自动筛选、数据透视说明

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1、- 1 -对 EXCEL 自动筛选和数据透视功能的简要说明EXCEL 软件的自动筛选和数据透视功能，对于快速统计数据，提高工作效率很有帮助， 为协助大家做好工作，我将个人的一些体会写下来，希望能给您的工作带来轻松与快乐。一、数据准备要想充分利用这两项功能，必须对 EXCEL 的原始数据进行系统整理，形成一个比较 规范的纵横表格，以下就是表格的一个实例。各步骤不是一定有先后顺序，仅是为了说明 方便。步骤 1：去除表格中所包含的各种全角、半角空格，因为它们会影响数据的准确性， 方法是在用“替换”功能，选择查找“ ” （半角空格）或“ ” （全角空格） ，替换为“” （无） ，再选择“全部替换” ，

2、即可去除。 对标点符号、数字显示也需要注意， “， 、 。 ；”等是中文标点， “,/.;”是西文标点；“1234”等是半角数字， “”等是全角数字，都需要注意区别。就统计而言，最好 使用西文标点、半角数字。 （在 WORD 视图的正常界面下，一般看不见空格等非打印控制字符，要想显示空格，就必须选择工具栏上的，使之如图所示的反向显示状态） 步骤 2：去除多余的跨行、跨列的单元格（包括纵列、横行标目） ，形成最简单形成的 纵横式表格。 步骤 3：统一数据名称，对于计算机来说， “张 1 ” 、 “张 1” 、 “ 张 1”是不同的字符 串，必须去除空格。此外，形为“1966.10”的数字串，EX

3、CEL 也有多种识别数字的格式， 默认的是常规，即数值型，要能够正确显示上述数字串，就应在“设置单元格格式” “数字”中选择将某列、某行、某个区域的数字设置为“文本”格式。 选择“日期型”也可以，不过之后计算时比较复杂，初学时最好不要使用。- 2 -步骤 4：适当加工数据。为适合统计需要，有时需要对原始数据进行加工，上表的黄 色区域即为加工的部分区域。 例如，为便于计算年龄，可如下图所示，在 F2 单元格中键入公式“INT(2008.12-E2)” ， 意思是“用 2008 年 12 月减去出生年月，并对得数取整数部分” ，就得出了张 1 的年龄是 52 岁。 （此时 F 列单元格格式中数字分

4、类应该是“常规” ，最好设置成“数值” ，且小数保 留 0 位。 ） 这类公式采用相对引用方式，公式可以复制或向下拖动，因此只需手工录入一个，在 复制即可。 同理，对经济师也采用手工加列，并键入“经济” 、 “中级” ，这样便于后面的操作。注：批量录入相同数据的方法注：批量录入相同数据的方法 当录入多个单元格的相同数据时，可以采取批量录入的方法进行，具体操作步骤是： 1、用鼠标与 CTRL 键或 SHIFT 键综合，跳跃式或连续选择一组单元格。 2、录入某一个数值或文字，比如“10”或者“中级” 。 3、按住 CTRL 键不放松，同时按 ENTER 键（回车键） ，就一次性在所选择的单元格 中

5、录入了同一数值，很好用的。4、这个方法不仅在普通表格内可以使用，在经过自动筛选后的表格中，也可以使用， 您可以试验一下。 加工好原始数据后，就可以使用以下统计功能了。二、自动筛选功能的使用步骤 1：选中上述实例表格中任意一有数据的单元格，之后选择“自动筛选”菜单项， 如下图所示。注意观察纵列标目单元格，会显示一个向下的小箭头，这说明自动筛选在这一列有效。 单击某一下箭头，如“性别”旁边的小箭头，会出现一个下拉列表，它显示了在该表格范 围内可以选择的值。 （参见下图）- 3 -步骤 2：当我们选择其中某一项时，比如“男” ，系统就会将所有男性同志筛选出来， 自动隐藏不符合这一条件的记录，显示的记

6、录，其物理位置可以是跳跃的。 （参见下图） 某一条件被用作筛选条件后，其下箭头会显示为浅蓝色，如上图中的“性别”旁边显 示的那样。步骤 3：选择某一条件后，还可以在此基础上再进行筛选，称为“复合条件筛选” ，方 法是：当某一箭头为蓝色时，可选择其它有小箭头的标目，例如选择“职称 1”中的“工 程”系列，则得到所有符合“男性、工程系列”的记录。 （参见下图）步骤 4：取消筛选。有时筛选过多会导致条件太多而漏统，这时就需要先取消筛选， 方法是：自菜单中去除“自动筛选”旁边的小“”即可。- 4 -步骤 5：为使筛选真正在统计中充分发挥作用，需要去除原始表格中所包含的所有公 式，方法是： 首先，去除自

7、动筛选； 其次，选中有公式的区域，本例中为 F 列，单击“复制”按钮； 第三，在原区域单击鼠标右键，退出下方左图所示菜单，选择“选择性粘贴” ；出现下 方右图对话框，选择“数值” ，单击“确定”退出。之后，在重复步骤 13 后，EXCEL 窗口左下方状态栏上会出现下图所示内容，意思 是“55 人中有 7 人是男性、工程系列” 。相关数据变化的前后比较在“自动筛选、数据透视实例.xls”文件中的“原始表”与 “整理表”中，大家可以自行实验。 注意：原始记录必须连续，否则会只统计到第一个断开处。 按照这种方法，只要操作者依据的原始名册无误，则绝对不会出现漏统、错统的现象。 只要先将表格数据整理好，

8、必会事半功倍！三、数据透视表功能的使用对于已将自动筛选熟练使用的同志，为进一步提高效率，可以尝试使用“数据透视表” 功能。 步骤 1：选中上述实例表格中任意一有数据的单元格，之后选择“数据透视表和数据 透视图”菜单项，如下图所示。- 5 -步骤 2：出现以下对话框，依次单击“下一步”进行操作。（上图中选定区域涵义是：选定“原始表”中“A1”至“N56”单元格，作为透视表 的数据来源。可通过“浏览”按钮改变选定区域，初学者不建议使用）- 6 -步骤 3：当“3 步骤之 3”对话框出现时，选择“布局”按钮，弹出以下对话框。 该图实质上是将“原始表”的数据按一定规则进行统计。方法是：将待选择的项目从

9、 右侧用鼠标拖动到左侧空白表中。这里，我选择将“部门”拖入“行” ，将“性别” 、 “年龄2”拖入“列” ，将“学历”拖入“数据”区域。 如果误将某项目拖入某区域，删除方法是：再次用鼠标选中该项目，将其拖离图中反 白区域，松开鼠标，即可删除。 单击“确定”按钮。步骤 4：退回“3 步骤之 3”对话框，选择“完成”按钮，出现如下图所示统计表格。该统计表，按照不同部门，不同性别、不同年龄段的条件，将 全体具有学历的人员（因原始表设置每一个人都有学历，所有就是 全体人员）计数后统计表格，如“03 合作处”共有 7 人，其中男 性 2 人，女性 5 人，各自所在年龄组如图中所示。注：双击其中某一个数值

10、，你会看到意想不到的现象，对于反 向审核很有帮助。- 7 -步骤 5：不需要该透视表时，在该表所标签上单击右键，删除该表即可。 步骤 6：如何想改变统计内容，需要按照以下方法操作： 1）单击表中浮动工具栏“数据透视表”中“数据透视表”“数据透视表向导”项 （如下图所示） ，2）出现“3 步骤之 3”对话框，之后按提示重复操作即可。 步骤 7：如何不希望计数，而是希望求和、求平均值，方法如下： 1）单击表中浮动工具栏“数据透视表”中“数据透视表”“字段设置”项（如上图 所示） 。 2）出现“数据透视表字段”对话框，选择所需要的汇总方式，单击“确定”弹出。 （见下图）3）如数据不能自动更新，单击表中浮动工具栏“数据透视表”中按钮，数据即可更新。- 8 -四、综述以上方法是我在从事实际统计过程中，与五湖四海的同志们共同探讨出来的。这里， 我不敢敝帚自珍，冒昧拿出来与大家共享，希望能够对您的工作带来便利。 也希望您能有更好的办法，请告诉大家，包括本人在内，让大家共同帮助大家，让我 们将统计工作变成充满求索、探寻乐趣的一项事业。 谢谢大家的阅读！本人邮箱： Qq 号：943197912独孤云飞 二八年十二月十五日夜