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1、1中等专业学校加强档案工作建设刍议摘要:作为纪录历史的档案文献,是党和国家的宝贵财富。学校档案工作是我国教育事业的重要组成部分,对学校教育教学管理和国家经济建设有着及其重要的作用。文章从梳理学校档案工作的概念和作用入手,对中等专业学校档案工作存在问题进行分析,提出一些加强这项工作的措施,以求科学、规范地做好中等专业学校档案工作。 关键词:档案工作;建设;中等专业学校 1 学校档案和档案工作的概念及其作用 1.1 什么是学校档案 学校档案是指学校从事党务、行政管理以及教育、教学、科研等各项活动中直接形成的有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 学校档案包括文书档案、教学档案
2、、科研档案、财务档案、学生档案等各种载体形式的档案,它具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性,有着非常重要的凭证作用和参考作用。 1.2 什么是学校档案工作 学校档案工作是指运用科学的原则和方法对学校档案进行有效管理,它是学校管理的一项基础工作,在反映和维护学校历史真实面貌、为教学服务、为学校经济建设服务、为学校管理服务方面发挥着重要作用。 学校档案工作的基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编日与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。档案管理业务的各个环节,实际上可以划分为两个基本的组成部分,即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件;提供利用工作则反映
3、了档案基础工作的成果,同时也2向基础工作提出了新的要求。 1.3 学校档案的重要作用 档案是第一手的原始材料,它不仅记录了历史活动的事实经过,还记录了人们在各项活动中的思想发展、社会实践中的经验教训,以及科学研究和文化艺术的创造成果。 档案管理是学校管理的重要组成部分,是办好学校的重要基础性工作,是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作,无论在总结教育教学经验,探索、掌握教育工作规律方面,还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面,都有着极其重要的不可估量的作用,这主要表现在以下几个方面,一是利用档案为学校各项事业的发展提供计划和管理依据,有利于学校进行科学管理,提高教
4、育教学质量;二是档案可以作为学校各项工作查考的依据,有利于对教职工和学生进行全面考核;三是利用档案为学校历史、理论研究和科技研究提供第一手资料,为教学科研事业服务;另外,在教育竞争激烈的今天,档案在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌、促进学校发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。 2 中专学校档案工作存在的问题 2.1 思想认识上不够重视 从思想认识方面看,一部分同志对档案管理的认识较为肤浅, “重教学、轻档案”的意识还存在,认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性,意识不到档案对教育事业的促进作用,总认为学校档案管理没必要要求得那么严格,甚至有人认为档案工作可有可无。有部
5、分学校领导对档案工作也不够重视,对档案3工作不理不问,将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。上述对档案管理不够重视的思想认识,导致档案归档意识不强、档案证据不足,许多资料已经丢失,或者一时找不到,档案信息资源开发不足,最终造成档案利用率不高。2.2 档案管理方法陈旧落后 目前,中等专业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用,而且因管理方式落后,导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时,很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档
6、案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。 2.3 档案立卷工作不规范 档案立卷工作不规范主要表现在:领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐,没有形成完整的档案利用和管理体系,比如:教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资
7、料的收集不齐,整理不规范,电子文档的挂接不全,特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。 42.4 档案专业技术人员缺乏 近几年,学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高,但既有理论知识,又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制,培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训,尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些原因都明显的制约了档案管理的专业性。 3 中专学校加强档案工作建设的途径 档案资料的收集、整理和保存工作,是一项具有重要现实主义和深远历史意义的工作,切不可等闲视之。搞好中专学校档案管理工作是一件有利于科学育人。有利于科学管理,有利
8、于后人且造福后代的大事,应从以下几方面加强中等专业学校档案管理工作,建立和完善科学的档案管理机制。 3.1 强化档案管理意识 领导重视是关键,要加大中专学校档案管理的检查与考核力度,配置专业人员进行档案管理,对管理人员要进行岗位培训。各中专学校要有专门的档案室或档案橱,学校也要把档案管理列入重要议事日程,实行责任负责制。 同时。确实提高和增强中专学校全体教职工对档案工作重要性的认识。这是搞好学校档案工作的先决条件。要认真学习国家档案法,在广大教职工中深入进行档案法律知识的普及学习与宣传,使学校领导干部和全体师教职工都普遍认识到档案工作的重要意义,扎扎实实搞好档案工作,建立严密的切实可行的档案管
9、理制度,按照档案法的要求规范各类档案的分类、归档和管理,使档案工作做到有章可循。有法可依。 3.2 加强档案的收集和整理 中专学校档案资料的收集要全,不分巨细,悉数保存,原始的东西往往是最宝5贵的东西,只有在广博的收集留存的基础上,才能所谓“取精用宏”。中专学校资料的收集工作主要有以下几种类型: 一是人员资料。每年师生员工变动较大,中专学校要抽出专人搞好人员资料的收集整理工作,帮助教师建立个人档案,并帮助他们整理保存,这样不少教师,尤其是成绩显著的教师一定很重视这项工作,这必将对教职工产生不小的凝聚和促进作用。教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次,学生情况由班主任填写。 二是图片资料。中专
10、学校每年要举行各类活动,诸如学术交流、岗位培训、教学观摩、来访接待、采访录相、师生奖惩及各种会议等等,这些活动都要留下珍贵的图片资料,并按年度登记保存。 三是新闻报道和论文刊发资料。这主要是指在国内外各类报纸、刊物及电视、电台上发表的图片和文字报道资料,平时要注意收集、存档。教职工撰写发表的论文资料,也要整理好编印成册,全部归档保存。 四是要撰写学校年鉴,按时间顺序依次记载中专学校一年中的各项工作和各类活动。 五是建立荣誉档案。这是指中专学校和师生每年获得的各类荣誉奖励,要认真建册登记,并将奖品的照片、证书的复印件及原件(师生个人的原件由本人收藏)作为资料存档。 六是非文字资料。这主要包括中专
11、学校的校舍、遗迹、绘画、文物、歌谣及视听资料等,都要留心收集,认真建册登记存档。 3.3 合理运用现代化科学技术 随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。中专学校档案现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化6高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备,如利用计算机进行检索,档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理;另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,通过计算机技术对文件、档
12、案的全部信息进行统一管理,把文件信息的生成到档案信息的转化,以至档案信息的全文提供及利用实行一体化管理,让中等专业学校档案室不仅成管理部门,更是一个信息供应中心。 3.4 加强人员配备,搞好档案实施 中专学校各类档案要实行统一保存和科学管理,并配备思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律、有较好政治素质和较强业务能力的同志负责,档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”,还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。同时,要建立健全档案工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保密制度等各项规章制度,严格按规章办事。此外,还要加强硬件建设,这是提高档案水平的基础,也是保障档案管理质
13、量的最佳手段,要配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。 4 结束语 综上所述,中专学校切实重视起档案管理工作,科学合理地开发学校档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据,还能使学校工作正常化、规范化地开展,有利于宏7观调控教育工作。加强中等专业学校的教学档案管理,有助于加强和完善学校的科学管理体制。有利于学校的教育教学工作的健康发展。学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,我们应加快改进中等专业学校档案管理工作,以适应新形势发展的需要,为提高教学质量,提升教育品质,创立学校品牌做出积极的贡献。