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1、1论水利工程档案的管理【摘要】本文从水利工程档案管理的重要性入手,分析了水利工程档案管理工作中存在的问题,并提出了加强水利工程档案管理的相关对策。 【关键词】水利工程;档案;管理 水利工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程,是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据,对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。水利工程档案的管理是一项系统化的长期工作,在水利工程管理中占有重要的地位。 1 水利工程档案管理的重要性 水利工程档案是工程建设、管理的真实记录,具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。 一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验
2、收,到运行、养护、维修、改造,一直到拆除,要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节,还是形成后的长期管理过程中,任何纰漏都会给工程带来隐患,甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项管理工作。同时,档案资料是工程正常运行的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造,不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。 2 水利工程档案管理工作中存在的问题 2.1 档案管理制度滞后于与水利工程项目管理体制改革:随着国家对建设管理体制改革逐渐深入,水利工程建设项目管理体
3、制发生了重大变化,招投标制度、监2理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善;政府转变职能,行政审批进行改革,系统清理、修订了部分规章和规范性文件,使工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案管理还没有纳入新的管理机制。 2.2 对档案管理的重视不足:水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作,需要给予高度重视。但现实中一些水利工程项目的建设单位和水管单位忽视了档案资料管理的重要性,或不舍专职档案工作人员,或虽有专职人员但管理责任制流于形式。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成
4、很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档,由此给工程建设、管理造成重大负面影响。 2.3 档案管理制度不健全,管理水平普遍较差:有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,使得水利技术档案得不到丰富和发展,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了水利管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。 2.4 管理人员素质偏低,档案专业人才缺乏:在水利工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多、工程技术
5、人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术、软件应用,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。 基层档案人员多为兼职,多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理,无暇顾及技术档案管理工作的研究和档案管理现代化的开发利用。部分档案管理3人员对水利工程建设、管理等业务知识了解较少,有的甚至不了解技术档案整理标准,对技术档案管理缺乏及时、有效、准确的指导,从而导致了管理人员对水利技术档案管理工作的兴趣不大,工作中存在被动性和盲目性。 3 加强水利工程档案管理的对策 3.1 构建科学适用的档案管理体
6、制:做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中,实行统一领导,专人负责,部门分级配合、协调的原则。 建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求,制定本工程的档案管理办法、实施细则,对档案机构及其职责,材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定,使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道,真正做到档案工作的各个环节有章可循,有法可依。在工程准备与建设阶段,档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量,以及成套性和完整性
7、。在工程建设后阶段,加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。 管理单位要建全档案工作规章制度,按照“统一领导、分级管理”的原则,将水利技术档案资料的收集、立卷、归档任务层层分解,具体落实到基层单位有关领导和人员,纳入相关的管理工作程序和职责范围。档案管理工作要切实做到有组织领导,有专职档案员,有档案管理制度,技术档案整理归档应当规范统一。还应结合单位实际情况,不断完善水利技术档案管理工作的各项规章制度,提高可操作性。 3.2 提高档案管理人员的综合素质:水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强,其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作,这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。档
8、案人员不但要学习档案理论知识和专业技能,精通档案业4务,同时,要提高思想素质,提倡爱岗敬业,增强服务意识,当好使用者的参谋;培养良好的职业道德和心理素质;提高法律意识,做到依法治档;塑造复合型人才,既要有较高的档案管理专业能力,又要精通计算机应用和网络信息管理,还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。 3.3 推进档案管理现代化,提高水利工程档案的利用效率: 档案的生命在于利用,只有对水利技术档案开发利用,才能真正体现它的潜力和价值。随着水利事业的发展,水利档案管理工作的涉及面越来越广,技术档案内容日益丰富,数量不断增多,现代化技术应用于技术档案管理己势在必行。应按照新的标准,加强基础业务建设,以简化整理、深化检索为宗旨,实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术,加大信息资源的存储、加工量,提高信息的检索速度和深度,充分做到资源共享,不断提高水利技术档案的管理和利用水平。 在新时期对水利工作提出更高要求的背景之下,水利工程档案管理显得愈发重要。档案工作者应该解放思想,转变观念,勇于创造,适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要,推动水利工程档案管理水平不断提高。
