办公自动化整理资料

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1、1 办公自动化第一章 办公自动化的基础知识第一节1.办公自动化的含义办公自动化是利用先进的科学技术，使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，为科学管理和决策服务，从而提高行政效率和质量。2.办公自动化的特点1）综合性: 应用多门科学技术；涉及广泛的工作领域。2）交互性: 信息是处理的对象，设备和技术是加工和处理的工具，人是设计者、指挥者和结果的享用者。3.办公自动化的意义A 提高办公工作的质量和效率，实现办公信息处理的大容量、高速度。B 使办公工作规范化、制度化，更新办公形式。C 实现办公过程的智能化。提高办公工作的速度和准

2、确性，提高办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和决策方案。4.办公自动化的层次A 事务处理型最基本的一个层次。业务处理系统。B 管理控制型中间层。管理信息系统（Management Information System ，MIS ） 。C 辅助决策型最上层。决策支持系统（Decision Support System ，DSS） 。5.办公自动化的构成要素办公人员办公信息 办公流程 办公设备6.办公自动化的起源和演变过程起源 : 美国演变单机设备阶段（1975 年以前）局部网络阶段（19751982 年）一体化阶段（ 19831990 年）2 全面实现办公自动化阶段（1990 年至今）

3、7.我国办公自动化的发展发展过程 1985 年以前启蒙动员阶段1986 1990初见成效阶段1990 年以后快速发展阶段整体现状各单位办公自动化程度有所不同，大致可分为四种情况（略）。存在的问题 从用户角度看：许多企业对OA 理解尚浅，不能慎重选择适合本单位实际情况的设备和OA 系统，系统利用率不高。与 OA 相配套的规章制度不健全，管理模式落后。用户使用水平低。 从开发商角度来看：?开发商技术层次参差不齐；?没有因地制宜根据客户本身特点进行个性研发；?售后服务不到位。对策：对用户来说：?充分了解单位自身的现状和需求，从实用角度出发，选择相应的设备和软件。?规范化 OA 建设和管理。加强企业最

4、高管理层的支持；建立完善配套的规章制度。?完善培训机制，加强信息化队伍建设。对开发商来说：?技术创新，加强产品的人性化设计，并加强系统安全性；?针对客户的实际应用需求进行研发；?完善售后服务，为客户做增值服务。8.未来发展趋势办公环境网络化办公业务集成化办公信息多媒体化办公系统智能化办公操作无纸化 第二节电子政务9.电子政务的概念电子政务（ E-government）就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务 两项职能通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组 ，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。电子政务与电子政府电子政府是一个实

5、体概念，主要是建立一个新的政府管理形态；电子政务是一个程序概念，主要是利用信息、技术进行行政活动，重点在政务。电子政府是电子政务的发展方向。10.电子政务与办公自动化的区别与联系区别：（1） 应用定位不同 电子政务侧重于部门内部及跨部门、跨地区的应用； 而办公自动化系统的应用重点一般是在部门内部，并且集中于办事人员的个人层面。（2） 应用主体不同 办公自动化广泛应用于几乎所有的党政机关和企事业单位；而电子政务应用主体主要是各级政府部门。3 （3） 系统用户不同 办公自动化系统的用户大多是办公人员，而电子政务系统用户的范围要广得多，除了政府部门的工作人员之外，还包括与这些部门相关的企业和公众等。

6、联系：电子政务实现了打破部门界线的联网办公和互动式作业，可以把电子政务看作是办公自动化系统在范围和功能上的对外延伸，是面向全社会的政府办公自动化。办公自动化要为电子政务搭桥铺路。11.电子政务的基本结构政府部门内部的电子化和网络化办公。政府间的电子政务（G to G）政府对企业的电子政务（G to B）政府对公民的电子政务，主要是指政府通过电子网络系统为公民提供的各种服务。（G to C）12.电子政务在我国的发展80 年代末，办公自动化工程为电子政务奠定基础；1993，启动 三金工程 ；1998，青岛政务信息公众网http:/是我国第一个严格意义上的政府网站。1999 年 1 月，发起 政府

7、上网工程 ，截止到2002 年 1 月 15 日，所有的省级政府机构和中央部委、 95%以上的市级政府和省政府的厅局办、70%以上的县级政府以及经济发达地区的乡镇级政府都已经在网上设立了办事窗口。2006 年 1 月 1 日， 中华人民共和国中央人民政府门户网站正式开通。13.三金工程1993 年 3 月 12 日，时任副总理的朱镕基主持国务院会议，提出了建设 三金 工程， 即金桥、金关、金卡工程。金桥工程：建设我国重要的信息化基础设施。金关工程：推动海关报关业务的电子化。中国电子口岸http:/ 金卡工程： 发展我国电子货币为目的、以电子货币应用为重点的各类卡基应用系统工程。14.我国电子

8、政务发展存在的主要问题（老师没勾，也许有用）?政务信息资源开发利用滞后，共享机制尚未建立；?电子政务建设、管理、运行体制不完善；?应用系统的潜能没有得到充分发挥，公共服务效率不高；?法律法规和标准化工作亟待加强；?安全保障能力有待提高；?发展不平衡，部分中西部地区缺乏必要的建设资金第 2 章办公中的文档处理1.“节”的概念节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分，也就是在节中可以设置与文档其他部分不同的某些页面格式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。?可以通过插入分节符来创建一个新的节；?如果没有进行过插入节的操作，word 自动将文档作为一个节处理。2.“域”的概念?域是文档中的

9、变量，就是引导Word 在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信4 息的一组代码。“域”的例子：页码、目录、项目符号与编号、题注、邮件合并中得合并域等等3.模板?创建方式 : 新建模板；新建文件，保存为模板。?使用自己建立的模板?下载文档模板（.dot 文件）4.四种视图（课本 P58）普通视图页面视图Web 版式视图大纲视图其中页面视图是Word 的默认视图方式页面视图： 在制作打印文稿时，用来查看页面效果较好，如页眉页脚、分栏、图文混排等在此种方式下才有效。Web 视图： 利用 word 制作网页时比较方便，它可以设置背景、利用主题。大纲视图： 将文件按标题的层次进行显示，对长文档的组织和

10、维护非常方便。5.邮件合并的定义及步骤邮件合并是把每份邮件中都重复的内容与区分不同邮件的数据合并起来。前者称为 主文档 ，后者称为 数据源 。基本步骤建立主文档建立或打开数据源在主文档中插入合并域执行合并操作6.word 表格属性表格大小、对齐方式；行高，跨页断行，标题行重复；列宽；单元格，文字方向等。7.数据库中条件格式的设置（课本 P132） 注意： 最多进行 三个 条件格式的设置选取区域 数据 有效性（数据输入之前设置）设置、输入信息、出错警告、输入法模式。删除有效性。8.定义单元格数据的有效性（课本P117）9.单元格引用方式绝对引用与相对引用（课本135 页）（1）相对引用：在公式、

11、函数的复制操作中，代表参数的单元格名是可以变化的。指引 Excel 从公式单元格出发如何找到引用的单元格。在街道比喻中类似于指路，即告之从出发地如何走到目的地，如 往前走三个路口。如 A1、B2。（ 2）绝对引用：代表参数的单元格名是始终不变的。不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其工作表的确切位置。在街道地址比喻中就像一个特定的住址，如 人民路32 号 。单元格的绝对引用通过在行号和列标前加一个美元符号 $ 来表示，如 $A$1、$B$2，以此类推。（ 3）混合引用： B$3 ， $B3 ，只有列或行变化用 F4 切换10.排序 (课本 119页) 排序的顺序升序A

12、 数字从最小的负数到最大的正数；B 空格排在最后；C 汉字可以按字典（拼音）或笔画排序。此 部分要 进行电脑 操 作来熟悉（选中表格右 击）5 降序： A 空格在最后，其他相反。 一级字段排序 多级字段排序注意 ：排序时只有三个 关键字11.高级筛选中需要注意的五点 课本 123 页12.分类汇总（课本124 页）定义 :根据某一字段的字段值，先对记录进行分类；然后再对各类记录的数值字段分别进行统计。注意： 分类汇总之前，应该先对数据库排序。13.冻结窗格选中标题右击表格属性行在各页的顶端以标题形式重复出现14.跨工作表、工作簿跨工作表、跨工作簿的单元格引用：跨工作表 : 工作表名 ! 单元格

13、地址跨工作簿 : 工作簿名 工作表名 ! 单元格地址如: 计算机成绩 .xls 上机成绩！ B4 第三章 办公中的演示文稿制作1.五种视图方式（课本P177）（1）普通视图编排演示文稿时最常用、最直观的视图模式。可以逐张添加文本和图形等，并且可以很方便地对它们进行编辑和排版。（2）大纲视图演示文稿以大纲形式显示，每张幻灯片中的标题和正文组成了大纲的内容。大纲视图是最适合组织演示文稿思路的。（3）幻灯片浏览视图可以看到所有幻灯片的缩略图，重新为幻灯片排列顺序，轻松地添加、 删除和移动幻灯片。（4）幻灯片放映视图观看最终的实际显示效果。（5）备注页视图在备注页视图中， 编辑区上半部分显示的是幻灯片

14、的缩略图，下半部分是备注页编辑区，可以在该区域中输入演讲者备注和一些注释信息，以便在演示过程中使用。也可以打印一份备注页作为参考2.母版的作用（169）幻灯片母版控制了某些文本特征（如字体、字号和颜色）、背景色和某些特殊效果（如阴影和项目符号样式） 。幻灯片母版包含文本占位符和页脚（如日期、时间和幻灯片编号）占位符。如果要修改多张幻灯片的外观，不必一张张幻灯片进行修改，而只需在幻灯片母版上做一次修改即可。 PowerPoint 将自动更新已有的幻灯片，并对以后新添加的幻灯片应用这些更改。如果要更改文本格式，可选择占位符中的文本并做更改。对母版进行的几项操作：?改变标题及正文对象框的特征6 ?改

15、变幻灯片母版的配色方案及背景颜色?插入背景图形?在幻灯片中插入时间、日期、页码母版类型?幻灯片母版 ：包括标题文本、段落文本、日期和时间、脚注信息和幻灯片序号等各种占位符，以及背景效果。该母版的所有特性会作用到演示文稿的每一张非标题版式的幻灯片上。?标题母版 ：通过修改标题母版的格式可以改变标题的外观，对标题母版所做的修改不会影响演示文稿中非标题版式的幻灯片。?讲义母版 ：用来控制打印演示文稿讲义外观，对讲义母版的修改只能在打印出的讲义中才能得到体现。?备注母版 ：主要用来控制备注页的版式格式。?3.打印设置 （注意打印内容的选择和打印讲义的设置选择打印内容，可以是幻灯片、讲义、大纲或备注等4

16、.抓图软件、虚拟光驱软件最好用的 看图 软件 ACDSee 抓图工具?键盘上的Print Screen 键?抓图软件 ?SnagIt ?HyperSnap 6.10.01 简体中文版 (烈火 ) ?红蜻蜓抓图精灵?超级屏捕 (SuperCapture) 键盘上的Print Screen 键?键盘上 Prt 开头的键，按一下就把当前屏幕捕捉了,可以在图像处理软件里粘贴.然后保存 . ?按住 alt 再按这个键 ,就是捕捉当前激活的窗口,比如一个对话框,然后在图像处理软件里粘贴 . 4.虚拟光驱?Daemon Tools ?Alcohol 120% ?虚拟光驱(Virtual Drive 什么是虚拟光驱？?虚拟光驱是一种模拟光驱（CD-ROM ）工作的工具软件，可以生成和你电脑上所安