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1、6化资产采购系统项目计划书一、 项目名称: 优化资产采购系统二、 项目目的: 资产采购从金额上来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理；从客户满意度上来讲，采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平，提高客户满意度。 三、 项目目标（交付物）：1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4. 标准化的资产采购流程5. 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、 项目范围（了降低公司运营成本，提升资产采购业务
2、的运作水平，自 2001 年 9 月 17 日2002 年 5 月 31 日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工时 1816 工时，资金投入共计 283000 元(与节电项目一起，详细数据见第八条资源需求)，项目预期使资产采购周期平均缩短 26%、采购折扣率在现有基础上再提升 3%的比例，采购合格率提升 2 个百分点。具体项目指标如下：采购种类 项目指标 实施前 实施后外部采购 采购周期 平均 （平均） （最长）通用类 7 天 9 天通用类（家具） 2 天 44 天通用类(签合同) 16 天 10 天 12 天 通用类(签合同) （家具） 51 天 45 天 47
3、天通用类（采购组） 20 天 15 天 18 天通用类（采购组） （家具） 55 天 50 天 53 天通用类（招投标） 35 天 28 天 32 天通用类（招投标） （家具） 70 天 63 天 67 天专用类(审批建帐周期) 内部采购采购周期办公用机 9 天 5 天 7 天C 类内部领用（有现货） 11 天 5 天 9 天C 类内部领用（订单生产） 35 天 39 天C 类内部领用（订单生产）他27 天 20 天 29 天外部采购 通用类资产（详见附件四） 折扣率现状 折扣率目标家电类 10. 8% 13%照/摄相器材类 29%计算机外设类 11%办公设备类 32% 35%专用类资产（详见
4、附件五） 折扣率现状 折扣率目标网络设备 17% 18%软件 54% 60%外设 18% 20%电力设备 14% 20%生产设备 18% 20%仪器仪表 17% 20%通讯视频 8% 15%五、 项目组成员及其职责姓 名职责倡导者（发起人） 李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命 项目的时间、成本、工作范 围；3、指导、培训项目 目管理者北京厂制造技术发展处代莲江建兵1、 对项目的最终结果负责；2、 负责对项目组成员所需 6识和工具进行培训和指导；3、 牵头制定项目计划并推动项目按计划实施；4、 负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。熊久红赵萱协调资源，将 6推进与处内其他业务及项目
5、融合起来；将项目组成员表现列入绩效考核。刘靖赵卉负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责 价格折扣指标的建立及数据收集；供应商考评体系的确立、渠道梳理； 组织 与供应商的谈判和签约；可打包采购资产的梳理及数据提供；拟定招投标文件并组织招标；客户需求分析；找标杆；对价格折扣率、采 购合格率指标负责 。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。杜青负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集；客 户需求分析；优化通用类资产采购流程；建立采购流程中各岗位的作业标准；对采购周期指标负责。核心成员赵雪峰 负责收货环节的控制及数据收集，一次到 货合格率及返修率数据的提供。李秀芳负责收集汇
6、总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据，优化建帐环节及信息化系统。刘凤姣 负责报销环节的优化及数据收集。其他项目组成员杨振营 赵英刚潭丽华 陈霆蒋克平 李秀云冯凤英 张聪杰陈晓真 郭欣按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直接主管完成 项目职责。六、 项目推进计划附件二）项目甘特图（见附件六）标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 负责人:杜青、刘靖、赵卉里程碑 交付物 完成日期 责任人最终成果100%1 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2 经项目组审核过的采购周期子项目报告3 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4 标准
7、化的资产采购流程5 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）6. 渠道现状分析报告2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵杜青刘靖杜青/赵卉刘靖赵卉/刘靖中期目标75%达到平均周期再次缩短:通用类 2 天、专用类 1 天、内部领用 ）标包括价格折扣、采购合格率，此时价格折扣应已达到项目预期即提升了 3 个百分点）3/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青刘靖/赵卉刘靖/赵卉赵卉/刘靖中期目标50%入实施20
8、02/01/012002/01/012002/01/012001/12/012001/12/012001/12/01赵卉/刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖杜青杜青杜青中期目标25%标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等） 对流程进行了优化，并向上报批）2001/10/302001/10/302001/10/30杜青杜青杜青/达目标周期平均缩短:通用类 3 天、专用类 1 天、内部领用 ）购合格率指标的收集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等）应商管理规范过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划）10. 客户需求报告2001/10/302001/09/302001/09/30200
9、1/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青赵卉/刘靖刘靖赵卉刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖七、 项目标志第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的 5 项交付物即标志着项目的成功。八、 项目资源需求及收益预测资源需求：项目从 2001 年 9 月 17 日开始至 2002 年 5 月 31 日结束，预计投入工时 1816 工时、资金投入：与节电项目一起共需资金：共计 283000 元外部培训（咨询公司）20 万元；内部培训（二次培训及采购技能培训）：3 万元；差旅费（2 人 6 次）：48000 元活动费（项目中期及终期，顺利完成项目计划和目标时
10、使用）：5000 元收益预测：直接收益：价格折扣的提高节约了采购成本 *3%=60 万从 2001 年 5 月份以后每年可节约*3%=660 万间接收益：采购周期平均缩短了 26%，审批环节的签字人次减少，可大大节约 采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。对部门持续改善的贡献：1. 形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系2. 摸索了 6目管理的方法，积累一定的经验，可供其他业务处参考；3. 培养了一些具有 6念、善用 6具解决问题的团队，为后续推动 6应用起到促进作用；九、 项目的柔性：时间（最小） 资源 （中） 范围（最大）十
11、、 项目风险管理计划资产采购项目风险表表 1风险号 严重度 发生的频度 可探测程度 总体威胁1 流程审批时间长H H H 始数据不准确H H M 核心成员流失H M L H 员渎职M M H 风险号 预防行动 应急行动 起动信号 起动人员1 领导层在流程讨论的关键阶段介入沟通，启动临时性操作办法流程签批在计划时间内无结果刘靖/杜青2 加强数据采集过程的监控抽查力度核对原始数据 抽查时发现 5%数据不符 刘靖/赵卉/杜青3 加强沟通、明确项目意义及对自身影响，准备后备人员后备人员接手 核心成员流失 熊久红 获得上层领导支持 上层协调 项目组协调失败 江建兵5 培训和教育，建立监督检查机制，准备后
12、备人员沟通，后备人员接手未按计划完成阶段目标 江建兵十一、 团队公约1、通形式：会议、加人员：核心成员萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、成时间：2001 年 9 月 17 果：经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。2、计划完成时间内对进展进行交流，遇困难或新问题时随时沟通；各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表，提交江建兵；江建兵汇总阶段成果，提交倡导者。3、对项目计划和目标的调整：调整流程：如因特殊原因需对计划或目标进行调整，核心成员以数据为基础提出理由和建议，经项目组讨论，评估影响，达成一致后交项目管理者和倡导者批准，只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。4、要存档的文件：
13、凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件，如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件；项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。件存档的方式：电子、纸质5、议： 核心成员每周五上午 9：3010：30 召开一次例会，进行项目进展回顾，并商讨解决存在的问题；必要时组织临时会议； 向倡导者汇报：两周一次，遇重要问题的决策时，组织临时会议； 会议的通知、会议室及仪器等的预订和准备、会议纪要等由核心成员轮流负责； 因故不能参会者，需征得项目 同意； 会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。话/邮件：随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。6、重：根据参与程度的不同，占个人绩效考核的一定比例（该比例应不低于个人季度工作计划中 6目工作所占的比重） ；据：个人计划是否按时按标准完成；是否对项目各项资料和成果进行认真整理归档；会议、活动是否按时参加，是否积极发表意见；遇问题时是否及时交流；是否学会使用 6具及 件。式：以参与评价的方式体现在季度绩效考核表中。7、团队成员承诺：用 6sigma
