公文写作知识

《公文写作知识》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文写作知识（51页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、 22 公文写作知识 公文，是公务文书的简称。 本教材所阐述的公文，是国务院发布的行政公文。 本编共计六章，除行政公文知识外，编选了行政机关、企事业单位常常使用的 11 种行政公文，它们是：公告、通告，通知、通报，报告、请示、批复，决定、意见，函、会议纪要。第一章 行政公文知识 本章主要内容是：行政公文概述、行政公文格式、行政公文行文规则、行政公文处理。 第一节 行政公文概述国务院于 2000 年 8 月 24 日发布、2001 年 1 月 1 日施行的国家行政机关公文处理办法（以下简称办法），是以国务院名义发布的关于公文处理问题的第一个法规性文件。 一、行政公文的概念一、行政公文的概念行政机

2、关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、行政公文的特点二、行政公文的特点(一) 鲜明的政策性(二) 法定的权威性(三) 严格的规范性 23 (四) 突出的时效性三、行政公文的三、行政公文的类别类别(一) 按照适用范围，行政公文可分为 13 种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 (二) 按照行文方向，行政公文可分为上行文、下行文、平行文。 (三)按照紧急程度，行政公文可分为特急件、急件、常规件；电报分为特提、特急、加急、平急、普通。 (四)按照秘密等级

3、，行政公文可分为绝密件、机密件、秘密件、普通件、公布件。 第二节 行政公文的格式本教材依据国家质量技术监督局 1999 年 12 月 27 日批准、2000 年 1 月 1 日实施的 GB/T97041999国家行政机关公文格式国家标准（以下简称格式）编写。 一、行政公文用一、行政公文用纸纸、排版与印装要求、排版与印装要求公文用纸采用国际标准 A4 型纸，其幅面尺寸为 210mm297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为 37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为 28mm1mm；版心尺寸为 156mm225mm(不含页码)。正文用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28

4、 个字。公文左侧装订，不掉页。二、行政公文中各要素二、行政公文中各要素标识规则标识规则格式将公文分区标识，划分为眉首、主体、版记三部分。 24 在公文中，置于首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。(一) 眉首公文眉首区包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素。(二) 主体公文主体区包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注等要素。(三) 版记公文版记区包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记

5、中的反线等要素。三、公文的特定格式三、公文的特定格式(一) 信函式格式(二) 命令格式(三) 会议纪要格式 25 第三节 行政公文的行文规则 行文规则是指行文撰制过程中的操作标准。一、是否需要行文一、是否需要行文办法规定：“行文应当确有必要，注重效用。”二、二、谁谁行文，向行文，向谁谁行文行文1政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。2属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中

6、应当注明经政府同意。3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。三、以什么方式行文三、以什么方式行文(一) 单一机关行文规则1上行文行文规则2下行文行文规则3平行文行文规则(二) 联合机关行文规则第四节 行政公文的处理 27 一、公文一、公文处处理的概念、原理的概念、原则则与要求与要求(一) 公文处理的概念 公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。(二) 公文处理的原则新办法提出了公文处理的原则：实事求是、精简、高效。(三) 公文处理的要求公文

7、处理的要求是及时、准确、安全。二、二、发发文文办办理理行政公文的办理包括发文办理和收文办理两项工作。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。三、收文三、收文办办理理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。四、公文四、公文归归档档本教材依据中华人民共和国档案行业标准 DA/T222000归档文件整理规则编写。(一) 归档文件整理的概念归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。(二) 归档文件整理的方法 28 归档文件整理的方法主要有：装订、分类

8、、排列、编号、编目、装盒等。五、公文管理五、公文管理公文管理，指对公文及其办理全过程的控制活动。公文管理是公文处理工作的重要环节，它的有效运行，是提高机关管理效率的重要保证。 29 第二章 公告 通告公告、通告都属公布性公文。第一节 公 告一、知一、知识识点点(一) 公告的概念公告，是向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。(二) 公告的特点1发布内容重大2发布范围广泛3发文机关级别高(三) 公告的类型根据办法对公告的适用规定，公告可以分为重要事项公告与法定事项公告两种。二、公告的二、公告的结结构与写法构与写法公告的结构是：标题 （ 编号） 正文 落款 成文日期(一) 标题1发文机关 事由 文

9、种2发文机关 文种(二) 编号1编号采用流水号，并用圆括号标注，写法是：（第号）。2编号由年份与流水号组成，并用圆括号标注，如：（2003 年 13 号）。3采用行政公文发文字号，其前提条件是，该公告采用正式行政公文下发形式，如：津政发200482 号。4无编号，这往往用于刊登或张贴的部分公告。 30 (三) 正文正文的结构是：发文缘由 公告事项 尾语1发文缘由发文缘由通常说明发布公告的意义、根据或背景。2公告事项3尾语 公告专用语。常用“特此公告”、“现予公告”、“现予公布”、“现予公布施行”等收束，表示结束。 提出希望、要求或其他说明。 秃尾。(四) 落款正文下加盖发文机关印章。关于落款（

10、印章）的写法，见本教材第二章第一节“四、有关格式的使用说明”。(五) 成文日期成文日期通常位于落款下，汉字书写。第二节 通 告一、知一、知识识点点(一) 通告的概念通告，是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。(二) 通告的类型根据办法对通告的适用规定，通告可以分为制约性通告与告知性通告两种。(三) 通告与公告的区别1使用范围不同 31 从使用范围看，公告大于通告。2公布事项不同从公布事项看，公告重于通告。3制发者不同从制发者看，公告高于通告。二、通告的二、通告的结结构与写法构与写法通告的结构是：标题 （编号） 正文 落款 成文日期这里着重阐述通告标题与正文的写法，其编号、落款、成文

11、日期的写法同于公告。(一) 标题1发文机关 事由 文种2发文机关 文种3事由 文种 4文种 (二) 正文通告的正文结构是：发文缘由 通告事项 尾语1发文缘由一般要写明发布通告的意义、根据，有的通告还要阐明背景。2通告事项3尾语 以“特此通告”收束。 公布施行期，如：“本通告自年月日起施行”，“现予以公布”，或“本通告自发布之日起施行”。 提出希望、要求或其他说明。 秃尾。 32 第三章 通知 通报通知与通报，都属知照性公文。第一节 通 知一、知识点(一) 通知的概念通知是上级机关用于批转公文、转发公文、传达事项与任免人员的下行文。(二) 通知的特点1使用范围广2使用频率高3时效性强(三) 通知

12、的类型根据办法对通知的适用规定，通知可分为批转通知、转发通知、传达通知与任免通知四种。过去大多教材着眼于通知的结构与写法，一般将批转、转发与印发通知，合称为批转转发性通知，本教材以“适用范围”为依据进行分类。其中传达通知可分为印发通知、事项通知与会议通知三种。二、通知的结构与写法本教材先阐述一般通知的结构与写法规律，之后，再将不同类型通知的标题与正文写法分别加以说明。 33 (一) 通知的结构与写法综述通知的结构是：标题 主送机关 正文 （附件） 落款 成文日期1标题 发文机关 事由 文种 事由 文种 2主送机关 主送机关单一或不超过三个时，应直接书写或依次排序。 主送机关较多时，应采用抽象概

13、括的写文，并用顿号与逗号区别主送机关的类别。3正文除了批转通知、转发通知（其正文结构见下述）以外，通知正文的基本结构是：发文缘由 通知事项 尾语 发文缘由发文缘由可以由发布通知的意义、根据组成，有些内容重要的通知，为了便于受文机关了解通知精神，还增有背景。 通知事项 尾语 具体阐述执行要求或希望。 采用结束语：“请遵照（贯彻、照此、研究、参照）执行”、“特此通知，望认真执行”、“本通知自下发之日起实行”等。 其他说明。 秃尾。4附件不是所有的通知都具有附件。一部分通知（如大型会议通知、某些事项通知等）常有附件。根据格式规定，附件原文应置于公文正文后，在附件页左上角第 1 行顶格标识“附件”两字

14、，在序号、附件名称后，下附“附件”原文。 5落款 34 通知正文下加盖发文机关印章。6成文日期成文日期通常位于落款下，汉字书写。(二) 不同类型通知的写作不同类型通知的区别主要表现在正文的写法上，现将各类型通知的正文写法加以阐述。1批转通知 标题批转通知常常采用四元素标题，其结构是：批转机关 原发文机关 事由 文种 正文批转通知的正文结构是：批语 转发语 （ 意义 执行要求）2转发通知 标题转发通知常采用四元素标题：转发机关 原发文机关 事由 文种 正文转发通知的正文结构是：转述批语 转发语 （ 意义 执行要求）3传达通知 印发通知 标题印发通知大多采用三元素标题：发文机关 事由 文种 正文印

15、发通知的正文结构是：发文缘由（意义、根据、背景） 印发语（ 执行要求） 事项通知事项通知正文的结构同于其他通知：发文缘由 通知事项 尾语 发文缘由发文缘由常写发文意义、根据、背景等，以使受文者晓谕制发本通知的必要。 35 通知事项通知事项为具体指示性意见时，应注意体现通知内容的政策性、权威性、原则性；书写周知性事项时应注意具体明确、层次清楚，以便下级机关办理。 尾语尾语可提出希望、执行要求，或结束语，或其他说明，也可采用秃尾形式。 会议通知会议通知结构是：发文缘由 通知事项 尾语 附件 发文缘由发文缘由常写召开会议的意义、根据与背景，以使受文者决定是否与会。 通知事项从内容上说，会议通知可分为“单一”与“复杂”两种。内容单一的，只需交代清楚会议议题、目的、时间、地点、与会人员等即可；而内容复杂的通知，则需要告知会议名称、议题、目的、时间、地点、与会人员、会议议程、要求、需准备的资料、发言提纲以及会议安排、接待手续等；有的还须注明会议食宿、交通费用归何方承担，有无专车迎候等。 尾语尾语可写希望、执行要求，或其他说明，或结束语“特此通知”等；也可采用秃尾形式。 附件附件可备交通路线图、回执、相关文件等。 4任免通知 标题任免通知的标题内容应概括正文大意。如任命某人，标题即为：“关于任职的