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1、集团化公司档案管理方法集团化公司档案管理方法 以新奥集团为例以新奥集团为例 新奥集团档案处 代 国 辉 2012年5月28日 | |集团化公司模型与特点集团化公司模型与特点 一级公司（集团总部）一级公司（集团总部） 一级公司（集团总部）一级公司（集团总部） 二级公司二级公司A A 二级公司二级公司A A 三三 级级 公公 司司 A A 三三 级级 公公 司司 A A 三三 级级 公公 司司 B B 三三 级级 公公 司司 B B 三三 级级 公公 司司 三三 级级 公公 司司 二级公司二级公司B B 二级公司二级公司B B 三三 级级 公公 司司 A A 三三 级级 公公 司司 A A 三三
2、级级 公公 司司 B B 三三 级级 公公 司司 B B 三三 级级 公公 司司 三三 级级 公公 司司 二级公司二级公司 二级公司二级公司 三三 级级 公公 司司 A A 三三 级级 公公 司司 A A 三三 级级 公公 司司 B B 三三 级级 公公 司司 B B 三三 级级 公公 司司 三三 级级 公公 司司 集团公司集团公司 指以资本为主要联结纽带,以母子公司为主体，以 集团章程为共同行为规范的，由母公司、子公司、 参股公司及其他成员共同组成的企业法人联合体。 集中优势资源办大事 多元化经营降低风险 模式化复制提升效率 | |新奥集团简介新奥集团简介 | |企业档案管理全景图企业档案管
3、理全景图 创建 处理 归档 保管 利用服务 处置 组织人员（含各流程节点责任人） 设备工具（含库房及档案管理平台） 制度标准 信息系统 资金预算 信息分析 & 资源开发 决策更科学化 决策更科学化 防风险常态化 防风险常态化 创新能力活化 创新能力活化 效率质量固化 效率质量固化 最佳实践 or 解决方案 文化环境 企业基础 档案管理思想 | |新奥集团档案工作愿景新奥集团档案工作愿景、使命使命、定位定位、目标目标 愿景愿景 使命使命 增值新奥智力资产，捍卫新奥合法权益，促进企业可持续性发展 定位定位 承载新奥创业历史的殿堂，支撑新奥未来事业发展 的智本库 目标目标 成为新奥记忆中心、证据中心
4、、信息知识服务中心 成为最具价值成长力的知识服务机构 | |新奥集团档案工作策略及发展路径新奥集团档案工作策略及发展路径 20102010- -20122012年年 20102010- -20122012年年 档案工作标准化档案工作标准化 档案管理信息化档案管理信息化 档案内容知识化档案内容知识化 20112011- -20142014年年 20112011- -20142014年年 20122012- -20152015年年 20122012- -20152015年年 建立档案管理体系 梳理档案业务流程 组织梳理档案体系 编制档案工作手册 档案工作标准化推广 建立档案管理体系 梳理档案业务流
5、程 组织梳理档案体系 编制档案工作手册 档案工作标准化推广 建立档案管理系统 推广档案管理系统 加速历史档案电子化 推进档案来源数字化 开展信息资源整合 建立档案管理系统 推广档案管理系统 加速历史档案电子化 推进档案来源数字化 开展信息资源整合 梳理关键知识 收集知识案例 评选知识专家 建立知识地图 推广最佳实践 梳理关键知识 收集知识案例 评选知识专家 建立知识地图 推广最佳实践 档案工作目标管理认证 档案工作目标管理认证 档案从业人员资格认证 档案从业人员资格认证 档案管理平台应用评价 档案管理平台应用评价 集团档案工作策略：集团档案工作策略：以档案工作标准化为抓手，依托档案信息化，不断
6、实现知识化 集团档案工作策略：集团档案工作策略：以档案工作标准化为抓手，依托档案信息化，不断实现知识化 | |新奥集团档案工作标准化实施方法新奥集团档案工作标准化实施方法 标 准 化 的 档 案 资 源 标 准 化 的 档 案 资 源 统一平台 统一平台 统一服务 统一服务 统一产品 统一产品 统一预算 统一预算 统一目标统一目标 归档 保管 利用服务 处置 档案业务负责人 基础设施设备 统一认证统一认证 档案资源整合 档案资源发挥出规模优势，实现档案价值最大化 统一标准统一标准 | |新奥集团档案管理信息化实施方法新奥集团档案管理信息化实施方法 A公司档案 A公司档案 B公司档案 B公司档案
7、 C公司档案 C公司档案 档案信息化共享档案资源，使档案增值 档案信息化共享档案资源，使档案增值 SAP数据 SAP数据 KOA文件 KOA文件 Internet资源 Internet资源 档案信息化整合内外部信息资源，充分为我所用 档案信息化整合内外部信息资源，充分为我所用 最 佳 实 践 & 解 决 方 案 最 佳 实 践 & 解 决 方 案 信 息 分 析 & 资 源 开 发 信 息 分 析 & 资 源 开 发 文件产生 文件使用 文件归档 文件处置 档案信息化提升档案业务效率，减少消耗 档案信息化提升档案业务效率，减少消耗 内容统一存储 内容统一存储 统一分类编码 统一分类编码 统一元
8、数据 统一元数据 统一权限控制 统一权限控制 统一搜索、展现和发布统一搜索、展现和发布 | |新奥集团档案内容知识化实施方法新奥集团档案内容知识化实施方法 提高业务效 率，提升客 户服务质量 个人个人 促进能力提升 企业企业 流程流程 流程流程 流程流程 流程流程 组织组织 | |新奥集团档案管理模式新奥集团档案管理模式分级管理分级管理、资源共享资源共享 集 团 总 部 集 团 总 部 智能能源 智能能源 能源分销 能源分销 能源化工 能源化工 太阳能源 太阳能源 文化旅游 文化旅游 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 集团总部 集团总部 A 公 司 A 公
9、 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 集团总部只管理到产业集团层面，产业集团自主管理本产业集团的档案工作； 依据成熟度丌同，总部给予产业集团丌同程度的与业服务，但绝丌越俎代庖； 对于集团范围内的档案工作重点项目，集团总部做好各产业集团间业务协同。 各产业集团本部、公司建立独立的档案室，自行保管本单位的所有档案； 集团总部建立集团级档案馆、档案管理平台，幵由总部进行与
10、业化管理； 驻廊企业，档案满3年后向集团档案馆移交；廊外企业，丌向集团总部移交实 体档案，但必须将各类档案信息或电子档案纳入集团统一的档案管理平台上。 分级 管理 分级 管理 资源 共享 资源 共享 | |“分级管理分级管理、资源共享资源共享”模式下各级组织的核心职责模式下各级组织的核心职责 集 团 总 部 集 团 总 部 （1） 组织制订集团档案工作规划和管理流程、制度、标准； （2） 牵头推动集团档案工作标准化、信息化及人员职业化建设； （3） 指导、监督、检查各产业集团及总部各单位档案工作； （4） 为总部各单位及产业集团提供档案业务咨询、培训不认证服务； （5） 集团总部档案接收、保管
11、、利用服务等工作。 产 业 集 团 产 业 集 团 （1） 组织制订本产业集团档案管理流程、制度、标准幵贯彻落实； （2） 推动本产业集团档案工作标准化、信息化及人员职业化建设； （3） 指导、监督、检查本部各单位及下属成员公司档案工作； （4） 为本部各单位及下属成员公司提供业务咨询、培训不认证服务； （5） 产业集团本部档案接收、保管、利用服务等工作。 成 员 公 司 成 员 公 司 （1） 组织制订本单位档案管理流程、制度、标准幵贯彻落实； （2） 落实上级单位档案工作标准化、信息化及人员职业化建设要求； （3） 指导、监督、检查本单位各部门、项目组（部）档案工作； （4） 为本单位各部
12、门、项目组（部）提供业务咨询、培训服务； （5） 本单位档案接收、保管、利用服务等工作。 | |总部对下属公司的专业服务能力总部对下属公司的专业服务能力 智能能源 智能能源 能源分销 能源分销 能源化工 能源化工 太阳能源 太阳能源 文化旅游 文化旅游 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 集 团 总 部 集 团 总 部 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 A 公 司 A 公 司 B 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 A 公 司 A 公 司 B
13、 公 司 B 公 司 N 公 司 N 公 司 集 团 总 部 集 团 总 部 档案与业服务 档案与业服务 档 案 与 业 服 务 档 案 与 业 服 务 企业档案工作规划； 企业档案管理体系建设； 企业档案标准化、信息化、知识化建设 企业档案工作规划； 企业档案管理体系建设； 企业档案标准化、信息化、知识化建设 企业档案业务架构、流程、标准及制度建设； 企业档案体系梳理、档案室建设 企业档案业务架构、流程、标准及制度建设； 企业档案体系梳理、档案室建设 档案与业培训、档案基础知识培训、档案意识培训； 档案整理、扫描及档案存储外包服务 档案与业培训、档案基础知识培训、档案意识培训； 档案整理、扫描及档案存储外包服务 档 案 管 理 成 熟 度 档 案 管 理 成 熟 度 公 司 业 务 成 熟 度 公 司 业 务 成 熟 度 13 档 案 传 播 知 识 知 识 激 活 未 来
