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1、1/9100100 年度上半年會計業務座談會會議紀錄年度上半年會計業務座談會會議紀錄時 間：100 年 5 月 18 日地 點：本院學術活動中心二樓第一會議室主 席：林主任世杰列席人員：本院計算中心、學術事務組、公共事務組、人事室等業務相關人員出席人員：本院各所處/室/中心兼辦會計人員記 錄：王惠斐壹、處長致詞壹、處長致詞( (略略) )貳、主席報告貳、主席報告( (略略) )參、會計室二科報告參、會計室二科報告一、茲因本院部分單位對於採購案件之授權與監辦分工等相關公文程序存有疑義，爰將院方會計與各所會計監辦分工及各類採購案件之公文簽核程序整理如下：採購案件分類採購案件分類 （依採購金額大小區
2、分）（依採購金額大小區分）監辦人員監辦人員核准授權與監核准授權與監 辦公文形式辦公文形式備註說明備註說明採購階段所方會計所內簽核承辦採購人員得 不通知會計人員 監辦。通知者， 得不派員。小額採購驗收階段所方會計所內簽核承辦採購人員得 不通知會計人員 監辦。通知者， 得不派員。採購階段所方會計所內簽核逾公告金 額十分之 一，未達 公告金額驗收階段所方會計所內簽核分批或部分驗收 由所內簽核及所 方會計監驗100200 萬元案件採購階段院方會計所內簽核， 開會通知單通 知院方會計監 辦2/9採購案件分類採購案件分類 （依採購金額大小區分）（依採購金額大小區分）監辦人員監辦人員核准授權與監核准授權與監
3、 辦公文形式辦公文形式備註說明備註說明一次性驗收院方會計所內簽核， 開會通知單通 知院方會計監 辦部分驗收金額 100 萬元以下 （例如：80 萬元）院方會計所內簽核， 開會通知單通 知院方會計監 辦院方會計得依不 派員監辦規定， 奉准後不派員。驗收階段部份驗收金額 100-200 萬元 （例如：140 萬 元）院方會計所內簽核， 開會通知單通 知院方會計監 辦採購階段院方會計報院方核准， 公文由院方總 務組簽會會計 室監辦一次性驗收院方會計報院方核准， 公文由院方總 務組簽會會計 室監辦部分驗收金額 100 萬元以下 （例如：60 萬元）院方會計報院方核准， 公文由院方總 務組簽會會計 室監
4、辦院方會計得依不 派員監辦規定， 奉准後不派員。部分驗收金額 100-200 萬元 （例如：150 萬 元）院方會計報院方核准， 公文由院方總 務組簽會會計 室監辦200 萬元 以上案件驗收階段部分驗收金額 200 萬以上（例 如：380 萬元）院方會計報院方核准， 公文由院方總 務組簽會會計 室監辦3/9二、年度預算執行調控作業二、年度預算執行調控作業( (一一) )、具體措施、具體措施項目措施說明 一、妥適編造歲出 分配預算，作 為預算執行之 控管基礎。1、各工作計畫經常門經常門分配預 算（不含人事費不含人事費）數，上上 半年比例不得低於半年比例不得低於 4545。2、各工作計畫資本門資本
5、門分配預 算（不含營建工程不含營建工程）數， 前三季比例不得低於前三季比例不得低於 8080。本院年度歲出分配預算，執行期程 均偏重於下半年，尤其第四季分配 比例幾達四成，明顯偏高，致使許 多採購案件拖延至年度即將結束才 執行，不僅易讓外界產生本院有消 化預算之觀感，亦為鉅額年度預算 保留之主要成因。二、定期編製預算 執行概況表， 檢討收回未使 用之分配預算。1、編製全院各工作計畫預算 管控報表，三大領域管控三大領域管控 至所處（分支計畫）至所處（分支計畫） ，主題，主題 計畫管控至研究計畫（計畫管控至研究計畫（PIPI 計畫）計畫） ，學審計畫控管至分 支計畫，重要科目（如國 外旅費）可管制
6、到三級， 提供預算控管人員參考。2、於第 2 季結束後，檢視各 計畫前 6 個月之執行概況， 除有特殊理由，未使用之 分配預算，由院方收回統 籌調撥運用。3、於第 3 季結束後，辦理各 單位年度預算預估賸餘調 查，由院方統籌調用，以 支援經費不足之單位。1、院方或各所處各所處管控之主題計畫 經費，可於會計系統中分配至各 PI 計畫，並可依 PI 計畫為單位， 隨時掌握該等計畫經費之使用情 形。2、為使各單位確實依計畫實施進度 辦理預算分配，並依分配預算數 執行，避免採購案件延宕，造成 年底鉅額保留或經費賸餘。3、為使本院預算能適時提供跨所處 橫向調配，以提升資源之使用效 益。4/9三、精確掌控
7、全院 出國經費執行 概況。1、每年 7 月起按月敦促出國 經費未使用數偏高之單位， 填報賸餘數交由院方統籌 使用。2、系統自動化以電子郵件警 示出國人員核銷出國旅費 及提交出國報告之期限。1、為加強國外旅費運用效率， 避免所處新增計畫有出國經費需 求時，未能先就所內預算作有效 使用，即先尋求院方予以協助， 造成本院國外旅費預算平時 看似不足，年度決算卻有大量賸 餘情形。旅費項目包括國外旅費、 國外教育訓練費、大陸地區旅費、 大陸地區教育訓練費。2、防止出國人員逾期核銷出國旅費 及提交出國報告。 四、強化院統籌經 費之執行控管。所處申請院方統籌經費須提 出需求概算明細表（如附表） ， 奉准後，依
8、核准額度及計畫 代碼，將各科目預算分配數 鍵入系統，以管控執行進度， 按季簽報。避免所處申請院方統籌經費奉准後， 有未依申請項目支用，或甚未動支， 進而影響院方統籌經費使用效益之 情形。五、年度預算執行 狀況作為來年 概算籌編審查 之參據。1、於年度結束計算各單位預 算執行率時，由各單位主主 動提供之賸餘經費視為已動提供之賸餘經費視為已 執行預算執行預算，可提高該單位 執行率，且該單位爾後有 經費需求時，院方將列為 優先考量。2、對於決算賸餘金額較大， 或執行率偏低之單位加以 檢討，除有特殊理由，將 適度調降以後年度預算規 模。為鼓勵各單位將賸餘經費繳回院方 統籌運用，提升全院預算執行效率。5
9、/9( (二二) )、所（處）配合事項、所（處）配合事項項目說明 一、於會計資訊系統增加PI 計畫代 碼欄位，研究計畫下尚有子計畫 者，分配預算時，須輸入該代碼， 俾利掌握各基層計畫使用情形。1、現行會計資訊系統僅有工作計畫 、 分支 計畫代碼，例如前瞻計畫為 23-17， 該計畫項下所有子計畫執行預算支用經費時， 都使用同一代碼，以致無法掌握個別子計畫 之執行狀況。2、 PI 計畫代碼長度訂為 7 碼，可供分支計 畫下再分配給子計畫（第 3 層） 、孫計畫 （第 4 層）使用；例如：2317-100-02-01 代 表前瞻計畫100 年度核准之第 2 個子計 畫的第 1 個孫計畫。 二、研究
10、計畫下尚有子計畫或孫計畫 者，登打經費申請單時，須輸入 PI 計畫代碼 。配合預算分配到最基層 PI 計畫，執行狀況亦須 分類到該層級計畫。三、所處申請院方統籌經費奉准計畫， 比照新增PI 研究計畫模式， 依核准額度及計畫代碼，將各科目 預算分配數鍵入系統，執行預算亦 須登入PI 計畫代碼 。將所處申請院方統籌經費奉准計畫，比照一般 PI 研究計畫控管，加強院方統籌經費使用 效益。四、線上輸入上半年未執行之契約 數及繼續執行數 。為於 7 月產製分配數餘額調用表 ，請各所處人 員於線上輸入上半年分配數餘額中，未執行之契約數及繼續執行數 ，並提出相關說明，除有特殊 理由，未使用之分配預算，由院方
11、收回統籌調 撥運用。 五、線上輸入預估流用數及執行數 。為於 10 月產製賸餘數餘額調用表 ，請各所處人 員於線上輸入預估流用數及執行數 ，相關賸餘經費由院方統籌調用，以支援經費不足之單位。6/9法定預 算通過分配預算經常門上半年分配45%資本門前三季分配80%院統籌款分配預算按概算表分配產製預算管控報表預算管控報表預算決策人員參考輸入未執行法律及契約數 產製分配數餘額調用表分配數餘額調用表分配數餘額偏高輸入流用及執行數 產製剩餘數調用表自動繳回剩餘數剩餘數調用表產製年度預算管控報表達成要求執行率年度結束是是否是否是年度預算管控報表否否1-2月2月全年度每月或每季7月10月年度結束執行預算檢討
12、以後年度預算額度否強制收回分配數餘額 統籌運用收回賸餘統籌運用 視為已執行數是7/9( (三三) )、系統上線期程、系統上線期程本作業預計 100（本）年 7 月 1 日正式實施，會計資訊系統亦配合修正於該日正式上線作業，系統上線期程如下：日期上線步驟作業人員5 月 20 日前建立各研究計畫代碼，並通知主題項下 PI 計畫人員及院方統籌款計畫人員學術事務組、會計室5 月 25 日前完成修改經費申請單建檔程式，增加檢 核研究計畫代碼欄位之功能。計算中心6 月 1 日以後1、須輸入研究計畫代碼 ，始可登打經費 申請單。2、開始統計 100 年度 1 月至 5 月各級科目 執行數。PI 計畫人員及院
13、方統籌款計 畫人員6 月 15 日前完成預算分配 、 100 年 1 月至 5 月執行 數建檔程式。計算中心6 月 16 日至 6 月 24 日進行資訊系統教育訓練。PI 計畫人員及院方統籌款計 畫人員、會計室6 月 20 日前輸入 100 年度 1 月至 5 月各級科目執行數及 100 年度預算分配數。PI 計畫人員及院方統籌款計 畫人員6 月 25 日前完成所有程式計算中心6 月 20 日至 6 月 30 日上線測試計算中心、學術事務組、會 計室、 PI 計畫人員及院方統 籌款計畫人員7 月 20 日前輸入上半年未執行之契約數及繼續執行數 所處人員、PI 計畫人員及院 方統籌款計畫人員7
14、月 30 日產製分配數餘額調用表會計室10 月 10 前輸入預估流用數及執行數所處人員、PI 計畫人員及院 方統籌款計畫人員10 月 15 日產製賸餘數調用表會計室8/9附表 院方統籌經費申請概算明細表 計畫名稱： 申請日期： 申請單位(所、處)： 申請經費所屬年度： OA 系統 PI 代碼：(俟計畫核准，由會計室配予編碼)申請人： 兼辦會計： 主管：用途別經費科目金額 (單位：千元)說明 (請分項詳列)國外旅費國外教育 訓練費大陸旅費大陸教育 訓練費其他業務 費業務費小計小計設備及投資小計小計獎補助費小計小計合計合計9/9肆、專業課程肆、專業課程專題演講-政府預算與會計工作伍、散會伍、散會 1212 時時 3030 分分
