参照劳动人事部、国家档案局的有关规定，从法院目前的实际情况出发，现以保管档案一万卷（件）设专职档案干部一人为基数。超过部分每超过一万五千卷再增配一人。（二）诉讼档案的管理机构的职责我国人民法院诉讼档案的管理机构的职责主要包括以下五个方面：贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策；统一收集、整理、保管、统计本院全部档案，并积极有效地开展利用和编研工作，为本院领导、审判工作和其他工作服务；监督和指导本
8、院各审判庭（含人民法庭）和其他部门文书材料的立卷、归档工作；中级以上人民法院的档案机构，根据需要负责建立健全本辖区内法院档案工作的规章制度，制定档案工作计划，召开档案工作会议，组织经验交流，对档案干部进行业务培训，对下级人民法院的档案工作进行业务监督和指导；领导交办的其他档案工作任务。第二节 人民法院书记员在诉讼文书档案管理中的工作任务根据人民法院档案管理办法第八条的规定，各级人民法院应当选调政治可靠，责任心强，身体健康，具有高中以上文化程度的审判员、助理审判员、书记员从事档案工作。对未明确职称的档案干部应任命或评定相应职称。档案干部队伍应保持相对稳定。书记员作为人民法院诉讼档案管理工作中的一
9、员，其在诉讼文书档案管理中的工作任务具体包括：人民法院诉讼文书的立卷；人民法院诉讼文书的接收、整理、归档；办理相关档案利用手续；档案的鉴定和移交；档案的保管和防护。一、人民法院诉讼文书的立卷（一）人民法院诉讼文书的立卷原则一案一号原则。一个案件从收案到结案所形成的全部诉讼文书材料，统一使用收案时编定的案号。法律文书以及其它对外行文的文号，应与案号绝对一致，不允许一案多号。齐全完整原则。诉讼文书材料应收集齐全完整。属于立卷范围的诉讼材料主要包括：起诉状、上诉状、答辩状、人民检察院起诉书、人民检察院或公安局预审笔录、书证、物证、调查笔录、法医鉴定书、庭审笔录、辩护人或诉讼代理人发言材料、合议庭笔录
10、、审判委员会研究案件记录与决议、结案报告、判决书（裁定书、调解书） 、通知书、宣判笔录、执行笔录、传票、押票、提票、送达回证、各种书信以及人民法院拍摄制作的照片、图片、录像带、影片录音带等。每份诉讼文书材料都应标明形成时间、有关人员签名或盖章，庭审笔录中当事人应签名、按手印。书记员立卷原则。书记员立卷原则是我国档案工作的文书处理部门立卷原则在法院诉讼档案工作中的具体运用。立卷工作是书记员工作职责的一项内容。书记员是案件承办人之一，自始自终参加一个案件审理的全过程，担任审判记录及部分诉讼文书的拟制。书记员应发挥其优越条件，保证诉讼文书材料的齐全完整和诉讼档案的质量。档案部门对书记员立卷工作应进行
11、指导，不能包办代替。正、副卷原则。诉讼档案本身有一定的机密性。为了便于控制使用范围，做到内外有别，防止副作用，保证党和国家机密安全，确立正副卷的原则是十分必要的，除简易刑、民案件和一般的申诉驳回案件外，其他均应立正、副卷。凡属于人民法院内部掌握不宜公开的或涉及党及国家安全的重大机密性诉讼文书材料，如：内部请示、指示、批复、研究案件笔录、合议庭笔录、阅卷笔录、法律文书的草本、重要信件等一律单独立成副卷，其他诉讼材料均立成正卷。正卷供对外利用，副卷仅限于法院内部使用。卷内材料排列规范统一的原则。全国统一规范的诉讼文书材料排列的原则和方法是诉讼档案区别于其他文书档案的重要标志之一。立卷时，卷内诉讼材
12、料的排列顺序均按最高人民法院制定的统一规范要求。（二）人民法院诉讼文书的立卷方法诉讼文书材料的立卷方法分为平时立卷和正式立卷两个方面。平时立卷平时立卷又称平时收集管理。书记员随时把案件审理过程中产生的每一份诉讼文书材料收集起来，归入卷宗，为正式立卷作好准备。正式立卷一个案件的最后一项程序完成时，可进入正式立卷工作。正式立卷工作可按五个步骤进行，又称“诉讼文书整理五步法”：整理材料、去粗取精系统排列、固定顺序填写卷内目录填写案卷封面、备考表案卷装订。第一步：整理材料、去粗取精首先对一个案件全部诉讼材料进行整理，一般入卷的材料只保存一份（有领导批示的除外） ，重复文件一律剔除。本院法律文书保留23
13、 份以备利用。将整理好的文书材料按正、副卷规定要求分开。第二步：系统排列、固定顺序诉讼文书材料经系统排列后，要固定顺序，逐页编号。页号一律采用阿拉伯数字编写，双面印刷或筒页为 2 页，编号写在有文字下面的右上角背面的左上角（案卷封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编页号） 。一卷内页号不得重复和遗漏。第三步：填写卷内目录填写卷内目录，应按卷内实有的诉讼文书材料逐件填写，各项内容填写要齐全准确无遗漏。一份材料数页时填写起页顺序号、案卷最后一份材料是两页以上时应将该起页和尾页顺序号一并填写在目录上。第四步：填写案卷封面、备考表案卷封面所列各项，除归档日期和档号由档案部门填写外，其他各项均由立卷人
14、填写。填写封面、必须用毛笔或钢笔正楷逐一填写，字迹要清晰醒目。年代、案卷号、收结案日期均采用阿拉伯数字填写；一、二审结果必须写清，不得使用“详见判决书”的字样；填写审级采用大写数字。有需要说明的问题可在卷宗备考表中注明，并在封底栏内注明立卷人、检查人姓名及立卷日期、检查日期。第五步：案卷装订（参见装订图例）装订前，应对卷内全部诉讼文书材料做一次全面检查，材料不完整的要补齐；剔除一切金属物，对破损和褪色、复写的材料要进行修补和复制，不便附卷的证物应拍照粘贴入卷，并在下面（旁侧）标明证物名称、数量、特征、来源；纸面过小的或装订口过窄的材料，要加贴补纸。纸面过大的材料要修剪、折叠整齐，加边加衬、折叠
15、均以十六开办公纸为标准；对于字迹难辩的材料要附上抄件；外文及少数民族文字材料要有汉语译文附后；信封应打开平放加纸衬，邮票不得启掉；人民法院审理过程形成的诉讼文书材料不允许与公安机关的预审卷、检察机关的起诉卷混订或合订。卷宗装订要求结实、整齐、美观、采用三孔一线装订法，长度 160毫米，结头打在背部。装订完毕，应在卷底装订线上贴密封志，并用立卷书记员名章加盖骑缝。装订图例：（1）说明：将所要装订的卷宗材料整理齐。（2）说明：用夹子夹住卷宗右侧（以便固定卷宗材料） ，用锥子在卷宗左侧的装订线上标记的三个孔位钻孔。（3） 说明：将装订绳对折，将两个绳头并齐后从卷宗背面穿入中间孔。注意装订绳要在卷宗背
16、面留出一定长度，以便打结。（4）说明：将两个绳头分别穿入两边的孔中，并在背面由装订绳形成的圈中交叉穿过。（5）说明：用力拉紧两个绳头，使装订线紧缚在卷宗之上，之后将两个绳头打结。（6）说明：将卷宗正面朝上放置，取封条沿卷宗左侧装订线按图中所示进行粘贴。如前所述，装订完毕，应在卷底装订线上贴密封志，并用立卷书记员名章加盖骑缝。（三）不属于归档范围的诉讼文书材料答复来信来访人到有关单位申诉的；转交有关单位办理的；没有参考价值的信封、转办单、工作材料；内容相同的重份申诉材料；法规、条例复制件；一般的法律文书草稿（未定稿） ；与本案无关的材料。（四）诉讼文书材料的排列顺序诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。刑事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序：（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）案件移送书（收案笔录） ；（4）起诉书（自诉状）正本及附件；（5）送达起诉书笔录；（6）聘请、指定、委托
