文秘三级历年实务操作真题答案及常见题

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1、文秘三级历年实务操作真题答案及常见题文秘三级历年实务操作真题答案及常见题备 忘 录至：行政经理自：高叶主题：会务筹备情况检查的主要内容日期：年月日内容：一、会务筹备情况检查的主要内容1准备是否充分必须逐项检查。2会议期间能否排除各种干扰。3环境条件与用品准备。4文件材料准备。5会场布置情况的检查。检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。6保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7检查的其他内容二、应注意的问题（或原则）1全面周到，注重细节，逐项落实。2眼见为实，实地检验。

2、（四）1确定预算的核算基数。就是确定采购费用的总额。2进行市场调研。货比三家，比较设备性能、功效、价格、付费方式、供货时间、交货办法、售后服务供应商。3确定采购产品的种类及型号价格 4编写预算方案。要进行科学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术目标、动用的公共资源、支出标准和预算依据。5征求意见，完善方案（四）1采购方式：获得设备使用权的方式主要有购买、租用。（1）购买优点：设备归购入组织；在使用期内折旧少。缺点：维护和修理是附加的费用；设备存在过时问题；最初费用昂贵。（2）租借-租用优点：较低的使用费；费用能被利润补偿；租用协议包括维护和修理；能及时更换和升级。缺点：若租期较长，支出的费用

3、增加；提前终止租赁合同，需付违约金。2采购步骤（1）提出购买申请。（2）递交审批、落实经费。（3）招标、选择供应商。（4）签订供货合同。（5）货物入库。（6）支付货款。（四）一、会议筹备方案的内容包括：1会议的目的与宗旨、会议的内容、形式（会议名称）2会议主题和议题3会议议程和日程4时间和地点5与会代表的组成6确定会议所需的设备和工具7会议文件的范围及印制和复制8会议经费预算9会议住宿和餐饮安排10会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间。二、会议筹备小组的分工TEAM 组 负责人 职责总指挥（或秘书长） 整个活动的总负责、总协调副总指挥（或副秘书长） 协助总指挥，负责常务工

4、作宣传策划组 会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划会务组 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、会议资料的整理、汇编会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报（六）电子邮件收件人：发件人：gaoye 主题：文书审核工作要求1.明确审核范围。属于理性或事务性文书就不必审核2.确定是否需要行文。内容重复的不行文3.审核文书内容。看内容与有关规定是否一致，提出的意见办法是否可行4.检查文字表达。看文字是否通顺简练，标点是否正确5.检查文件体式。文种是否恰当，格

5、式是否规范6.检查文书在处理程序上是否妥备。看发文名义是否合适，涉及其他部门的是否征得同意2006 年 11 月 （三）1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。2、采用在家工作模式的优势有：（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。（5）工作人员也能减少交通费用。3、采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支

6、付诸如医疗费、假期等费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。（五）1、远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责

7、检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2、做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地

8、登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查。2006 年 5 月（五）团队出访的准备工作主要有：1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作（1）拟定出访方案；（2）确定出访人员，进行编组，制成

9、名单；（3）为团队所有成员办理各种出国手续；（4）编制旅程表；（5）召开全体出访人员预备会。主要内容有：A、强调此行的目的、要求；B、介绍并说明准备工作的进展情况；C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；D、提醒携带的人个必备品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；F、领队及所有成员的自我介绍；G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。（6）与邀请单位联系使其有所准备；（7）指定专人负责做好订房和订票工作；（8）做好文件资料及必备衣物的准备；（9）采用恰当方式准备好出访经费。（六）备忘录发给：行政经理 苏 明发

10、自：秘书 高叶日期：2006 年 5 月 20 日主题：正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素内容：1.价格和费用 比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格 降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金 2.质量和交货 保证购买后能满足需求 选择不合格物品的供应商 比较供应商交货的时间 供应商能说到，做到，有诚信，很可靠 3.服务和位置 比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 比较供货商卖货

11、手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等 了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性办公用品的库存监督：1、检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止物品的过度使用，两个月一次。2、定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大最小库存量和再订货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量，也通过监督处理那些过期的和多余的物品。一年两次。3、检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗，准确计算库存量，剔除那些从未使用过的物品，发现和纠正库存记录的不正确

12、填写。一年四次。2005 年 5 月（四）关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议：1、紧急情况的预防措施紧急情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。预防紧急情况的措施有：（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有

13、人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。2、紧急情况的应对措施（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己

14、的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。（2）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。（六）1王玲的做法不正确。 （2 分）2待签文本的准备要求是：（本项内容共 11 分。 ）（1）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本的

15、准备。(1 分)（2）与 HNG 公司协商并指定专人，共同负责合同的校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。 （2 分）（3）按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。 （2 分）（4）合同应用精美的白纸印制而成（王玲却用了黄色信纸） ，按大八开的规格装订成册（王玲却用装订器简单装订） ，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面（王玲却用了白色复印纸） 。 （本点计6 分，其中说出正确做法 3 分，指出王玲错误 3 分）3关于座次安排，可以这样考虑：（本项内容共 7 分。 ）（1）应请 HNG 公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，

16、我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧） 。 （2 分）（2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。 （1 分）（3）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低，依次自左至右（HNG 方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。 （2 分）（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。 （1 分）（5）原则上，双方随员人数应大体上相当。 （1 分）2003 年 11 月（三）1、标题（1）标题有三处错误。A、 “请求”二字多余，应删去。B、 “增设便民早餐店”不准确，应改为“兴建便民早餐店所需资金” 。C、请示报告连用错误，应改为请示。（2）完整的标题应该是“霞光北里社区关于兴建便民早餐店