技术文件资料档案管理办法

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1、 东方电气 （酒泉） 新能源有限公司管理制度 （标准） JQM5.4.6-2012 代替 JQM5.4.6 技术文件资料技术文件资料/档案管理办法档案管理办法 1.1. 目的及适用范围目的及适用范围 技术文件资料/档案是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，确保公司的技术安全，维护公司的利益，规范技术文件的使用，特制本办法。 本办法适用于东方电气（酒泉）新能源有限公司技术文件目录内所包含文件、使用维护说明、工艺规程、技术协议、技术标准，产品安装和调试的资料，产品控制使用的各种设备软件，控制，测试和应用软件，以及存在技术文件资料/档案的磁盘、光盘等各种形式的技术文件资料/档案（

2、包括电子版）的管理。 2 责任部门 2 责任部门 2.1 质量技术部技术组负责对资料室行政和业务进行管理； 2.2 资料室负责技术文件资料/档案的收发、保管、更改、换新和作废，并根据本程序实施管理； 2.3 质量技术部、服务部、生产制造部及各职能组、公司相关涉密人员按照本程序执行。 3 3 技术文件资料/档案归档、技术文件资料的借阅和归还、收旧换新、作废管理 技术文件资料/档案归档、技术文件资料的借阅和归还、收旧换新、作废管理 3.1 技术文件资料/档案的归档管理 3.1.1 资料室应建立技术文件资料/档案的接收台帐。 3.1.2 非纸质技术文件资料/档案 （电子类） 的状态标识和储存条件严格

3、按照 电子文档管理办法执行。 3.1.3 由资料员从档案馆或其他渠道（如图纸管理平台、质管处等）领回各类技术文件资料，应分类登记入帐，并作好标识（酒泉公司资料印记） ；资料员必须关注接收应有技术文件资料的套数，若不够、错发应及时通过合法渠道补齐。 3.1.4 及时更新图纸资料平台，以供查阅。 3.2 技术文件资料借阅与归还 3.2.1 资料室应建立技术文件资料的借阅台帐； 1 / 8 3.2.2 无公司领导批示，资料室只针对本公司授权员工借阅，公司资料室的图纸是专供生产用的， 部门之间不得串借。 技术文件资料紧限于公司内工作地点使用，不得随意带出公司外； 3.2.3 技术文件资料借阅者凭工作票

4、、ERP 单借阅相应图纸、工艺，凭图纸、工艺相关要求可借阅相应标准、规程、操作指导书等；资料员应核查所借阅资料的符合性；资料员须在资料借阅台帐进行登记，同时借阅者必须字迹清晰地签署姓名和日期；资料员确认后方可借出。 3.2.4 借阅的技术文件资料，不准涂改、沟划、损污、剪接、抽换、拆散、不准转借或转送他人，不准私自复印、留存，确保资料的完整和安全。 3.2.5 技术文件资料借阅者归还所借资料时，应将技术文件资料按顺序清理好，资料员确认其完整性、完好性无误后，当面销帐并由借阅者确认。对丢失和损坏的资料，资料员应做好记录，并按规定进行处理。 3.2.6 技术文件资料使用完后借阅者应及时归还，借阅时

5、间最长不超过一个月。当借阅者确实因工作需要时，必须办理续借手续。续借时借阅者必须在续借资料的完整性、完好性得到资料员确认后方可续借并重新办理借阅手续。 3.2.7 技术文件资料借阅时间超过一个月且又未办理续借手续， 资料员应立即催收借阅者不少于两次（隔两天一次） ，并将信息口头告知所在部门领导（部长或职能组长） 。超过五天未归还时，资料员应开出“东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单”一式两份交所在部门领导签收，一份由所在部门领导转交借阅者（以下同） ，另一份资料员留底。当发出“东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单”超过五天未归还时，视作借阅者将所借资料丢失。 3.3 技术文件资

6、料的收旧换新、作废 3.3 技术文件资料的收旧换新、作废 3.3.1 资料员接到技术文件资料收旧换新、作废通知后，应按照通知要求进行收旧换新、作废；若资料已借出，资料员需立即催收进行收旧换新、作废。收旧换新应在十五内备齐资料将其返回档案馆换新；若资料已借出，资料员需立即催收进行换新。若借阅者未及时将资料返回资料室进行换新，资料员应书面记下未换新到资料的清单，并告知借阅者所在单位领导，第二天下发“东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单” ， 收回后必须及时换新。 当发出 “东方电气 （酒泉）新能源有限公司文件资料催收单”超过五天未归还时，视作借阅者将所借资料丢失。 3.3.2 资料员应将签

7、收的一份资料更改通知单、收旧换新通知单、资料作废通知2 / 8 单、东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单、东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料复印申请单，按时间顺序每年度分别装订成册并妥善保存，便于查询。 3.3.3 电子技术文件资料/档案管理版本状态控制以及废弃和版本停用的规定按照电子文档管理办法执行。 3.4 由于借阅人的原因，导致未及时进行资料的更改、资料的收旧换新、资料的作废而造成的质量事故，由借阅人承担责任；由于资料员的原因，导致未及时进 行资料的更改、资料的收旧换新、资料的作废而造成的质量事故，由资料员承担责任。 3.5 被视作借阅人丢失的文件资料重新出现在生产、管理现场

8、，由此造成的任何后果，借阅人全部承担责任。 3.6 相关处罚规定 3.6.1 每月由资料室汇总文件资料的非自然损坏和丢失情况（见附件三： 东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料考核情况表 ）到公司技术组，报公司领导批准后交由财务组执行；对于损坏和丢失的资料，资料室应予以补齐。 3.6.2 图纸的损坏和丢失的处罚（单价/元） 图 幅 类 型 A4 A3 A2 A1 A0 特号 图 幅 类 型 A4 A3 A2 A1 A0 特号 损 坏 5.00 10.00 20.00 40.00 80.00 160.00 损 坏 5.00 10.00 20.00 40.00 80.00 160.00 丢 失 2

9、00.00 丢 失 200.00 注：图纸的损坏指图纸幅面缺损影响识图，或无法明确辨识图纸图号。 3.6.3 除图纸、技术文件外其他资料的损坏和丢失的处罚 损坏：每页 2.00 元 丢失：每页 5.00 元 4 技术文件资料/档案的保密及涉密人员管理 4 技术文件资料/档案的保密及涉密人员管理 4.1 资料管理人员、授权借阅人员必须忠于职守，严格执行保密法，不得以任何形式泄密。 4.2 技术文件资料的复制和摘抄 确因工作需要，要求复制和摘抄的资料载体，必须经公司领导批准，方可复制和摘抄。复制工作必须在指定的地点进行，未经允许不准在公司外复制。复制品应同原件一样管理，不得泄密。 4.3 技术文件

10、资料的借出、携带和邮寄 因工作特殊需要，须将资料借出或出差携带使用或邮寄的，必须按以下条款3 / 8 办理借出手续，并限期归还。 4.3.1 “公司秘密”文件资料，须经公司领导、公司保密管理部门批准。 4.3.2 携带和邮寄方式必须按公司保密工作制度 、 东方汽轮机有限公司科技保密工作管理办法执行。 4.3.3 电子文件和软件的复制和使用严格按照电子文档管理办法执行。 4.4 无纸化办公等电子版技术文件资料/档案的管理 4.4.1 其他电子版打印文件资料的管理， 资料员应加盖分厂资料室红色印章按正常资料进行登帐管理。 4.4.2 技术文件资料/档案任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文

11、档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U 盘、软盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，凭工作票、ERP 单只能打印与本机台相关的内容并一次性有效。资料员应加盖公司资料室红色印章按正常资料进行登帐管理， 收回的资料按作废文件资料处理。 4.4.3 员工用于工作的计算机未经部门负责人经理批准不得随意拆开，计算机硬盘中的资料属公司机密或存档资料，需进行备份，硬盘或备份硬件不准任何人私自带出公司。若计算机或备份硬件出现故障，需部门负责人指定专人送修，并保证硬盘或备份硬件中资料的保密性。 4.5 凡是涉及公司秘密的文件资料的管理，按照公司相关规定执行。 4.6 职工调离公司，必须将应归档的材料归档齐全，方

12、可办理离公司手续。 4.7 对技术文件资料/档案保密工作成绩显著的部门或个人，公司将根据情况给予奖励；对失密、泄密的部门或个人，公司将根据情节轻重分别给予批评教育或纪律处分，其中情节恶劣者，应按相关程序追究法律责任。 5 公司外协（扩）文件资料的需求，严格执行技术文件资料发放管理办法 6 5 公司外协（扩）文件资料的需求，严格执行技术文件资料发放管理办法 6 资料室现场管理资料室现场管理 资料室是技术文件资料/档案管理的重要场所，为了确保技术文件资料/档案归档、借阅工作的顺利开展，应加强资料室现场管理。 6.1 资料员及进入资料室人员的要求 6.1.1 资料员应及时定期询问风电事业部资料室是否

13、有图纸发放。领取时，要按发图清单仔细清点，核对图号，张数、份数；领取情况及时反馈发图室。 6.1.2 资料员应及时对所领取的资料加盖资料室部门标志章和领取日期。 对图样应逐张加盖于图样标题栏附近。 技术文件则加盖于每份文件封面。 另有规定除外。 4 / 8 6.1.3 资料应按照其产品代号分为技术文件、图样和工艺文件，分别登记建目录账， 装入资料盒或资料袋保管。 所登记的目录账必须真实反映资料实际状况， 账、物相符。在保证数据安全的情况下，提倡使用计算机登记资料目录帐，同时保证账目有备份。 6.1.4 资料的排架管理原则： 所有资料应按照公司产品代号按图从小号到大号顺序排列。技术文件排列在前，

14、产品图样居中，工艺类排在后面。 6.1.5 资料柜架按定制图摆放，标示清楚、醒目。 6.1.6 非授权人员和资料员，禁止进入资料室，否则造成的资料丢失由资料管理员承担责任。 6.2 资料室防火安全制度 资料室系安全防火重地， 为确保公司资料完整、 安全， 认真贯彻 “预防为主，消防结合”的方针，更好地为公司两个文明建设服务，特制定本制度。 6.2.1 全公司职员都应严格遵守 “谁在岗谁负责”的原则， 认真落实防火责任制，确保资料的安全。 6.2.2 凡进入资料室的人员，必须严格遵守防火安全制度及其他管理制度。 6.2.3 必须加强资料室的管理，各资料室柜架、门窗、地面应干净整洁。做好防火、防盗

15、、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘“八防”工作。搞好“八防”工作；离开岗位前，必须切断电源、关好门窗。 6.2.4 严禁在资料室内吸烟和使用明火， 严禁携带易燃、易爆及其他危险物品进入室内。 6.2.5 定期进行防火安全知识的教育培训，维护保养好消防器材。资料管理人员必须做到消防工作的“三懂三会” 。 6.2.6 对违章人员视其情节予以处罚，对严重违章人员，按公司有关规定处理。 7 附则7 附则 7.1 附件一：为“东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单”样表， 附件二：为“东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料复印申请单”样表。 附件三：为“东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资

16、料考核情况表” 样表。 7.2 本办法由质量技术部提出，本程序如有与公司规定不符之处, 按公司规定执行。 5 / 8 附件一： 东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料催收单 ： 您部门您部门 所借资料所借资料 因因 原因， 请于五日内要求其将所借资料归还到资料室。原因， 请于五日内要求其将所借资料归还到资料室。 谢谢支持！谢谢支持！ 东方电气 （酒泉） 新能源有限公司资料室东方电气 （酒泉） 新能源有限公司资料室 年年 月月 日日 附件二：附件二： 东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料复印申请单东方电气（酒泉）新能源有限公司文件资料复印申请单 申请单位：