数据供应与信息生产企业信息化建设成败的关键因素

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1、信息系统协会中国分会第一届学术年会一一一_数据供应与信息生产：企业信息化建设成败的关键因素木庄玉良，杨明智( 中国矿业大学管理学院，徐州2 2 1 0 0 8 )文摘；我国企业对信息系统的投资往往达不到预期效果，众多企业的信息化建设以失败而告终，理论界和企业界一直予以关注。本文从新的角度出发，将信息系统看作生产系统，其原材料是数据，产成品是企业管理决策所需信息，提出并阐明了数据供应及其三个要素( 范围、时间、质量) 、信息生产及其三个要素( 流程、技术、分析) 的概念和内涵。本文认为数据供应与信息生产是影响企业信息化建设成败的关键因素，在此基础上分析了企业信息化建设存在的问题，并提出了相应的对

2、策。关键词：管理信息系统；企业信息化；数据供应；信息生产自从2 0 世纪8 0 年代管理信息系统( M a n a g e m e n tI n f o r m a t i o nS y s t e m ，简称M I S ) 引入我国以来，众多企业被其先进的管理思想、高效的管理方式所吸引，纷纷加入到企业信息化建设的队伍中来。经过2 0 多年的应用，我国的企业信息化建设取得了一定成效，如以宝钢、海尔、红塔等集团为代表的一批企业已通过信息化建设提高了整体竞争力，但就整体而言我国企业的信息化普及率和成功率都不容乐观。据国家经贸委统计，我国仅有9 的企业基本上实现了信息化管理，4 7 的企业基本实现了

3、信息共享，l 的企业基本实现了电子商务，1 8 的企业拥有自己的内部网。又据有关专家估计，我国企业的信息化普及水平与发达国家相比至少落后约l O 至2 0 年。在企业信息化普及率不高的同时，我国信息化建设的成功率也较低。2 0 多年来，我国企业仅在M R P I I E R P 应用系统方面的投资就超过8 0 亿元人民币，但成功率却不到1 0 ，此种现象严重阻碍了信息化建设的进一步发展。造成企业信息化建设失败的原因众多，不少学者从不同角度就此进行了探讨。笔者根据多年的教学和科研实践，认为部分学者和企业将注意力过分地集中在信息系统的技术构建上，而忽视了信息系统中数据供应和信息生产的分析和研究。数

4、据供应和信息生产是影响企业信息化建设成败的关键因素。1数据供应与信息生产的含义1 1 数据与信息D a v e n p o r t 认为数据是一系列离散的、客观的事实，它仅仅描述发生了什么，不带有任何判断和主观意识，不能作为行动的基础，数据本身不能说明其重要性和相关性，当数据被赋予某种意义，就变成了信息幢1 。也就是说，数据仅仅是人们用各种工具和手段观察外部世界所得到的原始材料，它只描述发生了何事，并不能构成决策或行动的可靠基础。通过对数据进行分析并找出其中关系，赋予数据某种意义和关联，就形成了信息哺1 。信息由数据“加工”而来，有什么样的数据就有什么样的信息。但不同的“加工”方法，不同的分析

5、主体，可从相同的数据中得到不同的信息。数据本身限定了它可以被加工成什么，而加工方法和分析主体决定它最终成为何种信息。如果把数据看成原料，把信息看成产品，把对数据的整理、分析看成是产品的生产加工过程，那么，企业的管理信息系统就可以看成一个生产制造系统，并可以利用传统的产品生产模型来解释企业信息化建设所出现的问题。原料、生产设备( 2 1 1 具) 、生产者是构成传统生产模型的三个要素，数据、信息系统( 信息技术) 、信息管理人员则是信息管理的三个要素，而与生产系统中原料供应和产品生产过程相对应的则是信息系统中的数据供应和信息生产( 如图l 所示) 。I 卜- 一数据供应信息生产图1数据供应与信息

6、生产的关系。作者简介：庄玉良( 1 9 6 4 ) ，男( 汉) 江苏吴江人。教授E - m a i hy l z h t m a g o a m t e d u g n1 1 7决策信息系统协会中国分会第一届学术年会1 2 数据供应数据供应就是向信息系统提供数据的过程，它是信息生产的基础，也是企业信息化建设的前提。现代企业的经营管理离不开信息，满足企业对信息的需求是信息系统的最高目标。要提供所需信息就必须获得能够“生产”这些信息的原料，即数据，因此数据供应水平的高低直接影响着企业信息化建设的成功与否。信息化程度高的企业管理科学、精细，对信息的依赖性强( 也即数据依赖性强) ，信息化程度低的企

7、业管理粗放，对信息的依赖性差( 也即数据依赖性差) ，反之也然。笔者认为，数据供应有三个要素，即范围( A r e a ) 、时间( T u n e ) 和质量( Q u a l i t y ) ，它们决定了数据供应的水平。范围( A ) 是指需要哪些数据，即哪些数据应进入信息系统，相当于对原料种类和数量的要求；时间( T ) 是指数据的获取是否及时，相当于对供料时间的要求：质量( Q ) 是指获取的数据是否真实反映企业的客观情况并容易利用，相当于对原料品质的要求。三个要素相辅相成，范围限定数据的内容，时间决定数据的时效性，质量决定了数据可被利用的程度，只有三个要素都适合，数据供应才能符合信息

8、生产的需求。1 3 信息生产信息生产是将数据转变成信息的过程，包括数据的分类、排序、汇总、计算、选择、分析等步骤。数据丰富，信息贫乏的例子并不少见，许多企业守着堆积如山的资料文档、体积庞大的数据库却得不到所需信息，在数据海洋中不知所措。这种现象的出现有两个原因：一是企业自身缺乏信息生产的意识，没有认识到数据与信息的区别，对已有的数据视若无睹；另一原因就是虽已认识到信息生产的重要性但没有足够的信息生产能力，无法将数据加工成所需信息1 。要解决这两方面的问题，前者必须加强企业对信息的认识，树立信息管理的正确观念。至于后者，需要研究与信息生产能力相关的因素。笔者认为，信息生产可分为三个要素，即流程(

9、 P r o c e s s ) 、技术( T e c h n o l o g y ) 和分析( A n a l y s i s ) ，它们决定了企业信息生产能力的高低。流程( P ) 是指将数据加工成信息的过程。企业决策需要各种各样的信息，某些信息的产生需要以另一些信息的存在为前提，也即某些信息是进一步生产其他信息的“原料”。因此，信息生产的“流程”实际体现了企业信息产生和流转的过程。比如当某种原料的库存数量低于安全库存警戒线时，信息系统会向生产部们发出警告，生产经理得到这个信息后根据生产计划中的原料需求数据向采购部发出采购申请，采购经理得到申请单后查阅供应商数据，同时参考安全1 1 8库存

10、和经济批量等相关信息做出采购决策。在这个过程中，采购信息由生产计划信息、缺料信息综合“加工”而来，并且信息产生的时间和地点都有一定的先后顺序，类似于生产制造中的工艺流程。企业信息产生的“流程”与企业的业务流程密切相关，是业务流程的具体实现，因此，通过业务流程再造( B P R ) 优化业务流程是信息生产顺利进行的根本保证。合理的信息生产流程可以避免信息流的迂回、反复、多源，确保信息及时正确地到达所需之处，避免出现信息与需求的“不匹配”。技术( T ) 是指信息生产中的技术因素，包括计算机软件、硬件、网络通信设施等等，这些相当于信息生产的“生产设备”。分析( A ) 是指对数据或信息进行解释，揭

11、示它们的含义，它是信息生产中最重要的一个因素，分析人员在其中占据主导地位。无论信息技术多么发达，信息系统的软件功能多么强大，它所能做的只是辅助人们分析。入可以将自己的一些判断规则编成计算机程序来代替人脑N - r 信息，但是计算机软件永远无法完全代替人在分析中的地位和作用。信息技术可以缩短数据与人脑之间的距离，但是永远不能逾越人脑。信息生产的三要素也是相互融合的，技术( T ) 因素同时应用在流程( P ) 和分析( A ) 中，分析( A ) 可能是流程( P ) 中的一个环节，也可能是分析人员对信息系统所产生信息的解释、内化过程，只有三个方面都科学有效，企业的信息生产能力才能提高。2 企业

12、信息化建设存在的问题及其分析2 1对数据和信患的重视不够企业往往将主要精力放在信息系统的技术构建上，忽视对信息系统处理对象和输出目标( 即数据和信息) 的分析与研究。近几年来，信息技术的飞速发展使人们盲目乐观，许多企业认为只要使用先进的信息技术就可以解决企业管理的所有问题。全国每年有上百亿的资金投入到信息技术中，企业信息管理部门大多将注意力集中在计算机软硬件技术及网络设备的采购、连接和维护上。频繁的软硬件升级给信息系统穿上了时髦而昂贵的外衣，但这些先进的信息技术并没有给企业带来预期的成功。美国咨询家T o m P e t e r s 认为，信息系统的成功5 在于技术因素，而9 5 在于心理因素

13、，大多数的企业并没有花费足够的精力来研究后者。相同的软件系统应用在不同的企业可能会带来迥然不同的结果，可以肯定并不是信息技术本身完全决定企业信息化建设的成败，其中还会有很多复杂原因。构建信息系统的目的是为了有效获取信息，不能把计算机设备和信息系统当作装饰品来显示企业的现代化。如果企业自身没有信息管理的正确观念，日信息系统协会中国分会第一届学术年会常运营数据的描述缺少规范，与数据传输和信息处理密切相关的业务流程不科学合理，那么无论使用何种信息技术信息化建设都不会成功。2 2 数据供应水平低信息化建设取得成功的企业有这样的经验，实施信息化是“三分技术、七分管理、十二分数据”，这足以显示数据供应的重

14、要性。想生产出优质的产品必须有合格的原材料，数据供应直接决定信息系统所能提供的信息，低水平的数据供应是企业信息化建设失败的重要原因。下面围绕数据供应的三个要素展开分析。1 ) 数据供应的范围界定不清企业经常存在这样的现象：操作员每天必须输入大量原始数据，部门主管却不知这些数据的输入意义何在，经理不断抱怨得不到想要的信息。这是数据供应的范围界定不清造成的。数据范围由用户的信息需求所决定，包括数据的种类和数量两个方面，但在系统开发之初，需求分析往往不到位，用户们不能自如地表达自己的信息需求，不知信息应该由哪些数据体现，数据又该从何处获得。系统分析人员得到的是模糊不清的文档描述，难以发现用户的真正需

15、求。不少企业在信息化建设过程中又过分贪“全”，希望系统包含所有功能，结果弱化了核心功能，既加大了软件开发的工作量又增添了数据录入的负担，给系统留下大量“垃圾”数据。因此，系统设计之初一定要明确系统的核心功能( 即主要解决什么问题) ，围绕核心功能界定数据输入的范围。2 ) 数据供应时效性差信息具有时效性。数据输入必须及时，系统中的数据要反映企业的现实情况。信息系统最大的优点就是能够快速、便捷地传递和共享数据，但这取决于数据录入的及时性，否则也只能快速传递过时的甚至是垃圾数据。某些企业数据更新往往不及时，主要原因首先是数据流程的问题。数据流迂回、重复，中间环节偏多，会造成数据供应延迟和错误增加。

16、不少企业管理人员仍习惯于先形成书面文档再进行数据输入，这既浪费了纸张又延误了时间。企业必须增强对管理信息系统的依赖性，摒弃传统的办公习惯，学会通过信息系统处理日常工作。如果从信息系统得到相关数据的速度还不如传统纸制文件传递的速度，这样的信息系统显然没有价值。其次是制度规范问题。许多企业没有基础数据的管理规范，甚至没有专职的数据录入人员，经常出现数据录入人员临时被抽走的情况，造成数据录入不及时。另外由于企业对数据录入工作要求不严，不能做到日清日结，数据录入人员将本该每日录入的数据集中几天输入，也会影响数据的实效1 1 9性。3 ) 数据供应质量低数据质量直接影响最终产品，即信息的质量。数据不准、

17、精度不够会直接导致错误信息的产生，数据粗糙、繁冗、难以利用会给信息生产增加困难。有些业务涉及多个部门，由于管理不精细，会出现数据供应质量低、数据统计不完整的现象。比如在计算产品的材料消耗时，往往以总材料库中当月的材料领用数据为依据，但事实是领料单位并没有消耗完所领材料，而将剩余材料存放在二级库中，造成企业计算的材料消耗偏大不真实。此外，某些数据获取困难，但对企业的高级经理却非常重要，比如竞争对手和市场情况的数据，这些企业外部数据种类繁多、数量庞大、来源不确定，收集、整理需要花费大量的工作，即使得到这些数据，加工利用也有很大难度。如何处理和管理这类数据是近些年管理信息系统研究的一个热点，经理信息

18、系统( E I S ) 和企业战略信息系统( S I S ) 是目前比较好的解决方案”1 。2 3 信息生产能力差信息系统中的原始数据必需经过加工处理才能成为有用的信息，因此，过去的4 0 年如确切地描述应为“数据时代”，而不是信息时代口J 。现在各公司对于他们所经营的每一项内容几乎都能记录和收集数据，信息系统在收集和处理交易数据方面又特别有效，但这些数据还是很少被转化为信息和知识。比尔盖茨在未来时速中这样写道：“众多的高级经理人员常常将实时信息的缺乏视作理所当然，长期以来，他们一直生活在没有随手可得信息的日子里，以至于他们没有意识到自己失去了什么”嫡1 。信息生产能力差使企业空守着丰富的数据

19、资源却又极度缺乏信息，提高企业信息生产能力已成为信息化建设的当务之急。下面以流程、技术、分析三个信息生产要素为对象讨论造成企业信息生产能力差的原因。1 ) 流程设计不合理信息生产有一定的先后顺序，它是信息流产生的过程，不合理的流程设计会降低信息流动的速度，增加不必要的环节，提高出错几率。比如前文提到原料采购的那个例子，如果重新设计流程，系统发现库存低于警戒线后直接将缺料警报传送至采购部，同时也将该原料的生产需求数据一起传递，这样采购经理就可以根据各种信息和数据直接做出采购决策，从而减少生产部门进行采购申请的环节，大大加快信息生产的效率。我国学者梅绍祖教授认为：当相同的信息在不同部门间不停地往来

20、时，无论它是以什么形式( 书面的或电子的) 传递，其发出的都是同样的信息，说明企业的信息流设计信息系统协会中国分会第一届学术年会- - - _ _ _ _ - 一一一I不合理，人们不是从源头上一次性输入数据，反复共享，他们花了过多的时间进行彼此的沟通联络例。福特公司订购原材料的信息在财务和采购、财务和仓储部门间重复传递，财务部门要等待仓储部门的确认信息才能付款，一旦数目对不上或出现退货情况还需要财务部门将信息通知采购部处理，信息流明显重复、迂回。重新设计业务流程后，大大简化了核查付款流程，既节省人力又降低了错误的发生。福特公司应付账款处理流程的改革体现了科学合理的流程对于信息生产的重要性。2

21、) 技术水平低技术水平低包含两个方面的含义。一方面是指采用的技术落后于时代，不能适应企业当前发展的需求。我国与发达国家之间在这方面还存在着不小的差距。世界零售业巨头沃尔玛公司拥有自己的卫星，世界各地的分店每天将经营情况传送到美国沃尔玛总部。戴尔电脑公司的信息系统将客户的网上订单自动分解，同时自动向下游配件供应商发出子订单，配件供应商发出的电脑配件上都有身份识别标志，戴尔电脑装配车间的自动分拣机器人根据配件上的标志将同一订单的配件分拣到一起，大大降低了人力成本。与此形成对比的是据国家经贸委统计，我国只有1 8 的企业拥有内部网，有4 6 的企业仍通过相对落后的拨号方式接入互联网。技术水平低的另一

22、方面是指企业没有充分发挥技术的优势。我国不少企业不惜重金引进世界知名公司先进的M I S 和E R P 软件，这些软件功能强大、技术优良，但是企业由于自身管理水平的限制，无法理解软件的设计思想，不能和企业自身情况相结合，致使软件的功效难以发挥。技术水平的发挥程度与技术使用者的素质有关，人员素质对信息系统功能的实现有重要影响，只有具备高素质的人才，才能提高信息系统的使用水平。3 ) 分析能力差分析能力差是指企业缺乏从数据中获取信息的能力。如前文所述，很多企业积累了大量的数据，但从中获取的有用信息并不多。销售点的数据很少被处理并用来指导具有高度针对性的市场营销工作；信用卡公司积累的业务数据很少用来

23、甄别顾客信用等级的高低：数据库中成千上万条关于库存、采购、人员的记录没有被分析；大多数信息系统不过实现了数据的输入，但让它们一直“睡”着。企业守着丰富的数据资源却又缺乏信息。将数据转化为信息的研究已经成为热点，数据挖掘、知识管理等理论都提出了从数据中获取信息的方法。目前，国内企业还难以达到如此高度，只有少数系统具备有限的数据分析功能。提高信息分析能力还需要发挥具有丰富实践1 2 0经验的管理者的作用，信息系统的软件分析功能与信息分析人员相结合才能不断提高信息生产能力。我国企业过分强调信息系统的能力而忽视入对数据的内化和对信息的分析作用，信息分析工作者缺乏，也不注重培养，在信息系统和高层决策者之

24、间缺少桥梁和纽带，高层决策者的信息分析负担仍然较重。3 企业信息化建设的对策研究3 1 提高数据供应水平提高数据供应水平可以从三个方面进行。首先需要界定数据供应的范围，弄清用户所需要的数据。有一种简单的信息管理工具，信息图能告诉员工寻找特定类型数据的方法和途径，它是一种简单而行之有效的工具哺1 。首先在图中列出需要寻找的信息，然后标出这些信息由哪些数据、文件、规则和其他相关信息得到，最后标出获取这些数据、文件、规则和相关信息的途径。按照这个过程不断重复，最终形成一个部门乃至整个企业的“信息图”。信息图可以用来检查企业员工是否明确查找所要数据的途径，信息系统是否可以提供这些内容。信息图适用于系统

25、需求分析时与用户进行沟通。其次，要保证数据的时效性。数据录入一定要及时，同时简化数据流程，加快数据采集速度。要制定严格的规章制度，对于拖延数据报送的部门和个人必须进行处罚，以增强员工对数据重要性的认识。最后，严格控制数据的质量，错误的、不标准的、不精确的数据不能进入系统，对进入信息系统的数据进行必要的审查和整理，同时利用计算机程序对输入数据参照完整性等规则进行检验。提高数据供应水平必须从基础数据管理做起，这方面宝钢信息化建设的经验值得我们借鉴。宝钢在信息化建设过程中高度重视基础数据的准备工作，狠抓数据编码和标准化，他们总结出的重要经验是：信息化前的数据基础工作一定要做好，做到“数据不落地”。数

26、据全部由机器处理，不加入人为因素。加入人为因素就是“落地”，就不透明了。宝钢以工业自动化促进资源信息化，资源信息化带动工业自动化，通过规范的信息资源管理、统一的代码设计和数据字典以及应用规范的标准化，做到“数据不落地”，以此作为企业信息化的先决条件，最终取得了良好的效果嘲。3 2 增强信息生产能力增强信息生产能力也可从三个方面入手。首先是设计合理的信息流程，即面向信息系统对现有的业务流程进行再造，使信息的传递更加迅速，效率更高。福特公司的应付账款处理重新设计了业务流程，建立共享数据库，原本需按先后次序进行的作信息系统协会中国分会第一届学术年会业流程，可以同时进行，减少了三分之二的冗员，节约了作

27、业流程的时间，提高了信息生产的效率H 1 。其次，要充分利用信息技术的优势，加快信息处理的速度和效率。信息系统的数据加工能力强，能替用户分担大量的数据处理工作，因此要充分利用信息技术，以获取全面反映企业运营情况、相关度高、离决策者更近的信息。最后，提高企业对信息的分析能力。要利用数据仓库、数据挖掘和商业智能领域的研究成果，使信息系统趋于智能和完善，以承担更多的信息分析功能。国外的一些公司在这方面成效较大，亚马逊书店通过分析网站上每本在线出售的图书被单击的次数来判断哪类图书最能受到读者的关注；信用卡公司通过分析历史数据确定哪些人有可能恶意透支：沃尔玛超市更是通过数据挖掘不可思议地发现了“啤酒”与

28、“尿布”之间在销售上的关系。信息系统可以帮助人们整理、分析数据，挖掘数据之间的关联，但缺少人类的直觉和灵感。企业在利用高质量信息系统的同时，也要依靠高素质的信息工作者，以增强信息生产的能力。信息分析工作者要研究信息需求并设计数据处理方案，在软件处理的基础上综合诸如社会、政治、人际关系等对企业有影响的因素，根据经验，利用隐性知识，通过对比、分析、总结，形成离决策者更近的信息。企业的信息化建设需要熟悉管理业务，善于从全局出发发现、比较和分析问题，又了解信息技术的信息分析工作者，他们是增强企业信息生产能力不可或缺的关键人员。企业应选拔具有丰富实践经验的优秀管理人才，并与专业软件供应商合作培养理想的信

29、息分析工作者。1 2 14 结束语从数据供应和信息生产的角度研究企业信息化建设问题是运用传统的生产理论来分析企业信息化成败原因的一种新方法。影响信息化建设成败的因素众多，笔者从数据供应和信息生产的新角度思考信息化建设所面临的问题，提出了数据供应三要素和信息生产三要素，并对其进行了较为详细的阐述。最后，针对信息化建设存在的问题，笔者初步探讨了解决这些问题的方法。企业信息化建设在经历了轰轰烈烈的发展热潮之后，开始理性地总结成功与失败的经验和教训，希望本文能为正在进行或将要进行信息化建设的企业提供有益参考。参考文献f 1 】刘勇，符于江我国企业的信息化建设【J 】商业研究2 0 0 3 。( 9 )

30、 ：4 1 - 4 2 【2 】D a v e n p o nTl i P r n s a l cLW o c k i n gi m o w l e d g e ：h o wo r g a n i z a t i o n sm 锄a g ew h a tt h e yk n o w M B o s t o a 洱a 州B u s i n e s sS c h o o lP r e s s 1 9 9 7 【3 】杨崇俊知识经济与信息技术 E B O L h t t p ：w w w d i g i t a l e a r t h c n r e a d i n g m o m b a s i

31、c r e a d e r c j y a n g h u n 1 9 9 8 【4 】K o a i g e rP J a n o w i t z D t o w n i a gi ni n f o r n 扭d o n ，b u tl l l i l s l yf o rk n o w l e d g e J I n t e r n a t i o n a lJ o u r n a lo fI n f c 咖a a t i o nM a n g e m e n t 1 9 9 5 ，1 5 ( 1 ) ：5 - 1 6 【5 】梅妹娥仲伟俊经理信息系统的信息需求分析【J 】东南大学学报( 哲学社会科学版) ，2 0 0 2 ，4 ( 5 ) ：4 2 - 4 5 【6 】比尔盖茨未来时速【M 】蒋显壕，姜明北京：北京大学出版社1 9 9 9 【7 】梅绍祖T o n gJ a m e sTC 流程再造一理论、方法和技术【M 】北京：清华大学出版社2 0 0 4 【8 】马灿德唐纳德A 。达文波特托马斯I 壬迪克森提姆信息管理：信息管理领域最全面的M B A 指南f M 】吕传俊，周光尚北京：中国社会科学出版社2 0 0 2 【9 】姜奇平从宝钢经验看企业信息化建设【J 】互联网周刊2 0 0 3 ( 3 I ) ：7 2 7 4