西北证券公文管理办法

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1、 | | 证券营销网证券营销网 | | 营销团队论坛营销团队论坛 | | 联系我们联系我们 | | 更多下载更多下载 | | 1关于下发西北证券有限责任公司关于下发西北证券有限责任公司 公文管理办法的通知公文管理办法的通知 各部、室、营业机构： 现将西北证券有限责任公司公文管理办法下发给你们，望遵照执行。 特此通知。 附件： 西北证券有限责任公司公文管理办法 二四年三月十六日 主题词：行政管理 公文管理 办法 通知 传 阅：公司各总 存档 2004 0342西北证券有限责任公司公文管理办法 西北证券有限责任公司公文管理办法 第一章 公文处理的要求 第一章 公文处理的要求 第一条 行政保卫部负

2、责组织、协调全公司公文处理。 第二条 公文处理的基本要求： 一、严格遵守公文处理流程，公文处理的各个环节都应严格按照工作程序进行； 二、提高公文处理效率，各环节应做到及时、准确； 三、遵循制作规范，确保公文质量； 四、凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。对各部、室、营业机构的请示事项，除按规定必须正式行文批复的外，可采取抄告公司领导批示等方式予以答复。 五、签批文件应使用钢笔或签字笔。 第三条 公司各部、室、营业机构要积极推进办公自动化建设，推广应用计算机电子公文，努力减少纸质公文的数量，提高公文处理工作的效率和公文质量。行文要少而精，注重效用。 第二章第二章 公文种

3、类及要求 公文种类及要求 第四条 公司的公文种类主要包括命令（令）、议案、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等，具体适用范围如下： 一、“命令”适用于依照有关法律、法规的规定发布规章，施行重大强制性措施，奖励有关部门和人员，或撤销有关部门不适当的决策等。 3二、“议案”适用于向公司股东会、董事会、监事会、有关委员会或决策机构提请审议事项。 三、“决定”适用于对公司重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门和人员。 四、“指示”适用于公司对各部、室、营业机构布置工作，阐明有关指导原则。 五、“通知”适用于批转上级部门的公文，发布规章，传达要求各部、室、营业机构办理和需要周知或

4、者共同执行的事项，任免和聘用人员。 六、“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 七、“报告”适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 八、“请示”适用于各部、室、营业机构向公司，或公司向上级部门请求指示、批准。 九、“批复”适用于答复各部、室、营业机构的请示事项。 十、“函”适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。 十一、“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 收文处理 第三章 收文处理 第五条 收文。凡标明公司及行政保卫部收的来文，均由行政保卫部 统一签收、拆封，并进入计算机

5、登记管理。各类抄阅件、资料、信息等，不纳入收文登记。 4第六条 收文处理程序图 机要 文书 一、签收 凡投递到公司及行政保卫部的机要、挂号信件和电报，经办人都要进行签收。 （一）机要、标明密级的收文由机要秘书直接签收； （二）其它收文由文书签收。 二、拆封 投递到公司的信件，凡署名“西北证券党委”收的，由党委书记拆封；署名“西北证券”或“西北证券负责人” 、 “西北证券行政保卫部”收的信件，由行政保卫部文书拆封，机要、标明密级的收文由机要秘书拆封。 三、登记 凡是主送西北证券的文件，均由行政保卫部收文管理人员（文书或机 要秘书）负责计算机录入，建立来文登记簿，并附上“文件处理单” 。 四、拟办

6、 行政保卫部经理应在文件处理单上提出拟办意见，明确主办与协办部拟 办 （行政总监） 登 记 拆 封 签 收 登 记 注 办 (承办部门) 机要传阅文书传阅文书分办机要分办机要督办 文书督办 归 档 5门、办理要求、时限及具体处理意见，对涉及两个或两个以上部门的工作，应落实有关部门牵头承办。 五、分送 根据拟办意见送公司相关领导批办或相关部门承办。 （一）文件分送要做到准确、及时、安全，急件随到随办； （二）文件由行政保卫部收文管理人员分送； （三）来文应在一个工作日内传送至相关领导。来文有时间限制要求的应及时提醒阅文领导； （四）办结的文件应详注办理结果。 六、批办/承办 公司领导应及时、明确

7、地批示，承办部门应按要求及时办理，并认真填写办理结果。 七、督办 行政保卫部对各部门承办、阅办的文件在限定的时间内未报告办理结果的，要及时催办，防止漏办、延误。 八、登记 收文办结后，在收文登记薄上登记。 九、归档 文档管理人员登记后，文件材料及时归档。 第四章 发文处理 第四章 发文处理 第七条 发文分为制度发文和一般发文两种。 一、制度发文由合规部门领导会签，董事长签发。 6二、一般发文由业务主管领导会签，董事长或总裁签发。 第八条 发文处理程序图 一、拟稿 （一）拟稿首页应使用统一的发文稿纸，并按规定填写各项内容。要 求文稿整洁、附件完整； （二）对文稿内容较多的公司发文，各部门拟稿人可

8、先将文稿内容写入磁盘，但发文稿首页须按规定填写，然后将文稿和磁盘交行政保卫部文秘岗； （三）拟稿要求。逻辑清楚、平实准确。 二、会签 制度性公文由合规部门领导会签，一般公文由拟稿部门的主管领导会签，公文内容涉及两个以上部门的，应由拟稿部门牵头会签。主办部门应当主动与有关部门协商、会签，有关部门应当积极协作配合。经过反复协商,如有关部门意见仍不一致,应当向上级主管领导如实反映。部门之间对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。 事务涉及 部门拟稿 打 印 拟稿人、 文秘校对 编 号 董事长或 总裁签发 行政总监 核 稿 合规部门主管领导、 归口主管领导会稿 文秘人员 修 改 行政总监 核 发 印 制

9、 发文登记 用 印 分 发 归 档 7三、核稿 （一）各部门负责人应对本部门起草的文件认真审核、严格把关，不符合要求不出部门； （二）所有公司发文须经行政总监核稿。 四、签发 （一）公司发文均应按管理权限送公司领导签发； 1、制度性公文由董事长签发； 2、一般性公文由董事长或总裁签发； 3、公司党委公文由党委书记签发。 （二）公司董事长、总裁签发后的文件，原则上不得改动。如确需修 改，应按发文流程重新办理； （三）签发公文必须写上姓名和签批时间。 五、编写文号 公司发文由行政保卫部编写文号。 六、文件制作 行政保卫部负责公司发文的制作。特急件随到随办，急件一日内完成，一般文件二日内完成。 七、

10、校对 拟稿人负责正式打印稿的审读校对，保证发出公文不出错。 八、核发 校对后的公文，由行政总监核发。 九、用印 8盖章要端正、清晰。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要“骑年盖月” 。 十、登记 盖章后，文档管理人员在发文登记薄上登记。 十一、分发 文书应详细登记发出文件，按文件载明的分发范围、密级、时限发出。对密件的传递应采取保密措施，确保安全。 十二、归档 公文办结后，应及时将公文定稿、正本、发文稿签和有关材料整理后 送文档管理人员归档。 第五章 公文制作规范 第五章 公文制作规范 第九条 公文各要素规范 一、秘密等级与紧急程度：公文如需标识秘密等级或紧急程度，应在文件头的上面、版面的

11、右上角标识，字体采用 3 号黑体字。公文秘密等级分为三级：绝密、机密、秘密；紧急文件分为“特急”和“急件”两级； 二、文件头：公司文件红头使用公司统一印制的标准红头； 三、发文字号：发文字号由西北证发或西北证党发、年份和序号组成，字体采用 3 号宋体加黑，不加“第”字； 四、公文主体：公文标题采用小 2 号黑体加黑，可分一行或多行居中排列，回行时，要做到词意完整，排列对称。标题下空一行编排正文，正文采用 4 号宋体； 五、附件：公文如有附件，应在正文下用 4 号宋体标识“附件”二字，9后标全角冒号和名称。附件如有序号则使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号； 六、成文日期：日期应用汉字将年、月

12、、日标全， “零”写为“” ，勿写成大写的字母“O”或数字“0” ； 七、印章：印章应加盖在成文日期之上，并骑年盖月； 八、版记：包括主题词、抄送部门、印发日期及印制份数，字体采用 4 号宋体。 第十条 公文排版格式 一、公文一律采用 A4 纸制作； 二、行间距、页边距、标题与正文的间距按计算机默认值排版； 三、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取缩小或加大行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 第十一条 公文写作的一般规范 一、报告文体中不能夹带请示事项，请示一般一文一事，一份请示只能有一个主报机关； 二、按规定应由主管部门审批或

13、先行审核的请示事项，应当报送主管部门处理，不得越过主管部门直接向公司领导请示。 三、引用公文应当先引标题后引文号，如“根据关于的通知（西北证发000000 号）” ； 四、使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以说明后再使用简称。 五、公文的结构层次序数，第一层为“一” ，第二层为“ （一） ” ，第三10层为“1” ，第四层为“ （1） ” 。 （一）或（1）后不再打标点符号。序号“一”和“1”后可使用 “、 （顿号） ”或 “ （全角实心点） ” ； 六、请示、报告类公文在结尾时，如“此致” 、 “请批示”等处，不得打标点符号； 七、公文正文中的公历世纪、年代、年、月、日、时刻，必须使用阿

14、 拉伯数字。例如：20 世纪 90 年代，1999 年 12 月 15 日，下午 3：40 分。年份不能简写，例如 1998 年不能写成“98 年” ； 八、公文正文中的统计数据应用阿拉伯数字。例如：26.30 万元，11个月等； 九、公文正文中词组、成语、惯用语、缩写语或具有修辞色彩的数字应使用汉语数字。例如：第四季度、三年级。 第十二条 公文种类 一、上行文 适用于向上级部门、组织、机构等汇报、反映、请示工作。 二、平行文 适用于向平行单位请求协助处理有关事务的文体。 三、下行文 适用于公司向所属各部门下发的指示、批复、通知，等等。 第六章 附 则 第六章 附 则 第十三条 本细则自发布之日起执行。 第十四条 本制度由行政保卫部解释。 11西北证券有限责任公司 文件处理单 来文部门： 来 文 号： 收 文 号： 收文日期： 来文日期： 收 文 人： 缓 急： 份 数： 标 题： 附 件： 拟办意见： 公司领导批示： 阅文签名： 处理结果： 归档号： 归档时间