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1、商务信函组成商务信函组成letterhead（信头）（信头）reference(参考编号参考编号) date(日期日期) inside name and address (封内行名和地址封内行名和地址 ) attention (经办人经办人)salutation(称呼称呼) subject（事由（事由/标题）标题） body (正文正文) * complimentary (结尾敬词结尾敬词)signature (签名签名) cc to XX (抄送抄送) enclosure (附件附件) p.s. (附言附言)必有：必有：1.The Letterhead 信头信头 （外贸（外贸(公司公司)商号
2、的信笺，一般都印有信头，包括写信人的公司名称、地址、电话号码、商号的信笺，一般都印有信头，包括写信人的公司名称、地址、电话号码、 传真号及传真号及 E-mail 等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信 头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。地址的排列应由小到大。头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。地址的排列应由小到大。 ） 2. The Date 日期日期 2002 年年 1 月月 3 日日 中中 2003 年年 2 月月 1 日日 美美 2003 年年 1 月月 2 日日 英英 以日开头，
3、无逗号：以日开头，无逗号：15 January 2008 以月开头以月开头 有逗号：有逗号：December 1, 2007 不可以缩写：不可以缩写：2011, not 11 September, not Sept. 日期可用基数词序数词：日期可用基数词序数词： 3rd November 2010 3 November 2010(British English) day/month/year November 3rd, 2003 November 3, 2003 (American English) month/day/year3. The Inside address 封内地址封内地址日期下
4、空两行日期下空两行 写封内地址。封内地址信息与信封正面的信息应一致。写封内地址。封内地址信息与信封正面的信息应一致。 例如：例如：Mr. Douglas CowlesGeneral ManagerCowles Engineering Co Ltd12 Bracken HillManchesterM68 8AS 注意：注意： a. Courtesy（礼貌）（礼貌） titles are used in business correspondence（信函）（信函）, such as Mr., Mrs. and Miss. b. If you do not know whether a lady
5、is married or not, use Ms. All these are followed by family names. c. If you do not know whether the recipient is a man or a woman, use Dear Madam or Sir. They are not followed by family names. d. If you know the appropriate departmental head, youd better address the letter to him or her, by his off
6、icial title not by his or her name. Thus a letter concerning purchasing should be addressed to: The Sales Manager, the recipients（收信人）（收信人） address. e. When the recipient holds a special title, such as Doctor, Professor, address him/her by this title: Prof. Smith. Dr. James White4.The salutation 称呼称
7、呼 Dear Sir (or Dear Madam for both single and married women) is used for addressing one person, and Dear Sirs or Gentlemen (or Mesdames) for addressing two or more, as where a letter is addressed to a firm.If the receiver is known to the writer personally, a warmer greeting “Dear Mr. Sb.” is then pr
8、eferred.Salutation is usually typed two spaces below the inside address（封内地址）（封内地址） or the attention line（注意项下）（注意项下）, and followed by a comma for “Dear Sir”, “Dear Sirs”, and a colon（冒号）（冒号） for “ Gentlemen”. ( never write “Gentleman”) Dear Sir 和和 Dear Sirs 后后 面用逗号面用逗号(，) Gentlemen 后面用冒号后面用冒号(:)其位置
9、是在封内地址下面的两行，并于封内地址平头。其位置是在封内地址下面的两行，并于封内地址平头。 目前外贸书信中一般通用的称呼语有：目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Dear Madam or Sir, Dear Sir or Madam ,Gentlemen （中文译为（中文译为“敬启者敬启者”“执事执事 先生先生”） ，Dear Mr. xxx 。5.The body of the letter 正文正文 6.Complimentary close 结束语结束语 相当于中文结尾的相当于中文结尾的“谨
10、上谨上”、 “谨呈谨呈”，一般位于信的正文之下略偏右下方。，一般位于信的正文之下略偏右下方。 7.Signature 签名签名 Never sign a letter with a rubber stamp（橡皮图章）（橡皮图章）.不可以盖章不可以盖章. Yours truly,for The Overseas Co. Ltd.公司名称公司名称(signature)手写手写James Smith 印刷印刷Manager 职位职位 如信件是负责人口授，由秘书或速记员打印的，可以在签名前用如信件是负责人口授，由秘书或速记员打印的，可以在签名前用pp or per pro, or for来表明是授权
11、来写此信的。来表明是授权来写此信的。可有可无：可有可无：8. The References 参考编号参考编号 为便于存档分类而编的号。为便于存档分类而编的号。 包含文件号、部门代码、签发人的姓名大写字母。几种形式：包含文件号、部门代码、签发人的姓名大写字母。几种形式： 在信头印上在信头印上Your ref: JBD/WMOur ref: WDW/LP 9.The Special Markings 特殊标记特殊标记 机密信件机密信件 CONFIDENTIAL10.The Subject Line 标题、事由标题、事由 事由就是信的主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边线开始事由就是信的
12、主题。它位于称呼和信文之间。齐头式信中打印从左边线开始,其它格式其它格式 的信中的信中,打印在信文的中上部打印在信文的中上部, 它能引起收信人对信文主题的注意它能引起收信人对信文主题的注意.Salutation Close Occasion Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Yours faithfully Faithfully yours Standard and formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly yours Used by Americans
13、 Dear Mr. Malone Yours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Less formal and between persons known to each other 如需要注明对方经办人，希望收信商号迅速交给经办人办理，可以在收信人名称地址下如需要注明对方经办人，希望收信商号迅速交给经办人办理，可以在收信人名称地址下 面加面加 Attention (Attention of)字句。字句。 （也可加粗体，加下划线，或者删除（也可加粗体，加下划线，或者删除 Re：or subj
14、ect 等字眼）等字眼）e.g. : Richard Thomas 第二行先写县市、第二行先写县市、 城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信 件，第三行写出寄信人所在国家的名称。件，第三行写出寄信人所在国家的名称。号号 No. (Number)楼楼 F (Floor)室室 Rm. (Room)弄弄 Aly (Alley)巷巷 Ln. (Lane)路路 Rd. (Road)街街 St. (Street)段段 Sec. (Section)区区 Dist. (District)县县
15、County市市 City大道大道 Ave. (Avenue)省省 Province国家名国家名邮寄方式邮寄方式Confidential 机密信机密信 Registered 挂号信挂号信 Private 私人信私人信 Express 快递邮件快递邮件 Ordinary Mail 平信平信 Immediate (Urgent) 急件急件 Printed Matter 印刷品印刷品 By air/Par Avion 航空航空 Sample Post 样品邮件样品邮件 Parcel Post 包裹邮件包裹邮件 转交转交C/O 由由转交转交 Eg： Mr. Charles Wood C/O Mr. J. W. Smith由由 Mr. J. W. Smith 捎交给捎交给 Mr. Charles Wood注意事项注意事项1. 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。2. 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 3. 意思表达明确，要注意：避免用词错误；注意词语所放的位置；注意句子的结构。意思表达明确，要注意：避免用词错误；
