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1、 北京慧点科技开发有限公司2007 年 12 月中国领先的办公及管理自动化软件与服务提供商中国领先的办公及管理自动化软件与服务提供商DCI.Indi.Office V4.3办公自动化系统办公自动化系统公文流转使用手册公文流转使用手册目目 录录目目 录录1.公文配置公文配置02.流程定义流程定义33.发文管理发文管理114.收文管理收文管理265.请示报告请示报告326.文档一体化文档一体化367.催办提醒催办提醒408.签字库签字库419.密钥管理密钥管理4310.待办事宜待办事宜4411.公文统计公文统计48Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北
2、京慧点科技开发有限公司 - 第第 1 页页 / 共共 54 页页 1. 公文配置公文配置（1）功能描述用来生成和配置部门公文库，并对配置信息进行管理。操作公文之前，系统管理员必须在【公文配置】里先定义部门流程库，发文库，收文库并为其指定公文文书，然后公文文书才能定义本部门的流程，开始公文流转。至于催办提醒，签字库，密钥管理，待办事宜及公文统计模块都是与公文流转业务相关的模块，并不是公文流转的前提条件。在配置中心中将Indioffice 配置下的 Key_multidomain 的关键字的值设为 true，公文配置中便可以对多网络域的分子公司以及分子公司部门设置。（2）操作过程（2-1）新建公文
3、配置表 点击导航条中的“公文配置”进入系统默认的【当前服务器】显示的当前服务器中部门公文配 置页面如图 1-1：图 1-1 点击右上角的“新建”按钮。如下图 1-2：图 1-2 “应用名”：如果有多个应用时，选择不同的应用，就可以为不同的应用创建相应的流程定义库及收发文库。Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 2 页页 / 共共 54 页页 在“数据库类别”里选择某项操作后， “模板库文件名”会自动列出该选择的模板库文件名。“模块分类”指定生成的库放在哪个目录下显示。“数据库中文名”和“数据库文件名”只要选择了“数
4、据库类别”后，用鼠标在这两个域上点击一下，就会自动生成名称，这些名称也可以更改或手动输入。“文件归档到”制定该数据库已归档的文档归档后存储的一体化数据库，同时可以设置归档后保留多少天后删除或是立即删除。“关联库”点击关联库后的“查找”按钮，可以选择要关联的部门，数据库及视图。创建数据库的流程定义信息在【流程定义库配置】目录下保存。创建文档一体化库的方法类似创建收发文库。创建数据库的收，发文库的定义信息则在【按时间】和【按服务器】目录下保存。当创建完一个部门公文数据库后，会自动在当前应用的管理引擎数据库中创建一条模块文档，用于显示在左边的导航条中。配置表属性描述部门名称选择创建公文部门名称；部门
5、管理员（文书）选择该部门公文文书；在公文库中的存取级别：编辑者；角色：manager；领导选择该部门领导；在公文库中的存取级别：编辑者；角色：leader应用名选择该部门所属应用；数据库类别选择当前创建的公文库所属类型；公文库类别：发文管理、收文管理、流程定义、请示报告；模块分类与管理引擎中模块类别对应；即显示公文模块的所属类别；模板库文件名需输入该类型公文库的模板（ntf）路径；如：app1/fwgl.ntf；Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 3 页页 / 共共 54 页页 （2-2）编辑已有公文配置表系统管
6、理员可以对本服务器上已建的公文配置表进行修改，但是对其他服务器上创建的公文配置表信息只能浏览，不能修改。本服务器上的公文配置表一旦创建，可以修改的项目有：部门管理员(文书)、领导、模块分类。修改完毕后，点击提交按钮进行保存，相应的权限和分类会即时发生变化！（2-3）删除已有公文配置表系统管理员在系统管理模块下单击“公文配置”标签，进入【公文配置】页面，选中公文配置列表页面上所要删除的选项前面的复选框，然后单击页面下部的“直接删除”按钮。在列表中有些配置记录前没有复选框，那是因为这条记录是在其他服务器上创建的，管理员只能维护本应用上的配置文档，对其他服务器上的配置文档只有查看权限。（2-4）新建
7、和维护单位组通过创建单位组，可以将不同的部门组织在一起成为一个单位，在公文发放的时候可以选择归为一组的部门统一发放。简化了公文的组发放过程。新建单位组时，在“单位组”视图下点击“新建”按钮进入如图 1-3 所示画面：图 1-3“部门名称列表”的值从“选择”按钮中选择，值可以是一个或是多个。填写完单位组名称和单位组序号后，点“保存”按钮，创建的群组信息就会在“单位组”视图下保存。管理员可以通过“编辑”按钮来修改维护单位组信息。删除单位组信息时，选中记录前的复选框，再单击“永久删除”按钮，就可将该条单位组删除。或者是打开记录，通过记录里的“删除”按钮，也可将记录删除。（注：如果部门的收文库被删除了
8、，该部门也将会从涉及的单位组中自动删除。 ）2. 流程定义流程定义（1）功能描述【流程定义】为所有需要进行审批流转的模块提供定制好的流程，即提供定流程。如果有模块的流转需要用到流程，只要在“流程定制”中定制即可。Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 4 页页 / 共共 54 页页 （2）操作权限部门管理员（文书）：在图形化的流程定制工具中管理所有的定流程。有新建、删除、编辑、查看流程的权限。也可以在浏览器端进行管理。应用管理员（系统管理员）：可以统一管理本应用下的所有部门的流程定义，其对流程的操作权限相当于部门文书
9、对本部门流程的操作权限。本手册仅介绍浏览器端的使用方法。其他用户：只能浏览和检索“审批常用语” ，不能浏览流程。（3） 操作过程（3-1）查看流程部门文书在公文模块下点“流程定制”目录，出现界面如图 2-1 所示：图 2-1部门流程库中会有一预制流程：不定流程。该流程不能删除，除了名称（不定流程）之外，其他的信息可以修改。在这个页面上可以浏览“流程定义”的一些基本信息，如果想查看流程具体定制内容，点击相应的流程就可以看到详细的流程信息了。如下图 2-2 所示： Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 5 页页 / 共
10、共 54 页页 图 2-2（3-2）设置审批常用语点击“审批常用语”进入审批常用语页面，点击“新建”按钮，新建新的审批语，如图 2-3：图 2-3常用语的使用范围分为两种：全部人员和选择人员，当为“全部人员”时，所有用户都能使用这个常用语；当为“选择人员”时，随后会出现“选择”按钮，让您选择要使用这条常用语的人员。 “确定”提交后，新建好的常用语会显示在“审批常用语”页面中。如果“添加常用语”为空或是空格，页面会提示“审批常用语不能为空”以是警示。本程序提供了默认审批常用语。（3-3）条件域定义点击“条件域定义”进入条件域配置页面，点击“新建”新建条件域，如图 2-4：图 2-4“域标题”和“
11、域名”都不能为空或空格。 “域标题”是显示给用户看的，值一般都为中文字段。“域名”的值为英文字段， “域名”的值来自于 Notes 数据库，须到数据库中查找。“类型”是指域名的字符类型，该类型必须与 Notes 数据库中的类型一致。定义好的域应用在流程定义中的条件分支里。（3-4）写入域名称定义该视图的功能为定义写入域的中文名和英文名，使创建流程时将意见写入域中或将用户名写入域中，域的指定可以选择中文名，进入“写入域名称定义” ，点击新建按钮，如图 2-5：Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 6 页页 / 共共
12、54 页页 图 2-5中文域名和英文域名都不能为空。 “中文域名”是显示给用户并提供给用户选择的，英文域名的值来自于 Notes 数据库，需到数据库中查找。类别分为“意见域”和“用户域” ，意见域对应流程中的将意见写入到域中，用户域对应流程中的将当前处理人写入到域中。（3-5）新建流程部门文书进入流程定义的页面后，点击右上角的“新建”按钮，进入的页面如图 2-6：图 2-6进入页面后，填写“审批流程名称” 、 “审批环节数目” ，选择“使用流程数据库”等流程属性内容。在“审批环节数目”里填好数字后，页面下端就会出现相应数量的环节属性标签。在 “运行套打/清稿/盖章/编号的环节”属性中输入对应的
13、环节号，则在实际的公文流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号”操作。环节分为 3 种：开始环节、结束环节、普通环节。开始环节和结束环节：为每个流程必须有的环节，只用来标识流程的开始和结束。开始环节的环节号是：0，结束环节的环节号是：9999。普通环节：此环节定义了比较多的环节属性，如：处理状态、处理人产生方式、提交环节、驳回方式等。页面如图 2-7：Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 7 页页 / 共共 54 页页 图 2-7下面详细对这些环节属性进行解释：禁止委托办理：两个选择，一旦选择“是” ，即
14、使处理人交给其他人代办，也会禁止该流程的代办事项，选择“否” ，则可以正常由代理人处理。处理状态有多种，可以在下拉框中选择，也可点击“新增”按钮自己添加。处理对象的产生方式（即默认处理人） ，有四种：由系统角色计算：选择这个方式后，下方会弹出“处理角色”选项，点击后面的“查找”按钮，便可以选择在用户管理中已经定义好的系统角色。域名：收发文页面上标题在 Notes 数据库相对应的英文名称。 现在指定：点击出现的“处理人”对应的“选择”按钮，选择下个环节的审批人。Indi.Office3 公文流转使用手册公文流转使用手册北京慧点科技开发有限公司北京慧点科技开发有限公司 - 第第 8 页页 / 共共
15、 54 页页 流程发起人：处理人为本流程的发起者。无：不指定处理人，但提供人员“选择”按钮，人员的选择范围在随后出现的“选择范围”中设置，如果选择“指定范围” ，就需要在“处理人”中指定人员选择范围。是否过滤为本部门人员：三个选择，选择“否” ，则对处理人不进行本部门的过滤，还可以选择是按照“起草人过滤”还是按照“上一环节处理人”过滤本部门人员。选择范围：共有四个选项，分别为不可选，全体员工，指定范围，指定角色。如果选择了“指定范围”会在下面显示“处理人显示范围”和“是否过滤为本部门人员” ，通过“查找”按钮选择范围。如果选择了“指定角色”会在下面显示“处理角色”和“是否过滤为本部门人员” ，角色的选择可以在用户管理中的“系统角色”中设定。多对象处理规则有两种：顺序审批或并发审批。顺序流转：是指公文按照指定审批人的先后顺序进行审批，一个环节审批结束，下一环节才可以审批。在同一个环节，如果有多个审批角色则按照审批人的排列顺序进行，直至这一环节的所有人都审批完了，下一环节才开始审批。顺序流转处理规则下，审批人为多人时驳回情况的特殊说明：1、第一环节审批人不能撤回，第二环节的顺序第 2,3.审批人的公文。2、第二环节的第 1 顺序审批人撤回顺序第 2,3.审批人的公文后，第一环节审批人也不能从第二环节第 1 顺序审批人手里撤
