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1、皇明太阳能集团案例 6 万元的分销系统皇明太阳能集团有限公司（以下简称皇明）是一家集研发、制造和市场开拓于一体的大型民营股份制企业，成立于 1995 年，总占地 5000 余亩，员工 4 千人，全国总从业人员5 万多人。10 年来皇明始终积极进行太阳能科普，启蒙太阳能市场，发起太阳能科普万里行，行程总计 8000 多万公里。鼓励更多人使用太阳能，有力推动整个太阳能行业的发展。为何成立分销系统？皇明目前在全国设立了近 40 个办事处（如图 1） ，大部分办事处均设有库房，销售业务通过经销商进行，零星货物从办事处库房发出，大宗货物从总部直接发给经销商。作为强势品牌，皇明从加盟资格审查、店面布置、进
2、货要求、样机摆放、终端讲解、活动促销到售后服务，对经销商都有明确的要求。皇明从 1999 年购买了用友的财务系统，经过多次升级，至 2004 年在公司总部已经正常使用了用友 u8 的财务总账、应收应付、购销存和物料需求计划模块，并发用户数已经达到 90 个。办事处使用的是用友 u8 单机版软件，每个月将库存数据发回总部进行统计和汇总。这些信息不是实时的，而且多套系统基础数据的维护非常麻烦。用友 u8 产品是 C/S 结构的软件，也无法直接满足管理异地机构的需求。分销系统实施前，经销商每天把订单报给办事处，办事处再发传真到总部，总部再将订单信息录入用友软件。随着业务的发展，这种信息处理模式与皇明
3、强势的营销能力不匹配，每天的订单信息、库存信息、发货信息、发票信息、账款信息的滞后管理已经严重制约了企业的发展，皇明急需一套分销系统来管理这些业务，2004 年底分销系统正式立项。规划和选型的难点立项后，皇明成立了分销项目小组，项目小组开始并没有进行选型工作，而是先从系统需求分析和规划入手。项目小组首先在企业内部进行了大量的调研工作，请相关部门对现存的问题和希望未来需要解决的问题都发表意见，这些人因为所处的位置不同、经历不同，同一个部门的员工对同样的问题理解和表述都有差异，有的需求是互相矛盾的、有的需求是计算机很难实现的、有的需求是需要别人配合的。通过这样的交流，暴露出现有流程存在的问题，调研
4、让项目组基本了解分销目前的业务流程，并将存在和需要解决的问题进行了汇总收集。其次，项目组对业务部门提出的各种需求也进行了分析和过滤，无法实现的需求和不合理的需求放弃，要求合理但暂时客观条件不具备，或者企业自身还没有清晰的思路的需求，都列入远期要求，不做为选型重点。这期间，信息灵通的软件公司纷纷和皇明联系，表示希望参与项目选型，提供技术资料。用友分销系统及国外一些大厂商的解决方案是各有特色，通过和知名厂商的接触，开拓了项目小组思路，对系统规划是很好的补充和完善。于是总结出 40 多项要在分销系统实现的主要功能。比如订单录入环节，所有的分销软件都有这个功能，能满足皇明的需求吗？表 1 就是皇明需要
5、的订单内容，例如同样的产品因为销售类型不同，价格也不同，必须要分 2 行录入，很多软件不支持。细节决定成败，如果你不深究这个问题，所有的软件公司肯定都认为订单系统没有问题，到实施时才会发现，原来连订单都无法录入。还有一个问题是价格管理，这是销售管理的难点。对于皇明来讲，同样的产品，当销售类型不同时会有不同的折扣，这样的价格政策，软件公司几乎都不能完全满足，而且皇明经常会有价格政策的变化，经销商提货折扣表的维护非常困难。我们对价格管理没有做很高的要求，只要有默认的零售价格和折扣就可以，录入系统时，折扣可以修改。这样做是符合皇明公司目前实际的。把业务需求变成软件功能需求后，第三步要做的就是了解软件
6、公司对应的具体软件功能。用友软件在皇明毕竟已经使用了多年，更换软件风险是很大的，如果分销用其它系统和用友的集成也是难题，在同等条件下首选的合作伙伴应当是用友。此时项目组就软件功能需求和用友进行了交互，看皇明的这些需求在软件里是如何实现的，最终发现除了系统结构外，用友 u8 对于皇明近期的需求都能满足。只要解决异地数据传输问题，那选型结论就很清楚。citrix 软件可以很好地解决异地数据传输问题，在总部部署好 citrix 服务器后，各分支机构在客户端安装一个 citrix 的小插件，不用安装用友软件，办事处通过 citrix 来访问用友软件。通过这样的方式，C/S 结构的用友 u8 软件也可以
7、完成对分支机构的管理。选型的过程非常简单，花了 3 天时间了解用友的功能，在 2005 年 4 月初选定了用友u8citrix 的方案。当时用友和 citrix 还没有合作，这种方案做分销业务当时在全国用友没有案例，但这种方式实施周期最短、风险最小、投资最少，对皇明而言是最优的方案，用友软件是现成的，我们仅购买了 citrix 软件就搭建了皇明分销系统。共 3页。 1 2 3 8 :实施的困境整个 4 月份建立起软硬件测试环境，经过一个月的数据测试，系统的速度和功能都能达到规划中的要求，5 月正式开始培训和实施。制定了实施计划后，第一步就是整理物料编码、经销商档案、扣率、地区等基础数据。手工管
8、理随意性很大，这些数据往往很不规范，以前没有专人维护，如果没有准确的经销商档案、扣率、地区这些数据，销售统计肯定无法自动生成。同时也制定了这些数据的维护规定，由第一手接触这些信息的业务部门去各自维护这些数据，而不是像以前由财务部门维护。对数据维护的职能和权限进行了重新的安排。培训是分销系统实施最大的难题，因为无法集中培训，IT 部门制作了两种培训文档，一个是通过屏幕录像软件用声音和图像培训，录制了每个模块的操作过程和解说词；另一个是 word 文档，主要是文字和图片形式，说明了软件操作方法和主要业务流程。IT 部门专门安排了两个人负责回答和解决办事处的问题，每天都有维护日志，同时也借助视频会议
9、系统，定期和办事处进行沟通，解答共性问题，也起到了一定的效果。皇明办事处的员工都很年轻，对新事物也愿意去尝试，分销系统也是可以解决他们问题的。同时公司也出台了一些管理制度，规定办事处必须使用分销系统来进行订单报货和发货等业务。在这样的局面下，系统的培训是比较顺利的。整个实施过程中对项目最大的威胁来自于网络，一度让项目处于近乎崩溃的境地。按实施计划，各办事处是分四批上线的，前期上线的办事处都反映系统速度很快，比以前的单机软件好多了，但 7 月份所有办事处都上线之后，各种问题接踵而至。最棘手的是，有一半的办事处反应速度非常慢，打开一个界面要等 10 分钟以上，有的办事处白天根本无法做业务，只能等晚
10、上使用的人少了，再录入订单和打印发货单，经常要忙到夜里。加内存条、更换机器都没有彻底解决问题。citrix 号称 486 的机器都可以使用，citrix 的机理是仅仅把服务器运算的界面传到客户端，速度很快，主要的负荷是在 citrix 服务器。但是查看 citrix 服务器负荷也不是很大，不是 citrix 软件的问题。但是办事处本身上网速度很好，就是用友软件速度慢，分析应该是网络问题。之后通过调查上网方式发现，反映速度慢的大多是南方地区使用电信上网的办事处，这可能是网通和电信的互联匹配问题，通过上网搜索相关信息，也证实了我们的判断，花了三个月的时间终于找到了答案。于是我们在租用网通 10M
11、带宽线路的基础上，又租用了电信的线路，各办事处可以自由选择总部的线路，问题终于解决。优化了 20 多个流程信息化实施和业务流程优化就像一对双胞胎，密不可分。上分销系统的目的不仅是提高效率，更重要的是流程优化，消除管理漏洞，提高客户满意度。在分销系统实施过程中，我们优化了 20 多个流程。为了保证实施效果，有的流程（如基础数据的维护流程）在系统实施前就进行了调整。有的流程是需要信息系统提供支撑，等系统上线稳定运行后，再进行优化。现象和问题一：经销商提货时，有时存在外协配件或宣传品的缺货现象，这时库管员往往手工记录对经销商的缺货信息，有的货可能拖的时间比较长，或者人员变更后，就很容易出现差错，而且
12、账实不符。后来规定不允许欠货，等发货时再去修改订单数量，价格也要重新计算，非常麻烦，而且修改订单也会带来新的管理问题。优化方法：实施后对流程进行调整，订单不允许变更，如果发生欠货、结算方式不变，用软件提供的代管账记录欠货信息，不修改订单也不牵涉结算问题，问题解决了。现象和问题二：经销商在总部和办事处都有提货业务，手工管理造成有二个财务账户，会出现经销商到总部提货，发现总货款够，但总部账户货款不够的情况，这时还要在二个财务账户进行调账。每天的到款单由财务从银行取回，从总部提货的由财务处理，其中在办事处提货的由资金结算科取回单据录入系统，经销商提货地点的区分有时会出差错。优化方法：手工应收账全部取
13、消，经销商的 2 个账户合并为 1 个。所有到款信息由财务部门统一录入，查应收账款以用友软件数据为准。有了分销系统，总部和办事处都可以直接查询到经销商的货款信息，知道是否可以给经销商发货，大大提高了效率，也提高了客户服务水平。共 3 页。 9 1 2 3 :不能停止的系统当分销系统正常运行，主要的流程优化后，项目实施小组根据用友软件的流程，编写了皇明集团分销管理制度和各岗位职责 ，把流程作为制度固化下来，把软件真正融入到了企业的日常管理中。分销系统实施后，订单信息、库存信息、经销商账款信息、发货信息都做到了共享，大大提高了效率。同时在系统实施过程中还发现了一些以前不知道的问题和隐患，流程的优化也提高了集团对异地机构的管控能力，分析系统为皇明打造了一套针对异地机构的管理模式。系统现在已成为管理必备的工具，系统只要停止 3 分钟，总部立即会有几十个电话来询问，办事处会立即通过 MSN 询问情况。没有分销系统，皇明将停止接受订单、停止发货、销售业务将中断。为了防止系统的宕机，我们做了预防工作，用友数据库服务器准备了 2 台，citrix 的服务器有 3 台，保持系统的稳定和不间断是 IT 部门首先考虑的问题。 阅读关于 案例 太阳能 分销 citrix 用友 ERP 的全部文章共3 页。 9 7 1 2 3
