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1、档案原始记录性诊释O方舟近几年,有同仁对原始记录性是档案的本质属性这一命题提出了挑战,认 为信息性是档案的本质属性。这一挑战,自然引起了笔者对原始记录性是本质属性这一命题 的科学性进行思考。应该说,命题本身是科 学的,只是长 期以来档案界对原始记录性的诊释却是不完整的。一、传统设释的缺陷及其影响档案以原稿居多,原稿的内容是社会活动、自然活动和形成者思想方法、工作方法、经验决策的历史的客观的记载,具有原始性;原稿的形式是指档案的载体、文件的格式、形成者的签注、笔迹和印模,这些特征是历史 的客观的外在表现,具有原始性。这就是对档案原始记录性的传统诊释。这样的设释现在看起来至少有以下几方面的缺陷:第
2、一,档案是以原稿居多,但并不等于原稿。一份文件的形成,往往有依据性的文件作参考,往往有打印稿。原稿具有原始记录性,那么,那些依据性文件和打印稿是否同样具有原始记录性呢?实际的档案成份中,依据性文件、打印稿 与原稿是并存的。再说,原稿具有原始记录性,文物也是一种原稿(文件广义的理解),其内容和形式也往往具有原始性,因而是否可以推定文物也就是档案?第二,档案是个集合概念,是不可数名词,而文件、图书,是非集合概念,是可数名词。文件以“份”作为量 的单位发挥作用,而档案以全宗、系列、案卷作为量的单位发挥作用,全宗、系列、案卷何以分原稿和非原稿呢?档案是以整体形式而存在,图书当中的“孤本, t“真本”,
3、虽然在某种意义上说也具有原始记录性的特征,但它是以单体形式而存在的,只能说它为图书,而不能说它为档案,档案中的案卷是不能离开系列、全宗而存在的。第三,现代档案除了纸质档案以外,还有声像档案,机读档案等等,档案的含义越来越广了,纸质档案中的原稿概念将在现代档案中逐步淡化,直至不复存在“原稿”这样的形式。因而局限在“原稿”的形式上讲档案的原始记录性就显得十分地“苍白无力”。事实上,对原始记录性的传统诊释已不能成为现代档案的正确解释了。传统连释的上述缺陷,归根到底是对档案质的理解上发生偏差所致的。档案作为人类社会实践活动的历史记录,既是历史活动真实面貌的再现,又是 人类客观活动过程的再现,是一个整体
4、概念,而不是单体概念;是一种包括各种方式的、各种载体的文件材料,而不是单一形式二单一载体的文件材料。传统诊释就是从单体、单一形式、单一纸质载体研究的结果。这样一来,档案的本质内涵始终不能得到正确的揭示,档案与文件、文物、图书的区分始终停留在理 论上的舌战,而实际中至今也未找到它们之间各自区分的明确界定。文物中含有档案的成分,档案中含有文物;图书中有档案,档案中有 图书等等。正因为此,中华人民共和国档案法第十二条规定“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的,可以按照法律和行政法规的规定,由上述单位自行管理。” “档案馆与上述单位应当在利用方面互相协作。”就成 了顺乎自然的事
5、了。.二、档案原始记录性的真实内涵档案中的记录是历史全貌的记录,是历史过程的记录,它是从整体考察的结果。比如在文件中,请示与批复是两份文件,请示就是请示,批复就是批复,性质有别,而在档案中请示与批复却是一体的,批复 为请示而存在,没有批复的请示,档案就不必要保存。再比如一个单位的工作计划,对文件而言,它是一份重要文件,但对档案而言,工作计划为单位 的特定职能、特定任务而存在,为本单位各项工作的实施意见、实施措施而存在,离开了特定职能,离开了实施措施,该份工作计划就毫无意义。实际工作中,档案的收集、整理、鉴 定、检索、利用都是从历史的全貌、历史的过程考察中进行操作的。因此,反映历史的全貌和过程是
6、档案的基础 内涵,档案的价值首先是在历史的全貌和过程中得以体现的。再看一看档案的存在形式。档案是以“全宗”、“系列”、“案卷”为存在形式的。所谓的全 宗、系列、案卷都是有机联系的文件组合体,就是说,档案是一个有机联系的文件组合体。这样一种形式也是从整体中加以考察的,与文件、图书以份、册的存在形式有着质的不同。档案是实践活动的记录,实践活动的性质都是与一定职能内容相联系的,而一定的职能内容总是落实到一定的社会组织的单元体来实现的,每个单元体在履行他特定的职能时总有一系列相互关联的活动,因而作为活动的副产品档案也自然地成了具有固有联系的组合体。比如教育单位开设一个专业,首先要打报告申请,有关上级主
7、管部 门同意 就产 生批复;列入计划进 行招生工作产 生招生文件;设备部门为该专业开设增添相应的设备产生设备文件等等,这一系列文件都是为开设新专 业这一特定的 职 能活动而产生的,上述各部 门的活动 实质上都是一体的,为开设 出新专业 而进行 的活动过程,档 案应是这过 程活动 的反映。而一册 图书却不具备这样 的整体功能,其形成过程都是以单体形式进 行的,册与册之间在形成过程中不存在任何联系。档案的有机联 系性是 历史活动过 程的基本反映,是我们组织保管单位的基础,离开这种有机 联系性,档案就不能存在,文件也就无法 查找,档案的价值也就很难体现。因此,保持文件之 间的有机联 系是档案的又一内
8、涵,档案 的组 织,便于档案提供 利用都是以档案的有机联系性为基础的。通常说的文件只要是集中保存起来以后才能成为档案。这里的“集中”就是包含 着组织有机联 系的意思,就是说文件按一定的有机联系保存下来才能成为档案,也只有保持文件的有机联系,“集中”才有意义,才能实现我们保存档案的目的。鉴于上述分析,可以说,历史的全貌和过程以 及有机联系性是档 案的内在 特征,档案的这种内在特征是 自然状态下形成的,是不以人的意志为转移的.正因为有这 样的 内在特征,才使档案能成为历史的真实记录,才称档案为历史活动的第一手材料。也正 因为有这样的内在特征,才使档案具有维护历史真实面貌的功能,才使档案具 有凭证和
9、依据作用。从这个意义上说,档案的有机联系性内在特征是档案原始记录性的本质表现。档案原始记录性的真实内涵应该是,除了档案所记载的方式和记载的内容表现为原始记录以外,要加释档案所含的固有的有机联系这种表现。档案所含的固有的有机联系也是原始的。对档案原始记录性的传统诊释进行上述加释,不但有理论意义,也有很大的实践意义:加释以后的原始记录性,才完全 具备了档案本质属性的功能,便于我们在理论上和实践上把握档案与文件、文物、图书很好地区分出来,从而利于对档案工作本质的揭示,利于档案理论学研究的深化。加释以后的原始记录性,使档案和档案工作与党和国家利益的联 系显得更为紧密,档案工作不但表现为各项工作条件性、
10、服务性 的工作,同时又表现为是维护党和国家历史真实面貌的重要工作,档案的事业是维护历史真实面貌的重大事业。从而利于提高广大 档案部 门和档案干部的积极性,为自己能 投身档案事业而感到自豪,焕 发他们的巨大工作热情,促 使档案工作加快发展。加释以后的原始记录性,为我们档案工作 的实际操作带来方便。在档案工作实践中,由于我们在理论上对一些问题的阐述不那么全面,实际操作起来总有这样那样的困难,一些单位领导 和 业务人员的档 案观 念 不强的话,开展起来就更加困难。比如国家档 案部 门规 定档案工作要实现“四同步”、 “三纳入”等,当非档案人员问起为什么要这样做时,档案人员回答说这是规定;那么为什么这
11、 样规定呢?我们的档案人员就回答不上了。因此“四同步”、“三纳入”的要求在企、事业档案工作 实际中根本做不到。然而现在可以回答 了,档案反映的是一种历史全貌、历史过程,“四同步”、“三纳入”就是把 握这种历史的全貌和过 程,提高档案工作质量的需要。加释以后,便于改进我们档案工作的方法。档案的厉史过程 和有机联系性内涵,要求我们在进行 收集时,孤从职能活动的过程中进行 考察,把收集的着眼点放在 由原来的文件运行点转到过程的运行点上来,从分析职能活动过程的运行出发,研 究档案收集工作的方法,提出收集工作的措施,检验收集材料的完整程度。实践将会证明,从过程出发进行档案的收集,一定会极大 的提高我 们
12、收集工作的效益。进行整理时,要从档案固有的有机联系 出发,注重研究档案 的形成特点、形成方式和形成过程,做到怎样形成就 怎样整理,人为的注入什么有机联系,企图以档案信息分 类法的逻辑联系来加以整理,反 而会打破档案所固有的有机联系,使档案失去原始记录性 的特征。系统整理的过程就是顺乎档案自然形成的过程,这样就可减少我们在设类、归类上所化去 的许多精力,提高档案整理工作的效益。加释以后,以便档案工作人员提高“参与”意识。强调历 史过程作为档案的基础内涵后,就自然地要求档案工作人员 要了解、要把握职能活动的过程、不了解、不懂得职能活动的过程,在进 行档案管理时就会处于一种盲目状态,发现不 了问题,又解决不 了间题。只有了解、掌握职能活动的过程,在各个环节工作中就有争取主动的可能,起到监 督、检查、指导的作用。而要想了解掌握职能活动的过程,档案工作人员就必须主动 地参与各项职能活动。就这一点,目前广大基层档案工作 的人员显得是很不够的,应该说,没有参与意识,不深入基层各项工作的实际,停留在档案室内,纯粹地管管档案而已的认识上,肯定是管理不好档案的。
