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1、上海诺地乐通用设备制造有限公司文件上海诺地乐通用设备制造有限公司文件诺管理（制度）字诺管理（制度）字【2009】【2009】第第 3333 号号 机密程度（一般）机密程度（一般）流水号：流水号：2009-2009- 062062公司文件管理制度公司文件管理制度 V0.1V0.1 适用于：适用于：公司各部门公司各部门2009-06-2009-06- 公布公布 2009-06-2009-06- 实施实施 上海诺地乐通用设备制造有限公司人事行政部上海诺地乐通用设备制造有限公司人事行政部 发布发布第 2 页 共 9 页1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际
2、工作情况，特制定本制度。2.范围本制度适用上海诺地乐通用设备制造有限公司。3.职责3.1 人事行政部3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。3.1.2 负责公司文件的下发及管理。3.1.3 负责本制度的宣导与实施。3.2 其它各部门3.2.1 负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程3.2.2 负责按本制度规定执行4.定义公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。5参考资料无6程序 6.1 公司文件的种类及范围 6.1.1 公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。6.2.1 各类公
3、司文件使用范围：6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。6.2.1.2 通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。6.2.1.3 通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。6.2.1.4 制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。6.2 公司文件的处理第 3 页 共 9 页6.2.1 公司文件处理的管理口径公司文件管理归口于人事行政部，
4、人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。6.2.2 公司文件处理的定义及原则6.2.2.1 公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。6.2.2.2 公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。6.2.2.3 公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就
5、是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。6.2.3 公司公文的分类及操作6.2.3.1 公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；6.2.3.2 公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；6.2.3.3 公司文件按发
6、文部门，可分为：管理总部文件、营销中心文件、生产中心文件6.2.3.4 公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。6.2.4 公司文件的机密等级划分的规定与操作根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密” 、 “秘密”及“一般” 。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。6.2.4.2 公司使用文件的机密等级的具体划分：A.A.公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般” 。B.B.对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。C.C.公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总裁办根据文件内容共第 4 页 共 9 页同确认。D.D.文件的秘密等级不是按
7、所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：a.a.公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。b.b.技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密” 。c.c.管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密” 。6.2.4.1 对文件的处理权限的规定：秘密等级水印标记发送方式发关范围复制签收收回绝密要文本邮寄总监级以上不允许需要需要秘密要文本邮寄经理级以上不允
8、许需要需要一般不要邮件试工作要求视工作要求不需要不需要对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。6.2.5 公司紧急文件的规定与操作紧急程度发放方式接收时间发放时限当天 17：00 分（含）前当日下发 水印文本 当天 17：00 分（不含）后次日下发特急邮件当天 17：30 分（含）前当日下发当天 16：00 分（含）前当日下发
9、水印文本 当天 16：00 分（不含）后次日下发紧急邮件当天 17：00 分（含）前当日下发当天 15：00 分（含）前当日下发 一般水印文本 当天 15：00 分（不含）后次日下发第 5 页 共 9 页邮件当天 16：00 分（不含）前当日下发6.2.6 公司文件的编号规则6.2.6.1 文件编号模版如下：公司的文件文种代号为诺 XX（XX）字【XXXX】第 XX 号-流水号：XXXX -XXX 6.2.6.2 发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理” ；若营销中心各部门拟订“营销” ；若生产中心拟订“生产” 。6.2.6.3 内容分类：按照文件内容的归
10、属种类，即通知、公告、制度等。6.2.6.4 文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“01” ；若管理总部第二次发文“02” ；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。6.2.6.5 文件年份及流水号：即按当年发文的第 X 次发文编号，不分发文部门，依次编号。6.2.7 联合发文联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如“技术支持部”发文，但文件相关内容涉及到“产品企划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总裁办后方可发文，否则不得
11、发文。6.2.8 文件下发6.2.8.1 公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写发文申请审核发文申请审核表表附件一附件一并逐级审批同意后，方可发文。审批权限 秘密等级 绝秘秘密通报、通知、公告-一般制度部门初审 联合部门审议（只针对需联合下发的文件） 上级主管复审/决审 总经理决审发文部门内容分类发文年份文件编号文件年份及流水号第 6 页 共 9 页6.2.8.2 公司规章制度等类文件的下发，涉及到员工切身利益的，如：公司考勤管理制度 、 奖惩管理制度 、 员工手册等。需总经理批准同意后，还需经过公司职工代表大会讨论通过后，方可成文下发。6.2.8.3 新文件的下发如涉及到原有文
12、件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。6.2.8.4 涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过人事行政部培训组审核通过后方可下发文件。6.2.8.4 文件下发具体流程参见公司文件下发流程公司文件下发流程附件二附件二。6.2.9 文件的签收公司所有以水印文本下发的文件，必须办理签收手续。由人事行政部提供文件下发文件下发签收表签收表附件三，附件三，交相关收文人员签收。6.2.10 文件的宣贯6.2.10.1 公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴（各办事处需在办事处公告栏张贴）
13、 。6.2.10.2 对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部培训组，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。具体培训方式以人事行政部培训组要求为准。6.2.10.3 对于公司除制度以外的通知、公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。6.2.10.4 人事行政部培训组，应按照公司文件的受文范围要求在培训系统上开设端口，针对受文范围员工组织培训。具体方式以培训组要求为准。6.2.10.5 文件张贴的时间限制公告：需公司内部张贴 1 周；通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。通报：通常需公司内部张贴两周，具体视当次下发文件的要
14、求。制度：以邮件形式下发的，公司内部全体员工宣贯的，通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求；以水印文本方式下发的文件，不得在公司内部张贴，但受文人需在部门内部按文件下发要求的范围内组织宣贯。6.3 文件的保管与存档6.3.1 文件的保管分为：有效期内文件的保管与过期文件的保管。第 7 页 共 9 页6.3.2 对于有效期内的文件，须按“发文部门机密程度-文件编号”进行有序存档管理。如管理总部发文，文件编号为：诺管理【制度】字【2009】第 01 号文件，机密程度为：秘密，应分放在管理总部机密类文件中，按编号有序排列。6.3.3 公司文件在下发后两周内需进行存档管理6.3.3.1 文件
15、管理员需建立公司在用文件的电子目录公司在用文件目录表公司在用文件目录表附件四附件四，每月 15 日及月底（遇节假日顺延）将公司在用文件的电子目录在公司内网上进行更新。6.3.3.2 各部门需设立部门所须使用文件的档案柜，按照公司在用文件的电子目录进行存档管理。办事处文件由办事处助理负责存档；职能部门由部门经理负责指定专人负责存档。6.3.3.3 公司文件的存档方式，视公司发文方式的变化而更改，具体方式将由人事行政部另行通知。6.3.4 对于已过时效期限的文件6.3.4.1 公司所有以水印文本形式下发的文件，在文件时效过期后，必须退还至人事行政部。6.3.4.2 对于时效过期的文件应按照发文年份
16、-机密程度分类存放一年后销毁。如特殊文件需长期存放保管，需提交说明至人事行政部文件管理员，由文件管理员负责存放到档案室。6.4 文件的借阅6.4.1 公司所有已存档文件，只能予以查看，不得带出、复制或拷背。6.4.2 公司文件的借阅，可以整个文件借阅，或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在公司文件调阅单公司文件调阅单附件五附件五中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。6.4.3 公司文件的借阅，原则上均需当天返回。6.4.4 公司所有文件借阅，均需办理借阅手续6.4.4.1 对于部门内部文件的查阅，需经过部门经理的同意后，至部门文件管理员处进行查看。6.4.4.2 对于公司跨部门文
