文控中心管理办法

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1、文控中心管理办法文控中心管理办法第一章 总 则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司 各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。二、资料范围公司建档范围确定为：公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、会计凭证、 政府机关核准文件、不动产所有权及其他债券凭证、工程设计图及各种技术管理方面的文 件材料、仪器设备方面的文件材料；教育培训、信息、情报方面的文件材料；预算决算书 类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案；各类会议文件、重要纪 录、工作计划、工作规划、工作总结、经营情况、人事

2、文件资料、决定、委托书、协议、 合同、项目方案及其他各种方案、通知、厂商资料等具有参考价值的文件资料。三、约束范围公司内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、 资料的义务。第二章 管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司文控中心负责主体文件资料的管理，并对 其他部门的文件资料工作进行督促和指导。公司设立文控中心，配备文控中心管理员管理 公司主体文件资料工作，由直属上级直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部 门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。文控中心即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资

3、 料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。五、文控中心的主要职责：1、 负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和 检查。 2、 制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 3、 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工 作。 4、 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 5、 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 6、 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 7、 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件

4、资料的信息源作用。 8、 组织公司各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导他们的工作。 9、 确保文件资料的安全。第三章 文件材料的管理工作六、文件资料材料的调阅点收原则：1、 建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、 保存 10 年、5 年、1 年等） ；注明文件的版本号。 2、 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3、 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 4、 文件如经抽存者，应有管理部门的签字。 5、 任何人需调阅档案时，填写“调阅申请单”需由总经理审批后向档案管理员调阅。 6、 调卷人员对于所调文件，不得于正式

5、文件上加以标记,书写任何文字、图形或符号以确保全公司统一性。不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，由档案管理员负责处 理。 7、 凡加盖文件控制章之文件资料，各单位不得擅自影印,如发现缺页、破损、字迹模糊,可 向文管中心申请补发，若相关方需求相关单位可以传真的形式传达，若需在上面写接 受人可以使用铅笔，传真完毕后檫除归档。8、 9、 调卷人员调阅档案，应于约定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应另行填 写“调阅单”由总经理审批，不得私自传阅。 10、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 11、有价证券或其他贵重物品，应检查有关说明、保修卡、配套附件是否完整，发票 保留

6、复印件，原件由财务部做账。七、文件资料的归档、立卷与管理：1、 区分全宗，确定立档单位。 2、 分类：依据文件资料来源，时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类 出按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。 2.1 大类分为：制度规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。 2.2 部门按拼音缩写：技术：JS;海外销售：HW；区域销售：QY;财务：CW;生产：SH;运营： YY;人事行政：RS。 2.3 保密用 Y 表示，非密级则用 N 表示。 2.4 密级：绝密：AS；机密：CS; 秘密：PS；无：OP。 编码原则：编码共为十二个数， （文件资料大类） （部门前两位拼音缩

7、写） （是否保密） （保 密程度） （年份） （流水号） 。如人事行政部 2010 年某份制度编码为：SRSNOP100001。 3、 归档前将资料分类，放置在代办卷宗内。 4、 案卷排列： 文件排列除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，立卷按永久、长期、 短期分别组卷。4.1 永久保存： （1）公司章程； （2）股东名薄； （3）组织规程及办事细则； （4）董事会及股东会纪录； （5）财务报表； （6）政府机关核准文件； （7）不动产所有权状及其他债券凭证； （8）工程设计图及各种技术管理方面的文件材料； （9）其他经核定须永久保存的文书。 4.2 10 年保存： （1）预算、决算书类；

8、（2）会计凭证； （3）事业计划资料； （4）其他经核定须保存 10 年的文书 4.3 5 年保存： （1）期满或解除之合约； （2）其他经核定保存 5 年的文件。 4.4 1 年年保存：结案后无长期保存必要者。另离职人员档案：纸质档案 1 年以上，电子 版 3 年以上，有纠纷及开出人员 10 年以上。 5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1cm 至 2cm 之间，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨 认的，应附操件；以每一案卷端正书写标题。 6、对所有部门文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片） ，按一定次 序排列和存放。 6.1 文件如系新增加文件，应就“档案分类编号表” ，查明该

9、文件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。 6.2 文件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一 文件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。 6.3 档号应自左而右编列，右方装订的文件，应将档号填写于文件首页的左上角；左方装订 者则填写于右上角。 7、档卷清理 7.1 管档人员应维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届 满保存期限者，得予销毁；销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于 目录表之附注栏内著名销毁日期。 7.2 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存价值者，档案人员应将其保留，并注明保 留文件的主要内容及部分文件销毁日期。八、文件资料的保管：1 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料； 3 做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等 工作，门窗应结实牢固。附件：本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效