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1、企企业业内内部部控控制制物物资资采采购购1 1. .1 1 采采购购管管理理风风险险与与关关键键环环节节控控制制1 1. .1 1. .1 1 采采购购管管理理风风险险采购主要是指公司 外购商品支付价款的行为 , 公司在采购管理方面至少应关注采购 业务涉及的以下几 种风险:1 1. .1 1. .2 2 采采购购管管理理关关键键环环节节控控制制公司在实施采购内部控制过程中, 至少应当加强对下列关键方面或关键环 节的控制:风险 1采购行为不符合国家的有关规定, 可能遭受外部有关部门的处罚导致 经济和信誉损失风险 2采购未经适当审批或超越授权审批, 可能因重大差错和质量问题而导 致企业的损失风险
2、3请购依据不充分, 没有经严格的事前调查了解, 相关审批程序不规范, 可能导致企业物资的损失风险 4采购计划程序不规范, 分解不到位与其他计划不协调, 可能造成资源 浪费风险 5盲目签订采购合同, 采购合同条款严重的缺陷或不利以及违约, 可能 造成企业资金损失风险 6验收程序不规范, 验收人员不负责，可能造成账实不符或资产损失风险 7付款方式程序不到位, 可能导致企业资金损失或信用受损关键环节1严格采购业务岗位职责制, 明确相关部门和岗位的职责, 权限, 确保相互分离制约关键环节2依据采购物资的类型, 确定归口管理部门, 管理部门应按照授予 相应请购权限采取请购程序1 1. .2 2 职职责责
3、分分工工与与授授权权批批准准1 1. .2 2. .1 1 采采购购管管理理岗岗位位设设置置公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表所示。采采购购业业务务管管理理控控制制岗岗位位职职责责分包业务管理分包业务管理 控制岗位控制岗位主要职责主要职责不相容职责不相容职责总经理审批采购部门各项规章制度 审批年度采购预算和采购计划 审议批准合格供应商名单 制定采购部门各项规章制 度 选择供应商公司分管经理审核采购部门各规章制度 审核年度采购预算和采购计划 审核预算及计划外采购项目 根据权限审批请购单
4、和购货合同 拟定采购计划和购货合同 制定采购部门各项规章制 度 选择供应商采购部经理制定采购部规章制度和工作流程 编制年度采购预算和采购计划 审核购货合同和采购订单 在授权范围内签订购货合同 办理大宗物资及重要物资的采购 组织进行合格供应商的选择和评 审 批准采购计划及预算 批准计划外采购项目 选定合格供应商名单 填写采购订单 起草采购合同采购员进行市场调查, 填写询价比价单 负责起草购货合同和填制采购订 单 提出付款申请 制定采购部规章制度 制订年度采购计划及预算 审批采购合同及付款申请关键环节3明确采购方式, 选择合格供应商, 确保采购过程透明，采购的物 资必须符合采购计划关键环节4供应部
5、门要随时收集采购物资信息, 加强与供应商的沟通关键环节5明确规定付款方式和程序以及与供应商的对账办法, 确保采购记 录的完整实施采购, 办理退换货事宜 建立、 更新与维护供应商档案 参与对供应商质量, 交货情况等 的评价财务经理审核购货合同及付款申请 审批会计提交的付款凭证 参与合格供应商审评 参与商定对供应商的付款条件实施采购计划 编制采购预算和采购计划 执行具体结算工作采购物资使用 部门编制本部门年度采购预算和采购 计划 提出推荐供应商名单 提交请购单 参与检验采购物资质量 参与合格供应商选择评审 对不合格及报废物资提出处理意 见实施采购 审批请购单 决定供应商名单仓储部门参与外购物资的出
6、入库验收 外购物资的标识, 保管, 收发 提出外购物资的补仓申请具体实施采购1 1. .2 2. .2 2 采采购购管管理理岗岗位位 工工作作职职责责1221 采购部经理岗位工作职责，如下表所示。岗位名称岗位名称采购部经理部门名称部门名称 直接上级直接上级内部总经理、公司分管经理、财务部经理、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工工作联系工作联系外部潜在供应商、现有供货商、政府质检部门等工作目标工作目标完成公司年度采购计划，降低采购成本，合理控制部门费用序号序号工作职责工作职责负责程度负责程度1制定采购部门有关采购管理制度, 报上级审批后监督执行全责2制定采购部年度, 季度, 月度工作计划及
7、采购预算, 报上级审批全责3负责完成大企业所需各类物资的采购任务 全责4负责重大数量级重要物资的采购工作全责5组织市场供货信息调研和供应商评审 全责6负责采购合同管理及合同纠纷的防范全责7负责组织建立和完善供应商档案全责8组织合格供应商的选择评审工作全责9负责采购部内部管理的各项工作全责确认我已准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确 认 人： 确认日期： 生效日期批准日期1.21.22.22.2 采购员岗位工作职责，如下表所示。岗位名称岗位名称采购员部门名称部门名称 直接上级直接上级采购部经理内部采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、提出采购申请的各部门工作联系工作联系外部潜
8、在供应商、现有供货商、政府质检部门等工作目标工作目标保证公司所需物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合企业相关规定序号序号工作职责工作职责负责程度负责程度1填写采购订单, 并跟踪订单, 保证物资及时供应全责2进行市场供需调查, 编写市场调研报告, 报上级领导审阅全责3进行询价, 比价, 编写询价, 比价记录表, 报上级领导审阅全责4负责与供应商进行接触和谈判, 尽量降低采购成本全责5负责草拟购货合同的相关条款, 报上级领导审阅全责6负责办理不符合企业要求的采购物资的退换货工作部分7审核购货合同的付款条款及采购发票, 结算凭证等相关凭证, 并提交付款申请部分8负责建立供应商档案, 并及时更
9、新全责9参与合格供应商的评选工作部分确认我已准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺全力履行以上职责！确 认 人： 确认日期： 生效日期批准日期1.2.21.2.2 采购授权审批制度采购授权审批制度受控状态受控状态 制度名称制度名称采购授权审批制度采购授权审批制度 文件编号文件编号执行部门执行部门监督部门监督部门考证部门考证部门第 1 条 目的为明确审批人对采购的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购的职权范围和工作要求，特制定本制度。第 2 条 进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第 3 条 严禁未经授权的机构或人员办理采购业务1采
10、购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购业务。2对于审批人超越授权范围审批的采购业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第 4 条 专家论证适用情形对于重要和技术性较强的采购业务，采购部门应当报集团专家组织进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第 5 条 请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。第 6 条 审批采购部门经理、公司分管领导、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1采购预算内采购额在万元以内的，采购经理审批；采购额在万元的，由审公
11、司分管领导批；采购额在万元的，由总经理审批。2采购预算及计划外采购项目均由财务负责人审核，报总经理审批。3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第 7 条 采购1采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2采购员进行市场调查，进行比质、比价，根据供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总经理最终确定合格供应商名单。3采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关部门负责人审批后签订购货合同。第 8 条 验收供应部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况
12、进行办理。1验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织部门开会共同研究解决，解决方案报总经理审批后，采购部负责处理。第 9 条 付款财务部门应对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。审核无误后交财务部门开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第 10 条 账务处理1财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。2将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支
13、持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。3每月应根据记账凭证准确、及时地登记入有关分类明细账中。第 11 条 对账1财务部门应于每月末与供应商进行货款清算的核对。2取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期1.2.31.2.3 采购申请审批制度采购申请审批制度受控状态受控状态 制度名称制度名称采购申请审批制度采购申请审批制度 文件编号文件编号执行部门执行部门监督部门监督部门考证部门考证部门第第 1 章章
14、总则总则第 1 条 为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。第 2 条 本公司内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。第 3 条 责权单位。1采购部门负责企业所需物资的采购工作。2财务部门负责采购物资的货款支付工作。3物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4采购经理、副总经理、总经理根据权限审批采购项目。第第 2 章章 请购审批规定请购审批规定第 4 条 原材料或零配件的请购。1需求部门请购。（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当生
15、产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2仓储部门请购。（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。经采购员签署同意的请购单交财务部门进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部门签字确认后可交采购部门办理采购手续。采购部应将处理过的请购单归档备案。第 5 条 临时性商品的请购。1临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。3请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经分管劳动签字后，采购部方可办理采购手续。第 6 条 特殊服务项目的请购。对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第第 3 章章 请购单规定请购单规定第 7 条 请购单的开列和递送。1请购单的开列。（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请
