（房地产）建设项目档案规范管理

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1、!第十二篇建 设 项 目 档!案 规 范 管 理第一章建设项目档案管理概论工程项目档案管理是工程项目管理的重要内容， 是广大技术人员、 管理人员按建筑安装工程施工验收规范和质量评定标准， 以及各地方有关工程档案的程序、 做法要求来完成的。建筑安装工程项目档案具有重要的现实意义和深远的历史意义， 它可以证明工程质量的优劣， 结构的安全可靠程度和工程的质量等级； 它可以为工程决算提供依据； 它可以督促施工人员按规范、 规程组织施工， 并考核其施工管理水平； 它可以为施工企业积累丰富的施工技术资料； 它可为建筑安装工程的使用、 维修、 改造、 扩建等提供技术依据； 它还可以作为工程项目的历史见证，

2、以便查考工作， 总结经验， 进行技术交流。因此档案管理与项目管理的其他各项工作是同等重要的。项目建设的参与者， 包括建设单位、 勘察设计单位、 施工单位和监理单位等， 为保证基本建设项目能够按设计的要求， 多快好省地得以完成， 在建筑安装工程施工中应特别注重工程项目档案的管理。第一节概述一、 工程项目档案的概念与编制要求工程项目档案是城建档案的一个重要组成部分， 是指在整个工程项目建设过程 （包括从立项、 审批到竣工验收、 备案等一系列活动） 中直接形成的具有归档价值的文字、 图表、声像等各种形式的历史记录。工程项目档案是伴随着工程项目的建设过程产生的， 它真实、 准确地记述和反映了项目在整个

3、建设过程中的实际状况和历史过程， 是各种建设活动的直接和原始记录， 这是工程档案的最根本的属性， 而在工程项目建设完成后， 人们根据自己的观点和需要另行编写、 收集和复制的资料则不能称为工程项目档案。工程项目档案应按完整化、 规范化、 标准化的要求整理编制， 必须做到及时。准确、 系统、 科学。!“ 及时 及时， 就是在施工过程中， 对各种要求的数据、 现象及时进行记录； 竣工验收时， 施工单位要及时做好工程技术档案的整理、 归档及移交工作。#!$%第十二篇建设项目档案规范管理!“ 准确 准确， 即要求施工过程中形成的技术文件材料， 应如实地反映工程施工的客观情况，严格按施工图和现行材料质量标

4、准、 质量检验标准、 施工验收规范施工， 做到变更有手续、有根据， 施工各部位有记录。严禁出现擅自修改、 伪造和事后补做记录等情况。#“ 系统 系统， 即要求按照施工程序和施工顺序， 对形成的技术文件材料进行系统的整理， 系统的反映施工的全过程。$“ 科学 科学， 就是以科学的态度对待施工中的每一个数据， 应做到施工有依据， 检查有结论，现场有记录， 试验、 化验有报告， 预制构件、 材料有证件， 修改图样有手续， 工程竣工有结论。二、 工程项目档案的主要任务工程项目档案来源于工程技术资料， 它应与工程建设同步进行。工程项目档案与建筑产品的关系十分密切， 如施工组织设计、 技术交底记录、 技术

5、措施等记载了施工组织情况和技术活动情况； 隐蔽工程记录、 工程测量记录等则记载了工程施工的实际情况； 分部分项工程质量检查记录反映的是工程施工的实际质量情况； 而原材料的出厂合格证， 构件、 门窗等半成品的出厂证明， 则是反映建筑材料质量的原始凭证。图样会审、 设计变更记录等， 是作为施工依据的设计图样， 在整个施工过程中不可避免地会发生必要的修改和补充， 作为最终产品的建筑物已与原设计图样有了差异， 这些差异又与建筑物的质量、 工程成本有着直接关系， 影响到工程的验收和决算。因此， 工程项目档案是工程施工、 验收和决算的依据。工程项目档案的主要任务是在工程建设过程中对技术活动和工程质量做真实

6、的记载， 并随着工程的进展逐步收集、 整编、 审定、 积累起来。工程一旦竣工， 这些技术资料经过整理后移交给技术档案管理部门和建设单位归档， 并作为工程今后合理使用、 维护、 管理、 改建、 扩建的依据， 更好地为施工生产和经营服务。三、 工程项目档案的作用工程项目档案记述了工程项目建设过程中相关的管理和技术信息， 凝结着工程管理人员、 技术人员和操作人员的劳动和智慧， 是一种重要的信息资源， 是工程建设的管理经验和技术经验借以贮存和传播的手段之一， 对于提高工程项目建设的技术水平， 促进管理的科学化、 规范化和法制化有着重要的意义。工程项目档案对施工单位和建设单位有着极其重要的作用， 具体内

7、容如下：%） 为建筑工程的使用、 维修、 改建、 扩建提供技术依据。!） 是工程质量优劣、 结构安全可靠程度、 认定工程质量等级的重要依据。&%!最新建设项目业主规范管理与操作实务全书!） 为工程的结算提供可靠依据。“） 它可督促施工人员按规范、 规程组织施工， 是考核工程施工管理水平的重要依据。#） 系统积累施工技术经济资料， 为施工建设提供参考， 为工程技术人员了解、 熟悉、 掌 握专业技术服务， 为施工企业各领导与技术负责人进行生产、 技术上的决策与指挥工作提供重要信息。$） 为城市管理提供技术依据。四、 工程项目档案的内容工程项目档案按照工程项目的建设过程可分为： 施工前期有关资料，

8、施工阶段有关资料， 竣工验收阶段有关资料等。由于工程项目的施工阶段是工程蓝图实现的过程， 施工阶段有关资料作为工程项目施工全过程的记录， 为工程验收和使用提供最直接的科学依据，是工程项目档案的最主要的组成部分。工程项目档案按其种类可分为土建工程、 给排水工程、 暖卫安装工程、 通风空调工程、电气安装工程、 电梯安装工程档案。%& 施工前期有关资料%） 申请报告， 批准文件。） 有关决议、 指示、 批示， 领导重要讲话， 会议记录等。!） 可行性研究、 方案论证材料。“） 征用土地、 拆迁、 补偿等文件。#） 工程地质勘察报告。$） 概预算。(） 承发包合同， 协议书， 招标、 投标文件。)）

9、建筑执照及规划、 消防、 环保、 劳动等部门审核文件。& 施工阶段有关资料%） 开工报告。） 工程测量定位记录。!） 图样会审、 技术交底记录。“） 施工组织设计等文件。#） 地基处理、 基础工程施工文件资料。$） 隐蔽工程验收记录。(） 工程变更通知单、 技术核定单、 材料代用单。)） 建筑材料质保、 试验记录。*） 水、 电、 煤气、 暖气等设备安装施工记录。%+） 工程质量事故报告及处理记录。%） 沉降观测记录。%） 垂直度观测记录。(%+第十二篇建设项目档案规范管理!“） 分部分项工程质量评定记录及单位工程质量综合评定表。!#） 施工日记。!$） 竣工报告。“% 竣工验收阶段有关资料!

10、） 竣工项目验收报告。&） 竣工决算及审核文件。“） 竣工验收会议文件、 会议决定。#） 工程竣工验收质量评定表。$） 工程建设总结。） 有关照片、 录音、 录像、 名人题字等。(） 竣工图等。五、 工程项目档案的编制依据工程项目档案主要是依据国家、 行业和地方的有关规范、 标准及规定， 结合各自工程的实际情况编制而成， 主要体现在以下几个方面：!） 国家批准的基本建设计划文件， 单位工程项目一览表， 投资指标， 建筑地点所在地 主管部门的批件及施工任务书。&） 批准的初步设计和技术设计图样， 设计说明书， 工程总概算、 预算， 工程定额和已批 准的计划任务书。“） 建筑所在地区的气象、 地形

11、、 地质和地区的调查资料。#） 施工图样、 图样会审记录、 设计变更通知单及标准图册。$） 原材料、 半成品、 成品出厂质量证明和试检验报告资料。） 工程测量定位、 标高、 轴线测量检测资料。(） 有关上级指示， 国家、 行业和地方的现行规定、 规范、 操作规程、 质量评定标准， 合同 协议书和议定事项等。)） 中华人民共和国档案法。*） 建设工程文件归档整理规范。六、 工程项目档案的编制分工工程项目档案是工程项目在立项、 审批、 施工到竣工验收的一系列活动中形成的， 它涉及建设、 勘察设计、 施工和监理等若干单位。一般情况下， 各单位负责本单位在相关建设活动中的工程文件材料的形成、 积累和立

12、卷归档工作， 并向建设单位移交， 只有建设单位才可拥有工程项目的全套档案。建设单位要在工程招标及与勘察设计、 施工、 监理等单位签订合同时， 就明确提出对工程档案的要求， 并在执行中负责监督和检查。)!+&最新建设项目业主规范管理与操作实务全书第二节工程项目档案的管理与验收一、 工程项目档案的归档范围建设项目 （工程） 竣工时， 应将工程来往的批件、 技术资料和施工图样整理完好归档、保存， 各有关单位可视其重要程度和需要决定是否保存及保存及保存时间的长短。根据中华人民共和国国家标准 建设工程归档整理规范（!“#$%&()(&*） 的规定， 建设工程文件归档范围和保管期限见表 *( + * +

13、*。表 *( + * + *建设工程文件归档范围和保管期限序号归档文件保存单位和保管期限建设 单位施工 单位设计 单位监理 单位城建 档案馆工程准务阶段文件一立项文件*项目建设议忆永久! (项目建议书审批意见及前期工作通知书永久! 可行性研究报告及附件永久! ,可行性研究报告审批意见永久! %与立项有关的会议纪要、 领导讲话永久! -专家建议文件永久! .调查资料及项目评估研究资料长期! 二建设用地、 征地、 拆迁文件*选址申请及选址规划意见通知书永久!(用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久!拆迁安置意见、 协议、 方案等长期! ,建设用地规划许可证及其附件永久! %划拨建设用

14、地文件永久! -国有土地使用证永久! 三勘察、 测绘、 设计文件*工程地质勘察报告永久永久! (水文地质勘察报告、 自然条件、 地震调查永久永久! 建设用地钉桩通知单 （书）永久! ,地形测量和拨地测量成果报告永永久! %申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久永久! -初步设计图样和说明长期长期/*&(第十二篇建设项目档案规范管理序号归档文件保存单位和保管期限建设 单位施工 单位设计 单位监理 单位城建 档案馆!技术设计图样和说明长期长期“审定设计方案通知书及审查意见长期长期!#有关于行政主管部门 （人防、 环保、 消防、 交通、 园林、 市政、 文物、 通讯、 保密、 河湖、 教育、 白

15、蚁防治、 卫生等） 批准文件或取得的有关协议永久!$%施工图及其说明长期长期$设计计算书长期长期$&政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期! 四招设标文件$勘察设计招设标文件长期&勘察设计承包合同长期长期! 施工招投标文件长期(施工承包合同长期长期! )工程监理招设标文件长期*监理委托合同长期长期! 五开工审批文件$建设项目列入年度计划的申报文件永久! &建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久! 规划审批报表及送的文件和图样永久(建设工程规划可证及期附件永久! )建设工程开工审查表永久*建设工程开工许或证永久! !设资许可证、 审讦证明、 缴纳绿化建设费等证明长期! “工程

16、质量临督手续长期! 六财务文件$工程投资估算材料短期&工程设计概算材料短期施式图预算材料短期(施工预算短期 七建设、 施工、 监理机构及负责人$工程项目管理机构 （项目经理部） 及负责人名单长期! &工程项目监理机构 （项目监理部） 及负责人名单长期长期! 工程项目施工管理机构 （施工项目经理部） 及责人名单长期长期! 监理文件一监理规划$监理规划长期短期! &监理实施细则长期短期! 监理部总控制计划长期短期! 二监理会议纪要中的有关质量问题长期长期!%&%&最新建设项目业主规范管理与操作实务全书序号归档文件保存单位和保管期限建设 单位施工 单位设计 单位监理 单位城建 档案馆三监理会议纪要中的有关质量问题长期长期! 四进度控制!工程开工“复工审批表长期长期! #工程开工“复工暂停令长期长期! 五质量控制!不合格项目通知长期长期! #质量事故报告及处理意见长期长期! 六造价控制!预付款报审与支付短期#月