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1、/ 25CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATIONERP系统环境下销售与收款业务风险分析和内部控制设计段吴琼张忠军( 武汉大学 商学院， 湖北 武汉 430072 )企业管理信息化销售与收款业务的内部会计控制目 标可以概括如下： 保护企业销售与收款活 动产生的会计资料的真实、 完整、 一致； 堵 塞漏洞， 消除隐患， 防止并及时发现、 纠正错误和舞弊行为， 保护企业各种实物资产 的安全与完整； 确保企业销售与收款活动 符合国家有关法律法规的要求； 提高产品 的市场占有率， 加快货款的回笼。 销售与收款业务是企业实现增长和盈利的关键 活动之一， 同时也是企业内部控制风
2、险最 大、 最重要的一部分。 由于市场竞争日趋 激烈， 企业一般雇用大量的销售人员， 销售组织大多采用金字塔式的层级结构， 即 在地区、 省市成立各级销售分公司， 因此， 销售与收款业务的内部控制难度大， 控制 复杂。 随着企业信息化进程的深入， 不少企业建立ERP系统， 对销售与收款业务进行一体化管理。 本文以某大型日用消费品企业实施ERP为例， 分析ERP 环境下销售与收款业务的风险， 进而提出内部会计控制 的设计思路。 一、 ERP环境下销售与收款业务流程的特征分 析以我们调查的某企业集团 ERP 系统环境下销售与收款循环的业务流程 （如图1） 为例， ERP环境下企业销 售与收款业务具
3、有如下特征： （1）ERP系统能自动完成 顾客信用审查、 库存检查以及价格的核对；（2） 销售与收 款循环的会计原始凭证电子化；（3） 对系统网络和信息系统的安全性要求更严格；（4） 制度控制更多地被系统 程序控制所代替；（5） 对销售与收款数据的维护与接触 控制更显重要；（6） 授权与审批活动的在线处理、 实时性 更明显。二、 ERP 环境下销售与收款循环的风险分析ERP环境下， 销售与收款业务流程中可能会出现哪 些风险呢？我们将通过图1，对这一业务流程各环节的 风险逐个进行分析。1.接受顾客订单。 接受顾客订单是整个销售与收款 循环的起点。在ERP环境下， 这一重要的环节存在如下 风险：
4、未经授权人员非法进入系统； 所接受的订单不符 合企业的授权标准； 接受了企业生产和库存无法满足的订单。 2.合同审核。在这一环节中， 企业对业务员与顾客 签订的销售合同一般都有一定的合同的审核程序。其 可能的风险是： 合同审核人越权审批超越职权范围内的合同以及合同未经审核被录入系统。 3.订单录入。 经审核通过的合同文本才能被录入系 统， 那么这一环节可能的风险是未经授权人员进入系统， 或篡改系统的初始设置， 抑或将未经审核的合同文本录基于某企业集团实施ERP案例的思考图1 某企业集团的销售与收款业务流程图说明： 以上处于虚线内的操作在ERP系统中完成。凭证 录入接收顾 客订单合同审 核订单
5、录入信用 审核库存 检查出库 发货库存 过账生成虚 拟发票发票 申报账务 处理虚拟发 票过账金税发 票生成退货单录入清账 退货入库销售部门出纳部门货款顾客26 /CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION企业管理信息化入系统。 4.赊销信用审批与库存检查。 为了确保赊销的商品 货款的及时回笼， 减少坏账的发生， 各企业都制定了自 己的一套赊销政策， 对赊销对象和赊销额度都有具体的规定和限制。在ERP环境下， 如果赊销信用批准均由系 统自动完成， 可能会出现由于赊销政策设置不合理、 更 新不及时、 系统设置被人篡改或程序出错而引起企业的 销售不理想或销售款无法回笼的风
6、险。ERP环境下， 系统能调用生产、 库存模块自动进行库存检查， 只要程序 不出错， 其风险较小。 5.仓库供货。ERP环境下， 经过赊销批准的销售单 将自动传递给仓库的存货子系统， 并由配送站主管确认触发生成出库单。在这一环节中， 确保网络的安全和只 有授权人员才能进入企业的存货子系统， 并进行仓库出 货的确认极为重要。因此， 防止非授权人员进入系统在 这一环节显得非常重要。此外， 这一环节还涉及发货过程， 所以， 发货过程可能会发生被人冒领或发货错误的 风险。 6. 开具虚拟销售发票。当经过配送主管的确认之 后， 系统自动开具虚拟销售发票， 其目的是便于企业满足用户对销售发票多样性的要求。
7、这一环节如果系统 程序运行正常或系统设置未被人更改其出错的可能性 很小。 7.发票申报和金税发票生成。 发票申报是由业务员根据顾客的要求向企业分部会计部门提出申请， 由企业 分部会计部门根据申请做借贷项凭单和发票， 并向总部 申报开具金税发票。总部会计根据分部会计部门申报 的要求， 将访问税务部门的系统， 并自动生成金税发票后交分部会计部门。由于这两个环节都是基于人工环 境下执行的， 所以， 只要职责相互分离， 其出错的可能性 不大。 8.虚拟发票过账。当生成金税发票后， 企业会计部门就可以对虚拟发票进行过账操作。因此， 可能的风险 是未授权人员进入系统将未开具金税发票的虚拟发票 过账或系统出
8、错使得虚拟发票过账发生错误。 9.办理和记录收款。 这一环节涉及货币资金的管理和记录， 以及应收账款记录的更新等活动。可能的风险 是货币资金没有及时存入银行， 未及时入账， 现金被挪 用， 并导致应收账款更新的不及时而影响到客户的赊销 额度， 进而影响到企业的销售活动。10.办理和记录销售退回、 销售折扣与折让。 企业售 出的商品可能由于质量问题或其他原因发生销售退回、 销售折扣与折让等。相应的风险是， 退回的商品未经过 审批， 未及时入库， 也没有相应的记录； 销售折扣与折让未经过授权人员的审批， 没有相应的财务记录而发生舞 弊现象。 11.注销坏账。 这一环节的执行， 必须获得无法收回 的
9、货款的确凿证据， 保证其真实性， 并经过授权人员的审批， 因此， 可能的风险是， 无法收回的货款证据不真实 和批准注销坏账的理由不当； 执行坏账处理的人未经授 权。 12.提取坏账准备。企业坏账准备的计提比例和方法在系统的初始化阶段进行设置， 这一环节是由系统按 照已经设置好的程序自动完成。其存在的主要风险是： 系统的初始设置发生非法更改， 使得系统自动提取的坏 账准备出错。13.清账。 清账是销售与收款循环的最后一环， 是由 总部会计在月末或期末对企业的应收账款进行清理， 其 可能的风险是清账不及时影响顾客的信用额度， 并进而 影响到企业销售， 以及未授权人员进入系统误操作等。 三、 ERP
10、环境下销售与收款循环的内部会计控 制设计对ERP 环境下企业销售与收款循环的风险分析为我们进行该循环的内部会计控制设计提供了参照依据。 从风险分析中我们可以看出， ERP环境下， 有的风险可 以在程序中设计相应的控制措施并在系统的初始化设 置过程中进行相应的设置来达到控制目的， 而有的风险必须由企业制定额外的控制制度来保证实施， 还有的风 险除应当在程序中进行设计外， 还应当在制度上进行规 定。根据各环节自身的特点， 我们可以对销售与收款循 环的内部会计控制设计如下：业务活动控制内容内部会计控制措施接受顾客订单客户订单的授权标准；客 户的信用状况； 合同、 订单 的输入； 生产和库存状况制定严
11、格的系统接触控制制度， 进行登录口令、 用户权限和角色设置； 顾客资料的及 时更新； 制定严格的销售授权标准和惩罚制度， 对接受不符合授权标准的业务员实行 惩处； 在系统中设置相应的程序对每笔订单业务进行检查， 来判断企业能否满足订单 的需求表 1ERP 环境下企业销售与收款业务的内部会计控制设计/ 27CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION企业管理信息化四、 结束语从以上对某企业集团 ERP 环境下企业销售与收款循环的内部会计控制设计过程可以看出， 企业基本的业 务流程并不会因为企业实施ERP系统后消失， 相反， 借 助于ERP系统企业可以优化业务流程并获得更
12、及时、 可 靠、 准确的财务信息。因此， 我们在进行内部会计控制设计时， 可以以企业的业务流程为主线， 通过分析业务 流程各环节的风险， 制定相应的控制措施从而达到有效 控制的目的。然而， 企业内部控制的设计也应当基于成本效益和效率原则， 所以企业的内部控制在设计时应当 统筹规划， 进行全面系统地考虑， 尽可能制定出既提高 企业运行效率， 又符合企业成本与效益原则的内部控制 制度。业务活动控制内容内部会计控制措施采购合同审核与客户签订的采购合同； 审批的程序与检查审核情 况制定严格的合同审批程序和审批权限制度， 对越权行为进行惩处； 合同录入前对合同 审核情况进行检查订单录入订单输入的正确标准
13、；系 统的初始设置制定严格的系统接触控制制度， 设置用户权限和角色； 合同录入前对合同审核情况进 行检查赊销信用批准及库存检查顾客的信用状况；赊销政 策设置与政策更新制定严格的系统接触控制制度， 进行登录口令、 用户权限和角色设置； 顾客资信的及 时更新； 由财务与销售部门合作制定合理的赊销政策， 并根据市场的变化不断完善和 更新； 由经授权人员对赊销政策的变化及时更新仓库供货赊销审批的销售单；出库 单和仓库发货情况；仓库 管理制度和职责分离制度确保网络安全， 对网络的安全性进行检查， 对用户的权限进行严格的限制； 制定严格 的仓库管理制度和职责划分制度， 并将仓库与销售部门职责分离； 由专人
14、对出库单与 销售单进行核对检查开具虚拟销售发票销售发票和系统程序的初 始设置制定严格的系统接触控制制度， 进行登录口令、 用户权限和角色设置； 进行严格的系 统测试和检查虚拟发票过账金税发票和系统程序的初 始设置制定严格的系统接触控制制度， 进行登录口令、 用户权限和角色设置； 进行严格的系 统测试和检查办理和记录收款职责分离制度；货币资金 的管理制度严格系统接触控制制度， 用户权限设置； 制定严格的货币资金管理制度， 对货币资金 的收付与记录的职责分离办理和记录销售退回、折 扣与折让销售退回，折扣与折让的 真实性；退回商品的审批 和入库； 相应的账务记录制定严格的商品退回、 销售折扣与折让制度和程序； 严格的用户权限设置， 严格的系 统接触控制制度； 办理业务人员与记录人员的职责分离注销坏账无法收回货款的确认；注 销坏账制度制定严格的坏账注销制度； 严格的系统接触控制制度和用户权限设置提取坏账准备系统程序的初始设置严格的系统接触控制制度和用户权限设置清账应收账款的更新；岗位职 责分离制度严格的系统接触控制制度和用户权限设置； 制定严格的期末清账制度和岗位责任制度续表
