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1、1序 言企业的应收账款是指因赊销商品或劳务而发生的在一年内或一个营业周期内收回的欠款。应收账款在回收之前的持有时间内，它不但不会增值，反而要随时间的推移让企业付出代价。如果应收账款不能及时收回，企业流动资金就无法正常周转，轻则会导致企业的亏损，重则会导致企业破产。随着社会经济的迅速发展，计算机管理已经不断的应用到企业的管理过程中。企业手工管理应收账款的方式已经不能满足企业发展的需要，这就需要用现代的信息技术进行应收账款的管理。应收账款管理系统就是通过对企业经营过程中各项应收账款进行日常核算，准确及时的反映其增减变动状况，使会计人员和企业管理人员能够及时掌握企业的资金流动状况和货款回收情况，对逾
2、期的应收账款及时进行有效的催收和清理，从而提高企业的经营管理水平，加速资金周转，最大限度地减少坏账损失，提高企业的经济效益。一、引言引言（一） 系统开发的背景企业的应收账款是指因赊销商品或劳务而发生的在一年内或一个营业周期内收回的客户欠款。在收回之前的持有时间内，它不但不会增值，反而要随时间的推移让企业付出代价。如果企业的应收款项不能及时收回，企业资金就无法继续周转，正常的营运活动就被梗阻，不但会对企业自身的资金运转产生负面影响，而且还可能引发企业之间的相互拖欠，从而形成严重的三角债问题；如果企业的应收账款一旦形成呆账，就会使这部分资金滞死，使企业蒙受严重的财务损失，甚至会危及企业的生存和发展
3、。加强应收账款的管理，避免或减少损失的发生，保证企业经营活动的正常进行，提高企业的经济利益，是十分必须和重要的。企业应采取有效措施，认真加以预防和解决。目前，一些企业的业务部门都有计算机，日常的文件打印、报表输出都使用 Microsoft 企业的 office 软件进行处理，实际业务处理和财务管理大部分还是手工进行的，对于国外的一些大型企业，在应收账款的管理上都采用的是计算机来处理的。应收账款的管理要耗费大量的人力、物力，而且业务量很大，要处理的数据繁多，会计人员对于应收账款的管理还要定期查看，及时清查应收账款，计算业务人员的佣金，对于到期未付的应收账款要立即追踪；催收账款的部门必须记录催收的
4、细节，并且与顾客讨论付款方式，完全负起收款的责任向客户传递催款信息，由于工作的繁重，会计人员有时会疏忽了应收账款的查看，这样就会造成过多坏账，结果导致现金流量下降，危及企业的生存。而且企业的领导不得即使查看了解应收账款的管理情况，不能准确了解企业现金的流动情况，给企业领导的决策带来很多的不便，还影响到企业的经济效益。2从以上情况总结分析来看，目前，企业在对应收账款管理工作中存在的问题有：1 虽然各业务部门都有计算机，但是还没有充分发挥其作用。2 应收账款在财务部门被各职能人员所使用，企业的有关人员对应收账款的情况缺乏了解。3 应收账款管理的手工处理，工作量大，出错率很高，经常给财务工作人员的日
5、常处理工作带来麻烦。4 企业的领导人员对企业的应收账款管理情况的信息不能及时、准确地掌握，影响决策的质量。随着社会经济的迅速发展，人们设法将计算机管理应用到企业的管理过程中。同时，网络应用于办公已经是大势所趋。企业手工处理应收账款的方式已经不能满足企业发展的需要，这就需要用现代的信息技术进行应收账款的管理。应收账款管理系统提供的信息在企业管理中对于应运能力及后备现金流入的分析有着极其重要的作用，因此，西方国家的应收账款管理系统一直作为会计信息系统中的一个重要子系统而独立存在。在我国，长期以来应收账款的核算一般只作为销售系统中的一个较小的组成部分，应收账款子系统的研制与开发一直没有得到应有的重视
6、。随着我国市场经济的进一步发展，赊销业务将日益频繁，企业经营者迫切需要及时掌握应收账款的动态信息。因此，设立对立完整的应收账款子系统，提供应收账款管理所需的核算和分析资料显得十分必要。缺乏应收账款管理系统的企业，会造成过多坏账，结果导致现金流量下降，危及企业的生存。将计算机用于应收账款的管理，则能迅速准确地提供应收账款管理所需的信息，提高工作效率。应收账款管理系统可以使会计人员从繁重的数据处理事务中解脱出来，也可以提供数据的共享，可以及时准确的提供应收账款管理所需要的核算和分析资料。(二) 系统开发的思路我们开发的应收账款管理系统。可以通过对企业经营过程中各项应收账款进行日常核算，及时准确的反
7、映其增减变动状况，使会计人员和企业管理人员能及时掌握企业的资金流动状况和货款回收情况，对过期未还的款项及时进行有效的催款和清理，从而加强对销售过程的控制和管理，解决了手工处理应收账款中出现的问题，加速资金周转，最大限度地减少坏账损失，提高企业的经济效益。该系统的具体的内容包括有：首先建立大型的数据库，我们用的是 Access 数据库管理系统，对于界面和功能的设计，我们参考了用友财务软件，首先对进入系统的人员进行分类，并给他们设置不同的权限，建立应收账款管理系统开始启用的时间、会计年度和会计结账的时间，确定一个具体的使用单位，设置和应收账款管理相关的会计科目，并录入期初余额。系统的日常处理有由凭
8、证的输入、审核和记账，还包括有对往来帐的核销，凭证的输入我们采用的是人工输入，根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，分行输入借方和贷方的发生额，对凭证的审核，记3账是把审核过的凭证正是即如各种账簿，整个记账的过程是由具有记账权限的操作员发出记账指令，计算机自动进行科目总账和登记账簿的操作，结账是在月末进行，系统将应收账款管理的各科目的本期发生额和余额结算清楚，并将期末余额自动转入下期。系统可以查询和输出应收账款管理所需要的各种账表，只要输入账表的月份，系统将会自动生成各种帐表，例如应收账款明细表、应收账款总账表、账龄分析表和 DSO 报告。系统这些功能减轻了手工处理应收账款的工作量，可以自
9、动编织各种分析报表，同时减少了错误数据的出现，系统可以自动定期清查应收账款；计算业务人员的佣金，对于到期未付的应收账款立即追踪，并向客户发出催收账款的信息，并且与客户讨论付款方式，减少坏账的发生。该应收账款管理系统的主要任务归纳为以下三个方面：1. 对应收账款的业务进行日常核算，反映资金流动状况。2反映和监督各赊销业务的货款收回情况，防止坏帐损失，并对可能的坏帐进行估计。3反映客户的欠款情况和信誉程度，对各客户偿债能力和信息进行客观的判断和科学的分析，从而加强销售管理。(三) 系统可行性分析管理信息系统的可行性分析包括以下四个方面的内容。1 技术可行性技术上的可行性分析主要包括现有技术条件能否
10、顺利完成开发工作，硬、软件配置能否满足开发这需要等。应收账款管理需要处理大量的数据和对数据进行分析等复杂的工作，这一特点非常适合计算机的特点，发挥计算机的数据处理速度快、准确度高的优势。现代计算机的硬件和软件技术有着飞速的发展，面形对象的、可视化的开发工作不断涌现，如 VC+, VB, PowerBuilder.这些硬件和软件技术为系统的建设提供了技术条件，可以提高软件开发的质量和效率，缩短开发周期。该系统的开发对硬件的要求很低，CPU 100MHz 和 32M 以上内存。对软件方面的需求有：Microsoft Windows xp、Microsoft Visual Basic 6.0 和 M
11、icrosoft ACCESS 2000，因此该系统的开发在技术方面是可行的。2 经济可行性经济可行性主要是对项目的经济效益进行评价，一方面是支出的费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。另一方面是取得的收益中可以用钱来衡量的那部分（收益的另一部分难以用钱来表示的）。目前手工处理应收账款的管理方式如果用计算机来完成，建设 MIS 系统，不但能大大减少重复性的工作，降低办公费用，提高办公效率，而且减轻了财务人员的工作强度，为企业领导决策能够及时提供准确的信息。3社会可行性社会可行性研究是对系统投入使用后对社会可能带来的影响进行分析。随着计算机知识的普及和推广，越来
12、越多的人掌握了计算机的基本使用方法和技能。目前随着会计电算化的发展，企4业的财务人员已经具备了一定的计算机基础知识和财务软件的实际操作经验，对于财务软件的使用，财务人员有着很大的积极性，可以大大减轻他们的工作量。因此，该系统在社会方面是可行的。可行性分析的最后成果时写出可行性分析报告。可行性分析报告包括下列内容：（1）系统的总体目标以及主要功能。（2）主要问题和主要信息需求。（3）拟定系统的方案。（4）从技术、经济、社会等方面论证方案的可行性。均衡以上条件，我们完全有理由相信系统运行的软硬件条件是具有的。综上所述，本系统是可行的。5二、系统分析系统分析阶段的目标，就是按照系统的开发背景、开发思
13、路和可行性分析所定的某个开发项目范围内，明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的软件方案。（一）系统的调查1组织结构图 为了能更好地让我们开发的系统满足各企业的需要。我们这某个科技有限企业进行了调查分析。从他们的管理和职能部门的分工来看，他们企业的组织结构图如下所示：总经理财务部出纳会计会计主管组织结构图2业务流程图（BFD）为了进一步弄清该系统的基本功能和信息流程，我们对企业的财务部门进行了详细的调查，重点是弄清楚应收账款管理的业务流程，并能用业务流程图加以描述。业务流程图（BFD）是一种表明系统内部单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，通过图形工具进行瞄来描述管理业
14、务活动，进行规范化说明。通过详细调查我们的除应收账款管理系统的业务流程图，如下所示：6外部项业务处理过程各类单据、表单数据存储信息传递的顺序业务流程图图例业务流程图应收账款管理系统业务流程图说明如下：1将应收款项发生凭证和收款凭证输入凭证临时文件，同时在客户文件中建立新增客户档案。2对凭证临时文件中的应收款项发生凭证和收款凭证进行审核，经审核签字后将其存储到凭证文件中。3对审核后的凭证，记账于收款凭证文件和发票文件中，同时更新客户文件。其中：收款凭证文件存放记账后收款凭证；发票文件存放记账后的全部发票信息，详细放映第一张发票的发生、货款回收及所欠余额情况；客户文件存储客户的固定信息及所欠账款等
15、综合变动信息。4由客户文件生成客户信息表、用户信息表、催款单，由收款凭证文件和发票文件生成应收账款明细账、账龄分析表和坏账损失估算表等。（二）系统的逻辑模型审核应收账款发生凭证收款凭证记账生成生成往来帐的核销应收账款明细表应收账款总账表催款单临时凭证存储输入凭证存储客户文件收款凭证文件发票文件账龄分析表坏帐损失估算表用户信息 表客户信息 表7在对应收账款手工管理方式和业务流程进行分析和研究的基础上，经过我们的认真地思考、论证，最后确定了该应收账款管理系统的逻辑模型。该系统将主要由财务科使用，具有控制赊销合同的签订，记录有关应收账款的业务的详细情况，按照规定的计提比例和方法提取坏账准备，并对确实
16、无法收回的坏账即使按规定处理，分析应收账款拖欠情况，评价客户偿债能力和信誉程度。该系统能够以 Word 或者 Excel 的格式向办公室以及企业领导提供各种应收账款的报表。下面以该应收账款管理系统的数据流程图和数据字典来描述该系统的逻辑功能。1. 数据流图（DFD: Data Flow Diagram）数据流图是在对系统调研阶段绘制的业务流程图进行分析的基础上，从系统的科学性、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发，将信息处理功能和彼此之间的联系自顶向下、逐层分解，从逻辑上精确地描述系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存储及数据来源和方向（外部项）如下图所示：外部实体数据流业务处理数据存储数据流图图例应收账款管理系统数据流程顶层图如下：客户P1.P1.应收账款管理系统销 售代 表销售发票催款单收款单总经理数据分析表D4D4 坏账备查账D1D1 客户档案D2D2 票据存储收款收据D3D3 应收账款表数据流图顶层图8应收账款管理系统数据流程 1 层图如下：p13 收款单处理销售发票p11 销售发票处理票据存储应收票据p12 应
