《教学类档案规范》由会员分享，可在线阅读，更多相关《教学类档案规范（13页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1福建工程学院教学类档案工作规范福建工程学院教学类档案工作规范一、教学档案工作的基本原一、教学档案工作的基本原则则1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。2教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。3教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门按一定的比例择优接收。4教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、 “四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员
2、岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教学考核晋升与档案部门出具归档证明同步。5各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。6努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管2理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工
3、作的信息咨询部门之一。7逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。8要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。二、教学档案二、教学档案归归档范档范围围的确定的确定1确定的原则（1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（2）归档的教学文件与材料，必须反映教学管理、教学实践活动中的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。2归档的主要内容和重点
4、（1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面， （具体见附件一）。（2）归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。33不归档的文件材料（1）上级有关教学普发的、不办的及未定稿的文件。（2）无查考利用价值的事务性临时性文件。（3）校内其他单位发来的文件。（4）重份文件。（5）与校外单位交换来的材料。三、教学文件材料的部三、教学文件材料的部门门立卷与立卷与归归档流程档流程1形成与积累（1）每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系（部）、部署新学年工作时，同时向各系（部）办公室主任、教
5、学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。（2）教务部门和各系（部）应利用学籍管理软件对学生学籍登记表（卡）逐项进行登记，并做好数据备份。（3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。（4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。（5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。（6）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。2整理组卷4（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部
6、门归档。（2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过 200 页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件按永久、长期、短期分别组卷。（4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。（5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名
7、、责任者、时间。（7）各种材料大小均为 A4 型纸张大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。（8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字5报告一致的档号。（10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的右下角。以件为单位，应在每项文件上端加盖归档章，并逐项填写。（11）填写卷内目录及备考表。（12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他
8、类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。（13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。（14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。3归档验收（1）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。（2）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。（3）教学综合管理文件次年 6 月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从就学到毕业）当年寒假前一次性归档。四、教学档案的管理四、教学档案的管理1分类编号（1）按中
9、国档案分类法教育档案分类表进行分类标引，给出检索分类号。（2）根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目6代号简表。（3）教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号案卷号按最下位类目流水。属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用毕业年度（“届”）。2编目（1）每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边 40 毫米处。（2）按档号顺序，以案卷为对象填写。（3）编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。（4）必须将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。3排架、保管（1）按档
10、号顺序排架。（2）保管要求按高等学校档案部门业务建设规范第 9 条执行。（3）与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按声像载体档案工作规范有关条款处理。4档案的补充与修改（1）各系（部）随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。7（2）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。五、教学档案工作五、教学档案工作岗岗位位责责任制任制1教学管理部门领导的职责（1）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。（2）加
11、强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。（3）对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。2各部门专（兼）职教学档案人员职责（1）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。（2）将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。（3）做好存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。3教研室主任的职责（1）负责收集教研室的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专（兼）职档案员移交。（2）督促教师移交各种业务档案。附件一：福建工程学院教学福建工程学院教
12、学类类档案档案归归档范档范围围和保管期限表和保管期限表8教务处：综综 合合 科科序序 号号 类类 目目 名名 称称 保管期限保管期限 1 上上级级教育部教育部门门下达的指令性及指下达的指令性及指导导性文件性文件 30 年2 学校有关教学工作的学校有关教学工作的请请示和上示和上级级的批复、函件的批复、函件 永 久3 年度和年度以上的工作年度和年度以上的工作计计划、划、总结总结和教学管理制度和教学管理制度 永 久教务管理科教务管理科序序 号号 类类 目目 名名 称称 保管期限保管期限 1 毕业毕业生花名册生花名册 永 久2 学校学位委学校学位委员员会授予本科学位会授予本科学位审审批文件材料批文件材
13、料 永 久3 学生学籍学生学籍变变更的文件材料更的文件材料 （留（留级级、休学、复学、休学、复学、转转学、退学、保留或取消学生学、退学、保留或取消学生入学入学资资格）格）3.1 关于学生学籍变更的通知 30 年3.2 学籍变更的申请报告、审批材料 30 年4 学生申学生申请转专业请转专业的的请请示、批复示、批复 30 年5 更正更正毕业毕业生生电电子注册信息的子注册信息的报报告告 永 久6 准予学生准予学生毕业毕业的通知等相关文件材料的通知等相关文件材料 永 久7 同意同意结业结业学生学生换发毕业证书换发毕业证书的通知的通知 永 久8 关于关于补办毕业证补办毕业证明明书书的文件材料的文件材料
14、8.1 补办毕业证明书的存底材料 永 久8.2 补办毕业证明书的申请、审批材料 永 久实践管理科实践管理科9序序 号号 类类 目目 名名 称称 保管期限保管期限 1 上上级对实验级对实验室建室建设设的通知、批复的通知、批复 永 久2 国家国家级级、省、省级级、校、校级实验级实验教学示范中心建教学示范中心建设设、申、申报报材料材料 30 年3 学校基学校基础实验础实验室建室建设项设项目目预预算的申算的申请请、 、调调整整报报告告 30 年4 学校学校实验实验室建室建设规设规划、建划、建设项设项目目实实施、施、验验收的通知、收的通知、报报告告 30 年5 高等学校高等学校实验实验室信息室信息统计统计数据数据 30 年6 上上级对级对学科学科竞赛竞赛的表彰文件的表彰文件 永 久7 学校学校优优秀秀毕业设计毕业设计（ （论论文）表彰文件文）表彰文件 永 久8
