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1、12 秘书事务处理规定秘书事务处理规定第一条 一般信件的处理1.书信在社会生活中对于联系人们感情、处理各种事务有着重要的作用。秘书必须能 写漂亮的信件。2.信件只有一面时，在信封内再放入一张白纸更为妥帖。信封的正面右侧写收件人地址、中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。收件人姓名下 方可写“足下” 、 “秘书”字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启” 、 “亲阅” 、 “急 件”等字样。信封背面封口处通常用“”符号或“封” 、 “缄”等字。3.信件要写得平易、准确，文字要写得正确、易读。第二条 西文信件的处理秘书到机要室发出西文信件时，应依照以下方法进行：1.信纸和信封一般采用白色，有时也可使
2、用浅色调。信的结构分为信头(Heading)、起 句(Opening)、正文(Body)、结束语(Ending)、收件人姓名(Address)和署名(Signature)六 部分。(1)信头(Heading)。将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业 信件和公用信件标识一般写在右上或中间处。(2)起句(Opening)。一般在信件开头写上“Dear” 。美式信件多采用 My Dear、或 My Tanka 等形式，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir” 。(3)正文(Body)。直接写主要内容。(4)结束语(Ending)。在正文内容结束后写上 Your
3、s sincerely，Yours truly，更亲 切时可用 Lovingly faithfully。对不认识的人通常用 Yours faithfully。(5)收件人姓名(Address)。在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中 可省略。而公务信件应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。(6)署名(Signature)。署名要使用全称，以示正式和尊重。如用 T.Yamada，就不如用 Taro.Yamada。2.信封的写法信封的格式如下图所示：Mr.Taro Kobayasi 2 Taisido Setagaya Tokyo Japan另外，信封中还有一些常用词，比如转送(Ple
4、ase forward)、亲启(Private)、加急 (Immediate)、把转交(Kindly forwarded by Mr. )等。第三条 祝辞及礼仪信件的处理秘书经常要为各种各样的典礼、仪式写祝辞。祝辞的要领是简短，但重要的内容不能 遗忘。第四条 邮寄物品的处理秘书必须了解有关邮寄物品如信件、电报、包裹的常识。1.普通邮件(1)第一种邮件(信件)。定形邮件。重量分 25 克和 50 克，邮寄费用不等。不定形邮件。费用分为几档：50 克、50100 克、100250 克、250500 克、1 千 克、2 千克、3 千克、4 千克。简便信件。(2)第二种邮件(明信片)。明信片。贺年卡。
5、往返明信片。小盒明信片。(3)第三种邮件。通报、公报、每月发行 3 次以上的报纸和推销商发出的邮件。(4)第四种邮件(免封装邮件)。函授教育。盲文邮件。2.特殊邮件(1)挂号信：现金；非现金；简单挂号。(2)快递：按重量收取不同费用。第五条 旅行安排秘书必须为上司做好旅程安排，购买车票等工作。1.旅行日程应先写出日程安排，发往所到之地和公司内有关部门。2.购买票据购买票据时应注意下列事项：(1)乘车票、卧铺票、特快票，最好提前预定。(2)购来的车票是几号车、几号等要记下来，以便和迎接的分公司联系。(3)对常用的飞机航班和火车发、到时刻应事先准备一张表。第六条 礼品的回赠接受经理购买礼品的旨意时
6、，应先询问预算，确认送礼目的，并问清受礼方的爱好、 年龄等。在被问到“买什么好”的时候，秘书要提出可行的建议。第七条 就餐礼仪1.就餐不要出声音，喝汤时不能吸，饭后最好不使用牙签。2.餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完毕要将刀叉一 并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。第八条 服饰要求1.服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。对女秘书来说，重要的是表现内在美，提高修 养。有好的修养，对服装的鉴赏力就会提高。2.在公司时穿着应庄重、大方。3.注意在以下场合的服饰要求：女职员散步时不要戴耳饰，参加宴会时，套裙下不可 穿短袜和低跟鞋。 4.在服饰的色彩搭配方面，要考虑全身色调的和谐。
