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1、1高校教学档案管理中存在的问题及对策 研究摘要:本文紧密结合高校档案管理工作实际，就我国高校教学档案管理中存在的问题进行了认真分析，并提出了相应对策。 关键词:教学档案管理；存在问题；对策 一、引言 教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。 教学档案具有来源渠道多，涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：（1）综合类。主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件；学
2、校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。(2)学生类。主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。 （3）课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。 （4）学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报和审批材料，总结等建设性材料。 （5）教材类。包括各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材的情况；优秀教材的比例、自编教材的比例
3、、习题集、实验报告和实习指导书等。 （6）招生类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主2管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。 （7）制度建设类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。 近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内 容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。 二、高校教学档案管理中存在的问题 （一）教学档案管理制度不健全。近年来，随着档案法、 普通
4、高校档案管理工作办法等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。 （2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象
5、。 （3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。 （二）教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门3的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员
6、一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。 （三）档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21 世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
7、 三、加强高校教学档案管理工作的对策 （一）规范和完善教学档案管理制度。高校要进一步制定、完善教学档案管理的规章制度，并确定教学档案管理人员的职责范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心，调动其积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由校档案馆具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻执行，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、正规化的轨道。 （二）提高档案管理人员的素质。高校是高学历人才集中的地方，但由于历史和现实等方面的原因，在部分档案管理人员中呈现出学历不高、专业水平不强的特点，这就给档案管理工作造成一定的困难。因此，提高档案管理人员
8、的素质尤为重4要。 首先，要提高教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不只是指政治立场更重要的在于对本职工作的认真负责。教学档案不得随意改动，如学生成绩、教师考评结果等。作为教学档案管理人员一定要有强烈的责任感和事业心，要爱岗敬业，无私奉献。 其次，教学档案管理人员还必须具备一定的专业素质。针对教学档案管理人员大都是半路出家，专业素质不强的问题，各单位要做好他们的再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学不断提高其专业素质，使之尽快适应高校建设和发展的需要。 （三）提高教学档案管理水平，建立复合型综合档案馆。随着科学技术的飞速发展，构建多元化的档案资源结构，树立大档案
9、意识，建设社会化档案馆将是今后综合档案馆的发展方向。复合档案馆在逻辑上是传统档案馆发展的延续，是传统档案馆在信息技术条件下，与依托其发展而来的数字档案馆内联、融合、并存、共生而形成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融传统档案馆成分与数字档案馆成分于一身，是档案馆的必然选择。 由于我国目前的教学档案管理工作，从归档立卷来看，存在着一些档案难以接收进档的情况。各种档案资料归档不及时，信息沟通能力较差，信息割裂，从而削弱了档案馆的作用。而复合型综合档案馆的建立，是强化现有的综合档案馆功能的有效途径。强化综合档案馆的功能会达到统一管理、减少重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型综合档案馆，
10、不仅将教学档案作为重点进行归档，还应将各种其它与教学档案相关的档案进行统一管理，使各种档案成为一个体系，以提高档案管理水平和效率。因此，各级档案馆要加强对管理方法和管理制度的创新，建立一个数字化、网络化、信息化为主，以纸质档案为辅的、档案资料丰富5的新型档案管理模式。 总之，高校教学档案管理水平的提高，需要我们不断的从思想上和行动上去追求、去创新，这是一项任重而道远的工作，但只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个质的飞跃。 参考文献 1王艳、颜毓娟， 如何做好高校教学档案管理工作J西藏科技，2005（1） 2卞昭， 高校评估中教学档案的优化与规范J台兰世界，2005（7） 3司健、司莉， 高校教学档案管理之我见J四川档案，2000（6）
