行政后勤服务要素参考表

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1、新进职员的人事行政办公服务支持工作完成指南新进职员的人事行政办公服务支持工作完成指南项目项目接待标准接待标准实施注意事项实施注意事项资源支持资源支持建议最后完成时间建议最后完成时间完成情况完成情况办公位1、按照各部门功能规划合理安 排办公位（注意与相关业务 部门位置的合理分配） 2、办公位小推柜、锁、钥匙齐 备，电源、网口、通讯口完 好； 3、办公位桌椅使用责任人卡片对 应贴上椅背。1、请人资部提前提供进人信息，与行 政部共同确定可用的空余办公位， 并分配落实到位。 2、如办公区域暂时没有相应的空余座 位，三天内由行政部沟通协调解决， 同时检查办公位的台面、小推柜、 锁具、电源等。与用人相关部

2、门含事业部 负责人确定详细人数。 与 HR 专员确定具体人员 名单。 办公位由人事经理和行政 经理负责。 办公家具、钥匙、名签由 行政助理负责。新职员到岗前一至三 天办公位所有相关事 宜解决完毕，可以满 足办公需求。办公用机（含办公 电脑、打印机等）1、一般使用公用的复印打印传真 一体机，特殊情况入采购部、财 务部等需要单独使用打印、传真 机的部门，由人事行政领导及总 经理签批使用设备型号和使用责 任人。1、是否自带手提笔记本电脑。 2、是否需要申请办公电脑？是台式机 还是笔记本及所需配置。 3、有无特殊需求（软件、硬件）？办公用机申购及申领，由 行政部助理负责。 申购笔记本电脑需要公司 总经

3、理和董事长审批。 笔记本申购时间为 34 周 请操作者注意提前申请。到岗前两天办公用机 到位。办公电话机1、分配号码清晰准确。 2、使用责任人卡片贴电话上。1、管理人员需要办理直线电话，要特 别提交总经理签批的书面申请。 2、了解职员对长途电话的需求，可以 优先考虑销售人员，按公司相关费 用管理控制制度的相关条款执行。电话机统一向行政部申请。DDD（国内长途）和 IDD（国际长途）需填写 申请表，经总经理或董事 长签批后提交行政部办理。电话分机号码粘到话机上。到岗后当天或次日。宿舍分配说明提前了解部门新进员工需求，保 证入职到岗员工可以无后顾之忧。1、提前了解需求，与行政部确认是否 有足够的宿

4、舍。 2、非一线员工的职员含工程师和部门 经理、副经理也可以住公司已有宿 舍的空余房间床位。不住公司宿舍 则公司不再另外租赁房屋。 3、了解职员对宿舍有无特殊需求，如 加装风扇等，费用算入该部门。行政部办理。到岗后两天内落实。停车位提前了解自驾车上班的高级职员 的需求。1、统计车主姓名、车型、车牌号码。 2、提前三天协调物业管理公司，确实 无停车位时，行政部先行说明。行政部联络办公地点物管。到岗后一周内。邮箱及手机短号1、新职员到岗的同时即将公司邮 箱号发到他们手中，并建立新职 员的个人公司邮箱。 2、另外收集新职员的个人常用邮 箱和手机号，着手办理其对应的 个人手机短号。1、人力资源部办理新

5、职员入职，请人 事专员把公司职员应了解的员工手 册等文件发到其个人人邮箱。注意 正确分配和保密。 2、如果人力资源部没有统一安排入职， 需要提前将新成员名单提交信息中 心网管联系制作 id。Id 文件的制作 需要 2 个工作日。到岗后一至三天。办公电脑 WWW 浏览帐号1、防电脑病毒并节约成本； 2、满足职员了解外部信息需求。1、提前了解需求，确定哪些人需要在 什么时候开通。 2、人力资源部统一办理新员工入职后， 按照业务需要可向信息管理部申请 WEB 浏览。 3、本着成本原则和防电脑病毒原则， 不建议给每一位都开通 WWW。到岗后安装电脑时。IC 卡（门禁、考勤） 新员工到岗当天解决 IC

6、卡问题。1、正式卡由人力资源部提前落实，在 报道之日发到员工手中。 2、凡去新厂的由行政部解决办理 IC 卡（门禁、考勤、用餐） 。HR 的 R/3 手续办理完成， 后续工作由人力资源部完 成。 如果 R/3 手续在职工到岗 前无法办理完成则考虑向 总经办信息管理部申请。到岗的当天。资源预定账号需要使用连接 ERP 系统资源的， 由 ERP 系统网络管理员在一周之 内将资源预定账号发到职员邮箱， 职员凭账号可以按要求开展工作。1、R/3 手续办完后人力资源部会直接 向信息管理部申请。 2、如果 R/3 没有信息需要提前申请， 申请周期为一周。信息管理部。到岗后一周内。邮件的收发1、保证职员可以

7、正常接收公司邮 件，并且避免因邮箱变更对业务 的影响。对调入和新进的职员，要事先与对方 联系考虑邮箱转发至公司，并建议将 原邮箱保留 12 个月。信息管理部。到岗当日实现。名片1、优先保证营销部、采购部、质 量部、研发部、工程部、总经办、 项目管理部部门职员的名片需求。2、要求相应职员填写印制名片的 订购申请单，交人资行政经理和 总经理签批。1、需要与人力资源部提前沟通确定名 片所需内容：部门名称，职位等。 2、与新职员确定：联系方式（手机） ， 在办公位分机无法确定的情况下， 要由前台文员注意通知联系方式。人力资源部。 行政部。 新职员。到岗后一至三天。办公及周边环境介 绍使新职员在最短的时

8、间内了解工 作和生活环境。1、为了方便新职员到岗办公，应提供 机会向职员介绍办公环境（地理位 置、交通情况和办公地点分布等） 。行政部。到岗后一周内。行政服务办公指南前台文员和宿管员用最简练的语 言解答新职员到岗最需要知道的 问题，包括衣、食、住、行等最 基本的与职员每天息息相关的事 宜。1、为了方便新到岗职员在系统没有调 试完备之前尽快熟悉新的办公环境， 需要提供办公指南信息。 2、办公指南信息应包含公交车、考勤、 用餐点等新职员需了解的信息。行政助理及行政文员。到岗后三天内。搬迁及住宿协调1、公司部门搬家要统一组织和安 排，确保安全和周到和快速。 2、新进职工自行解决搬家和住 宿问题。 3

9、、一线员工到岗后，由宿舍管 理员带至分配的宿舍，员工 自行解决搬个人物品到宿舍。1、 与部门沟通搬迁需要解决的问题 （如：搬家车辆、人手、纸箱等）2、部门搬迁通知安排：提前三天发搬 迁通知，明确时间、地点、方式、负 责人和要求。行政部与搬迁部门接口人。通知到位后三天内。对外来团队或新进 公司管理人员及招 聘的职员可用的欢 迎方式需要充分体现公司对到岗新团队、 新职员及管理人员的关怀，使员 工对融入企业文化产生认同感。1、可以采用多种形式，包括公司显示 屏宣传、欢迎牌、欢迎邮件等； 2、欢迎内容的确定。 3、有涉及到用公司显示屏宣传需信息 管理部支持的显示屏宣传内容，人 资部提供内容，行政部提前

10、与信息 管理部联系安排落实。人资部。 行政部。 信息管理部。到岗第一天。 如有制作要提前。办公系统安装支持满足基本办公需要； 满足特殊岗位工作需要。1、办公位（职员）电脑设置提供简单 “系统安装说明” 。 2、 提供技术人员现场支持。 3、提前调查是否有安装特殊软件的 需求，与技术支持处协商解决（包 括是否准许安装和相应的软件获取 方法） 。行政部协调，信息管理部安排 网管操作。电脑到位当天。公司相关制度的介 绍（行政、财务、 人力）新职员在到岗第一天就可以初步 了解公司相关政策，为尽快适应 工作提供方便。1、到岗第一天，请人资部招聘专员给 新进每位职员发一封欢迎邮件，其 中包含公司制度的简单介绍。 2、请人资部专人为新职员做简单的入 职培训。 3、随时提供后勤服务支持。HR、行政部支持、财务部 职员分工合作，共同完成 或提交内容部分。 邮件由在新职员到岗后的 一天之内发出。到岗后三天内。