文档编排技巧

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1、word 使用技巧-毕业论文目录自动生成 2009-05-24 17:04 一篇 word 文档，内容有大的章， 小的节。如何把章节抽出来生成目录？WORD 点击需要插入的地方 插入菜单 索引和目录 目录 确定目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容， 如何查找内容等。Word 提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且 在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。6.10.1 创建标题目录 Word 一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望 出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题 1

2、 到标题 9） 。也可以应用包含大纲级别 的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非常 快速简便。 6.10.1.1 从标题样式创建目录 从标题样式创建目录的步骤如下： （1）把光标移到要拖入目录的位置。 （2）单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项，并在弹出的【索引和目录】对话框选 择【目录】选项卡，如图 6-43 所示。（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。 如果选择【来自模板】 ，标识使用内置的目录样式（目录 1 到目录 9）来格式化目录。如果 要改变目录的样式，可以单击【更改】按钮，按更改样式的方法修改相应的

3、目录样式。6.10.1.2 从其他样式创建目录 如果要从文档的不同样式中创建目录，例如，不需要根据【标题 1】到【标题 9】的样式 来创建目录，而是根据自定义的【样式 1】到【样式 3】的样式来创建目录，操作步骤如下：（1）将光标移到要插入目录的位置。（2）打开如图 6-43 所示的对话框，然后单击【选项】按钮，弹出如图 6-45 所示的【目 录选项】对话框。（3）在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式，然后在【目录级别】文本框中指定标 题的级别。如果不想用某一样式，要删除【目录级别】文本框中的数字。例如，用户可以 删除标题 1、标题 2 和标题 3 后面的【目录级别】中的数字。 （4）单击

4、【确定】按钮，返回到【索引和目录】对话框。 （5）在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。6.10.2 创建图表目录 图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的 说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。 使用题注组织目录的方法如下： （1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。 （2）将光标移到要插入图表目录的地方。 （3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择 【图表目录】选项卡，如图

5、6-46 所示。 （4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、公式、表格等。 （5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确定后 单击【确定】按钮。 在检查图表目录后，当将鼠标移到目录项目上时，鼠标指针会变为手形，单击鼠标左键接 口跳转到相应的位置。利用题注建立图表目录是很方便的，但有时候，文档中的标签是用户键入的，并不是 Word 的题注功能加上的。这时，就需要使用自定义样式建立图表目录，方法如下： （1）打开如图 6-46 所示的【索引和目录】对话框，并选中【图表目录】选项卡。 （2）单击【选项】按钮，弹出如图 6-47 所示的【图表目录选项

6、】对话框。（3）选中【样式】复选框，并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击 【确定】按钮。 （4）在【索引和目录】对话框中选择各选项，然后单击【确定】按钮。6.10.3 创建引文目录 引文目录与其他目录类似，可以根据不同的引文类型，创建不同的引文目录。在创建引文 目录之前，应该确保在文档中有相应的引文。创建引文目录的操作步骤如下： （1）将光标移到要插入引文目录的位置。 （2）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，在弹出的【引文和目录】对话框中选 择【引文目录】选项卡，如图 6-48 所示。（3）在【类别】中选择相应的引文类别，注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类 型

7、。 （4）创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用，如果要更改，可以单击【更改】 按钮。 （5）如果引文的页码超过五处，可以选中【使用“各处” 】复选框，这样可以避免页码过 多反而给用户造成不便。 （6）如果引文过长，可以选择【保留原格式】 ，以保留原有的引文格式。 （7）选好目录的制表前导符和格式后，单击【确定】按钮即可，插入的引文目录如图 6- 49 所示。如果要标记引文，以创建合适的引文目录，可以按如下方法进行： （1）选择要标记的引文。 （2）打开如图 6-48 所示的对话框，单击【标记引文】按钮，弹出如图 6-50 所示的【标 记引文】对话框。（3）在【类别】的下拉列表框中选择

8、合适的类型。（4）单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记，如果单击【标记全部】按钮，将 对存在于文档中的所选文字进行标记。 （5）如果还要标记其他引文，不要关闭【标记引文】对话框，直接在文档中选取要标记的 引文。 （6）返回【标记引文】对话框，选中的引文将出现在【所选引文】下面，然后单击【标记】 即可。 （7）如果要修改一个存在的类别，可以单击【类别】按钮，弹出如图 6-51 所示的对 话 框。（8）选中要修改的类别，在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字，单击【替换】 按钮即可。 （9）完成后单击【确定】按钮，回到【标记引文】对话框。单击【关闭】按钮。6.10.4 更新目录 Wor

9、d 所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标 题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因 为这样容易引起目录与文档的内容不一致。 在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的 操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要 替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。 如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可 以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以 选择目录后，按下 F9 键更新域。

10、如何在 Word 里面自动生成目录 2008 年 06 月 04 日 星期三 下午 07:471、对整个文本进 行排版处理； 2、先将第一个一级标题选中，再点击工具栏“字体”前“正文”的下拉菜单，选择“标题1” ； 3、此时会在此行前出现一个黑点，表明此行已被设为目录项（前方黑点不会被打印） ； 4、对此行进行段落、字体的设置，直到满意； 5、光标放在刚才筛的目录行中，再点工具栏的格式刷，将文中所有需要设为一级标题的全 部用格式刷统一格式； 6、依照 25 步骤现将文中 2 级、3 级依次设置完毕； 7、光标放在文中需要放置目录的位置，点击菜单中的“插入”-“索引和目录” ，在“目录” 选项单

11、中进行适当设置，也可不用修改，直接使用默认值，确定。 8、此时目录就会自动生成了； 9、要想对目录进行字体、字号等的修改，可选中目录进行修改；选取时注意，不要直接点 击目录，而将鼠标放在目录左方，光标成空箭头时单击，此时会将整个目录选中，进行修 改。如果只想修改某一行，将光标放在该行最后，向前拖选； 10、如果文章中某一处标题有改动，可在改动完后，在生成的目录上点右键，在右键菜单 中点击“更新域” ，所修改处在目录中会自动修改word 格式排版技巧（1）-本科，硕士，博士毕业论文排版 2007-12-03 21:28 2007-12-22 15:08 ）word 格式排版技巧（1）-本科，硕士

12、，博士毕业论文排版 2007-12-03 21:28 一.图表和公式的自动编号在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图 11，表 21，公式 34 等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的 第一张图（图 21）前插入一张图，则原来的图 21 变为 22，22 变为 23，更 糟糕的是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图 21” 。如果图很多， 引用也很多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表 格和公式存在同样的问题。能不能让 Word 对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？ 答

13、案是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过 Word 的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编 号格式为“图 1” 。将图插入文档中后，选中新插入的图，在“插入”菜单选“题注” ， 新建一个标签“图 1” ，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改） ，位置为 所选项目下方，单击“确定”后 Word 就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字 和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例” ，还可以移动文本框的 位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标 签了，直接选择就可以了。Word 会自动按图在文档中

14、出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编号时，比如“如图 11 所示” ，分两步做。插入题注之后，选 中题注中的文字“图 11” ，在“插入”菜单选“书签” ，键入书签名，点“添加” 。这样 就把题注文字“图 11”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方 （上例中是“如”字的后面） ，在“插入”菜单选“交叉引用” ，弹出对话框中引用类型选 “书签” ， “引用内容”为“书签文字” ，选择刚才键入的书签名后点“插入” ，Word 就将文 字“图 11”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交 叉引用就可以了，不用再做书签。至此我们就实现了图的编号的自动维

15、护，当在第一张图前再插入一张图后，Word 会 自动把第一张图的题注“图 11”改为“图 12” ，文档中的“图 11”也会自动变为 “图 12” 。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式” （Word 默认） ，光标放在公式之后，不要（注意是“不要” ）选中公式，在“插入”菜单选 “题注” ，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式 1” ，点击 “插入” ，Word 就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编

16、号要求在右边行末，具体的方法在“制表 位的使用”一节详细说明。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是 Word 的域。域是文档中可能发生变 化的内容，Word 使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各 个域的具体使用方法请参考 Word 的帮助。注： （1）题注中新建标签时，Word 会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那 么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。 （2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图” 。 （3）图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引 用文字，在弹出的菜单中选“更新域” 。关闭文档再打开 Word 会更新所有的域。二.制表位的使用制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置， 使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户 可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一次 Tab 键，Wor