会计学基础-第九章 会计档案

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1、第九章第九章 会会计计档案档案会会计计档案是国家档案是国家经济经济档案的重要档案的重要组组成部分，是成部分，是记录记录和反映和反映经济业务经济业务的重要史料的重要史料 和和证证据，因而也是据，因而也是检查检查遵守遵守财经纪财经纪律情况的律情况的书书面面证证明和明和总结总结管理管理经验经验的和参考的和参考资资料。料。第一第一节节 会会计计档案档案归归档与保管档与保管 一、会一、会计计档案的概念和内容档案的概念和内容（一）会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据。（二）会计档案的内容会计档案的具体包括以下四个方面内容：

2、1.会计凭证类： 原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 2.会计账簿类： 总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。 3.财务报告类： 月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其 他财务报告。 4.其他会计资料类： 银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计 档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。二、会二、会计计档案的档案的归归档档 根据会计档案管理办法，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照 归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（一）会计档案的整理 在会计年度终了，当年

3、形成的会计档案，应由会计部门按照规定进行整理立卷。一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。 1、分类标准统一 也就是将会计资料按一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他 2、档案形成统一 也就是档案的案册封面、档案盒、存放柜和存放序列统一 3、管理要求统一 也就是建立财务会计档案登记册、目录等 （二）会计档案的装订 P170-171 分为会计凭证装订、会计报表装订、会计账簿装订等 三、会三、会计计档案的保管档案的保管根据会计档案管理办法规定，当年形成的会计档案，由财会部门人员装订成 册；可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后

4、，原则上应由财务会计部门编造 清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指 定专人保管。对于移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别 需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责 任。 （一）会计档案移交手续 开列清单，填写移交清单； 在账簿使用日期栏填写移交日期； 交接人员按移交清册和交接清单项目审核无误后签章。 （二）会计档案的保管要求 1、档案室应选择干燥防水地方，远离易燃堆放地，备有适当防火器材； 2、采用透明塑料膜作防尘罩或防尘布遮盖所有档案架，堵塞鼠洞； 3、会计档案室内经常喷洒消毒药剂，清洁卫生，

5、以防？注； 4、档案室保持通风透光，并保有适当空间，便于查阅和防止潮湿； 5、设置归档登记簿、借阅登记簿、严防毁坏损失、散失和泄密； 6、会计电子档案保管做好防盗、防磁等安全工作。 （三）会计档案的保管期限各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为：3 年、5 年、l0 年、l5 年、25 年 5 种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案管理办法规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办 法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：（主要了解企业的） 1、永久保管：会计档案保管清

6、册、会计档案销毁清册以及年度财务报告； 2、25 年的：现金和银行存款日记账； 3、5 年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管 5 年、银行存款余额调节表、 银行对账单； 4、3 年的：月度、季度财务报告； 5、l5 年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和 银行存款日记账），会计移交清册。第二节 会计档案的借阅与销毁一、会一、会计计档案的借档案的借阅阅和复制和复制 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以 提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计 档案上涂画、拆封和抽换。外部借外部借阅阅要求要求

7、：应有单位正式介绍信，经会计主管或单位领导人批准后，方可办 理人借阅手续； 内部借内部借阅阅要求：要求：应经会计主管或单位领导人批准后，办理人借阅手续； 借借阅阅人借人借阅阅要求：要求： 借阅时应认真填写档案借阅登记簿，如实登记借阅人姓名、单位、日期、 内容，归还期限等； 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，更不得抽换、带 出或复制原件（特殊需要，须经领导批准后方可带出或复制） 借出的会计档案，会计档案管理人员按期如数收回，并办理注销借阅手续。 二、会二、会计计档案的档案的销毁销毁 会计档案保管期满需要销毁时，可以按照以下程序销毁：（1）由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档

8、案销毁清册。（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所 要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报 告本单位负责人。注意：对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的 原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为 止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列 明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。会计档案保管 期满需要销毁时，可

9、以按照以下程序销毁：（1）由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所 要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报 告本单位负责人。注意：对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的 原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为 止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列 明。正在项目建设期间的建设单

10、位，其保管期满的会计档案不得销毁。 三、会三、会计计档案的交接档案的交接（1）单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的应当由终止单位的业务主 管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。（2）单位分立单位分立后原单位存续的应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制；单位分立后原单位解散的协商后的其中一方代管或移交档案馆代管， 各方可查阅、复制。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方 保存，并按规定办理交接手续。（3）单位因为业务移交其他单位办理所涉及的会计档案应当由原单位保管， 承接业务单位可查阅、复制。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由

11、业务承接的单位 保存，并按照规定办理交接手续。（4）单位合并单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的原各单位的会计档案 应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的仍应由原单位保管。建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设 项目的接受单位，并按规定办理交接手续。（5）单位之间交接会计档案的交接双方应当办理会计档案交接手续。（6）个人交接时交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并 由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在 会计档案交清册上签名或者盖章。（7）我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。第九章第九章 会

12、会计计档案档案 章章节强训练习题节强训练习题目目一、一、单项选择题单项选择题。 。1、（、（ ）是指会）是指会计计凭凭证证，会，会计帐计帐簿，和簿，和财务财务会会计报计报告等会告等会计计核算核算专业资专业资料，是料，是记录记录和反映和反映经济业务经济业务事事项项的重要的重要历历史史资资料和料和证证据。据。A、原始凭、原始凭证证 B、 、领领料料单单 C、会、会计计档案档案 D、 、发发票票答案：答案：C2、当年形成的会、当年形成的会计计档案，在会档案，在会计计年度年度终终了后，可了后，可暂暂由会由会计计机构保机构保管（管（ ）。）。A、一年、一年 B、两年、两年 C、三年、三年 D、五年、五年

13、答案：答案：A3、月、季、月、季财务财务会会计报计报告的保管期告的保管期为为（ （ ）。）。A、 、3 年年 B、 、2 年年 C、 、5 年年 D、 、6 年年答案：答案：A4、各种凭、各种凭证证、 、总账总账、明、明细账细账、 、辅辅助助账账簿和会簿和会计计档案移交清册档案移交清册这这（ （ ）年。）年。A、 、3 年年 B、 、10 年年 C、 、15 年年 D、 、20 年年答案：答案：C5、遇特殊情况需要影印复制会、遇特殊情况需要影印复制会计计档案的，必档案的，必须经过须经过（ （ ）批准。）批准。A、 、财务经财务经理理 B、本、本单单位位领导领导 C、会、会计计主管主管 D、 、

14、单单位位负责负责人人答案：答案：B6、（、（ ）在会）在会计计档案档案销毁销毁注册上注册上签签署意署意见见。 。A、 、财务总监财务总监 B、 、财务经财务经理理 C、会、会计计主管主管 D、 、单单位位负责负责人人答案：答案：D二、多二、多项选择题项选择题。 。1、下列各、下列各项项属于会属于会计计档案的有（档案的有（ ）。）。A、会、会计计档案保管清册档案保管清册 B、原始凭、原始凭证证 C、年度、年度财务报财务报告告 D、 、银银行行对账单对账单答案：答案：ABCD2、定期保管期限有（、定期保管期限有（ ）。）。A、 、3 年年 B、 、5 年年 C、 、15 年年 D、 、25 年年答

15、案：答案：ABCD3、下列会、下列会计计档案，保管期限档案，保管期限为为永久的有（永久的有（ ）。）。A、年度、年度财务报财务报告告 B、会、会计计档案保管清册档案保管清册 C、会、会计计档案档案销毁销毁清册清册 D、季度、季度财务报财务报告告答案：答案：ABC4、下列会、下列会计计档案，保管期限档案，保管期限为为 25 年的有（年的有（ ）。）。A、 、现现金日金日记账记账 B、明、明细账细账 C、 、银银行存款日行存款日记账记账 D、会、会计计档档案移交清册案移交清册答案：答案：AC三、判断三、判断题题。 。1、不按、不按规规定管理会定管理会计计档案，致使会档案，致使会计计档案档案毁损毁损， ，灭灭失的失的应应当受到当受到法律的制裁。（法律的制裁。（ ） ）2、固定、固定资产资产卡片是会卡片是会计计档案。（档案。（ ） ）3、重要的、重要的电电子会子会计计档案档案应应当异地保管。（当异地保管。（ ） ）4、 、销毁销毁会会计计档案档案时时， ，应应当由当由单单位档案机构和会位档案机构和会计计机构共同派机构共同派员员监销监销。（。（